------------------------------------
<*> Отнесение к числу источников комплектования группового выборочного приема организаций и предприятий негосударственных форм собственности должно осуществляться с особой осторожностью после тщательного анализа в органах государственной регистрации, налоговых, статорганах сведений как о каждом из них, так и обо всей их совокупности.
2.8.3.1. Отбор документов - источников комплектования группового выборочного приема предполагает учет следующих моментов. Количество организаций или предприятий нового типа в зоне комплектования архива должно быть достаточно велико, чтобы составить генеральную совокупность. Чем выше степень однородности информации и ее повторяемость в организациях или предприятиях данного вида, тем меньше может быть выборочная совокупность, т.е. число организаций или предприятий, которые будут отнесены к числу источников комплектования. При выборе конкретных организаций или предприятий - источников комплектования учитываются: признаки, характеризующие их особую роль среди других организаций или предприятий (см. п. 1.2.1); полнота документирования деятельности (см. п. 2.5); согласие владельца-собственника (для организаций и предприятий негосударственных форм собственности) на передачу документов в государственный архив. Полученная таким образом выборочная совокупность может быть дополнена путем случайного отбора организаций или предприятий из числа оставшейся генеральной совокупности. В целях преемственности в работе возможно сохранение в числе источников комплектования тех организаций или предприятий, которые ранее уже ими являлись, но в настоящее время не соответствуют названным экспертами признакам.
2.8.3.2. Объем выборочной совокупности организаций или предприятий нового типа определяется в каждом случае конкретно (ориентировочно от 2 до 20%) с учетом: количества организаций или предприятий определенного вида на конкретной территории; степени их однородности; равноценности их документов; возможен учет представительности в зависимости от форм собственности.
2.8.3.3. При отнесении организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования группового выборочного приема предусматривается, что от всех организаций или предприятий, не попавших в выборочную совокупность, на государственное хранение поступят ценные документы, отложившиеся в силу действия законов управления в фондах других организаций (как правило, органов власти и управления).
2.8.3.4. Возможно применение сочетания группового и повидового выборочного приема, т.е. отбор отдельных ценных документов (например, протоколов кооперативов) организаций или предприятий, не вошедших в выборочную совокупность.
2.8.4. Ценные документы (прежде всего, учредительные, отчетные) организаций и предприятий нового типа, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, отложившиеся в фондах других организаций (прежде всего, органов власти и управления) - источников комплектования, должны быть приняты в их составе на хранение.
2.9. Организация работы и сроки передачи документов организаций и предприятий нового типа на государственное хранение осуществляется в соответствии с формой собственности, а также конкретными условиями региона <*>.
------------------------------------
<*> В связи с тем, что процесс создания организаций и предприятий нового типа находится в стадии становления, их организация и деятельность нестабильна, а правовая база (в том числе и архивное законодательство) применительно к ним еще полностью не создана, приведенные в следующих пунктах данных Методрекомендаций положения носят предварительный, рекомендательный характер.
2.9.1. Взаимоотношения государственных архивов с организациями и предприятиями нового типа государственной и муниципальной форм собственности строятся на основе норм архивного законодательства и осуществляются в соответствии с действующими правилами работы государственных и ведомственных архивов. Взаимодействие государственных архивов с организациями и предприятиями других форм собственности должно базироваться на договорной основе <*>. В договоре (соглашении) фиксируются обязательства сторон (порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и др.).
------------------------------------
<*> Примерный договор между учреждением Государственной архивной службы РФ и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. Письмо Роскомархива от 16.12.91 N 4/1003 (см. Приложение N 1 к данным Методрекомендациям).
2.9.2. Срок передачи на государственное хранение документов организаций и предприятий нового типа государственной формы собственности определен действующими правилами. Прием документов от организаций и предприятий других форм собственности осуществляется в сроки, определенные условиями договора. К факторам, влияющим на уменьшение срока хранения документов в организациях и предприятиях нового типа до их передачи на государственное хранение, относятся: прекращение деятельности; нестабильность деятельности; отсутствие условий для хранения документов; желание самой организации или предприятия. На увеличение срока хранения документов в организации или предприятии нового типа могут влиять субъективные факторы: нежелание организации или предприятия - собственника документов передавать их на государственное хранение; отсутствие денежных средств на передачу документов у организации или предприятия нового типа.
2.10. Комплектование государственных архивов документами организаций и предприятий нового типа осуществляется в соответствии со списками источников комплектования архива. Списки источников комплектования составляются, утверждаются, уточняются в установленном порядке <*>.
------------------------------------
<*> См. примечание к п. 2.9.
2.10.1. Организации и предприятия нового типа, документы которых поступают на государственное хранение, вносятся в соответствующие разделы (отрасли) <*> действующих списков источников комплектования архивов. Для организаций и предприятий негосударственных форм собственности в графе "примечание" (или особой графе) <**> указывается форма собственности и делается отметка о наличии особых условий приема их документов (сами условия раскрываются в договоре).
------------------------------------
<*> Для общественных объединений разделами могут быть названия организаций всероссийского уровня или группы однородных организаций.
<**> Возможно ведение специального раздела общего списка или отдельного списка организаций и предприятий негосударственных форм собственности. Построение отдельного списка возможно по отраслевому или территориальному признаку. В первом случае организации и предприятия нового типа располагаются в пределах отраслевых разделов (отрасль понимается широко, например промышленность, сельское хозяйство, наука и т.д.). Во втором случае организации и предприятия располагаются в соответствии с их местонахождением в пределах территориальных разделов (например, область, район). Внутри разделов организации и предприятия располагаются по алфавиту наименований видов (организационно-правовых форм), затем - конкретных наименований. Может предусматриваться ведение в этих списках специальной графы (или использование графы "примечание"), где делается отметка о наличии особых условий приема документов от конкретной организации, предприятия.
2.10.2. Сведения об организациях и предприятиях нового типа - возможных источниках комплектования систематически собираются сотрудниками государственного архива и заносятся в особый список (список возможных источников комплектования) <*>. Организации и предприятия располагаются в этом списке в алфавитном порядке наименований их вида, а внутри - по алфавиту конкретных названий. В список вносятся краткие сведения: вид деятельности, масштаб деятельности, форма собственности, изменения названия, функций и др., состояние работы архива с данной организацией или предприятием. Список возможных источников комплектования служит для определения перспективных источников комплектования архива документами организаций и предприятий нового типа (прежде всего, негосударственных форм собственности).
------------------------------------
<*> Ведение данных списков (как и действующих списков источников комплектования) может осуществляться в листовой, карточной формах или с применением ЭВТ.
2.10.3. При ликвидации организации или предприятия нового типа в список возможных источников комплектования может быть внесен их правопреемник. Для организаций или предприятий, являвшихся источниками комплектования группового выборочного приема, - объект того же вида из числа ранее не вошедших в выборочную совокупность.
Заключение
Отбор документов, образующихся в деятельности организаций и предприятий нового типа, на государственное хранение - одно из наиболее актуальных направлений работы государственных архивов всех уровней в современный период. Сложность работы обусловлена: отсутствием полной правовой базы; незаконченным процессом организации и деятельности различных видов (организационно-правовых форм) организаций и предприятий; только начавшимся процессом становления документирования их деятельности; особенностями работы (контактов) с данными организациями и предприятиями в связи с "коммерческой тайной" и негосударственными формами собственности.
Методрекомендации уточняют и дополняют положения "Методических рекомендаций по определению источников комплектования государственных архивов" (М., 1987) и "Примерных списков видов учреждений, организаций, предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов" (М., 1987).
Основные положения данных Методрекомендаций применимы к организациям и предприятиям различных отраслей народного хозяйства и социально-культурного строительства независимо от форм собственности, но они носят общий характер и могут быть скорректированы: с изменением и дополнением нормативных положений в сфере управления, права, экономики, социально-культурной сфере в РФ в целом; с учетом специфики в этой области определенных регионов России; с учетом специфики работы каждого государственного архива. Положения Методрекомендаций могут быть конкретизированы в рекомендациях, инструкциях о работе с документами организаций и предприятий определенного вида (организационно-правовой формы).
Методрекомендации предназначены для работников ГАС, служб ДОУ, ведомственных архивов организаций и предприятий любой формы собственности.
Приложение 1 Примерный договор между учреждением Государственной архивной службы РСФСР и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства
Приложение 1
ПРИМЕРНЫЙ ДОГОВОР
между учреждением Государственной
архивной службы РСФСР и организацией, предприятием
о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного
дела и делопроизводства (разработан Роскомархивом -
см. письмо Роскомархива от 16.12.91 N 4/1003)
г. ___________________ "__" ____________ 19__ г.
Государственный архив ____________________________________________
(название республики в составе РСФСР,
__________________________________________ (именуемый в дальнейшем
края, области, города, района)
госархив) в лице ________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
с одной стороны, и _______________________________________________
(наименование организации, предприятия)
___________________________ (именуемая в дальнейшем "организация")
в лице ________________________________________, с другой стороны,
(должность, фамилия, имя, отчество)