Данная документация обеспечивает информацию, относящуюся, с точки зрения руководства, к долговечности продукции.
7.3 Определение качества документов
Руководители должны выбирать стандарты, распространяющиеся на уровень качества, соответственно различным типам документов и различным типам проектов и должны определять, как это качество будет достигнуто и поддержано.
Понятия качества, применимые к содержанию, структуре и представлению документации:
1) качество содержания можно измерять в элементах точности, полноты и ясности;
2) качество структуры можно измерять легкостью, с которой читатель имеет возможность определить местоположение информации;
3) качество представления должно соответствовать типу проекта. Например, руководство пользователя может иметь форму набора машинописных страниц, скрепленных вместе, или может быть типографской книгой с обширными иллюстрациями, созданной специалистом по графике.
7.4 Определение форматов документов
Стандартизованные форматы документов важны для контроля качества документов, для читаемости документов и для облегчения их сопровождения.
Информация может быть представлена в различных форматах. Проектные спецификации, например, могут быть записаны на установленных бланках. Обучение пользователя можно осуществить посредством учебных программ в классах или учебных конспектов и консультаций.
Форматы документов могут различаться от проекта к проекту. Они зависят от таких факторов, как объем проекта, аудитория, для которой предназначены документы, количество установленных стадий и бюджет документирования.
В проектируемых форматах должны быть учтены соображения о том, будут ли документы переводить для международного распространения.
Стандарты и руководства данной организации, распространяющиеся на форматы документов, должны быть установлены таким образом, чтобы допускать гибкость для руководителей в выборе форматов, подходящих для их проектов.
7.5 Определение системы обозначения документов
Стандартные обозначения документов необходимы для эффективного контроля документации. Обозначающая информация может включать в себя:
заглавие документа;
ссылочный номер документа;
номер версии документа;
дату выпуска и пересмотра;
реквизиты автора;
реквизиты утвердившего лица;
обозначение защищенности (авторских прав);
обозначение организации.
Если документы выпускают в виде разрозненных листов, каждая страница должна иметь индивидуальное обозначение (например, со ссылочным номером документа, номером страницы и номером издания).
8 Установление процедур документирования
Должны быть установлены процедуры для применяемых в организациях стратегий документирования.
Процедуры определяют последовательность документирования:
планирование;
подготовка;
конфигурационное управление;
проверка;
утверждение;
производство;
хранение;
дублирование;
распространение и модернизация;
продажа.
Процедуры также должны определять контрольные пункты и методы обеспечения качества.
9 Распределение ресурсов для документирования
Основными ресурсами, требуемыми для документирования, являются следующие:
персонал (см. 9.1);
средства (см. 9.2);
финансирование (см. 9.3).
9.1 Персонал
Для процесса разработки программного обеспечения необходимы люди со знанием:
программирования - для разработки программного обеспечения;
сути предмета - для представления информации о применениях программного обеспечения;
документирования - для разработки документации продукции.
Важно, чтобы штат был полностью обучен методам документирования и чтобы каждая группа полностью понимала и выполняла свою роль в документировании:
проектировщики программного обеспечения и программисты создают документацию разработки, которая описывает продукцию или ее задачи; они также обеспечивают документацию сопровождения программной продукции;