СТО МИ пользователя «Договоры»

Описание

Система автоматизирует процессы:

• Работы с оригинальными и стандартными договорами в СЭД Lotus Notes,
• Синхронизации договоров, статусов договоров между СЭД Lotus Notes и 1С: Бухгалтерия,
• Работы с договорами на сайте «Закупки»,
• Ведения списка команды инвестиционного проекта и механизма смены ответственных менеджеров и контролеров ответственных менеджеров в договоре.

Глоссарий

СЭД Lotus Notes – система электронного документооборота.

Управление ДОУ – служба, осуществляющая распечатку и обработку договорной документации.

Договор – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

СТД – стандартный типовой договор.

ИС – информационная система.

Виды договоров

На рисунке 1 представлены виды договоров.

677 × 426 пикс.     Открыть в новом окне	Виды договоров

Статусы договоров

На рисунке 2 представлена схема классификации статусов договоров (СТД-договоров и оригинальных договоров).

532 × 474 пикс.     Открыть в новом окне	Классификация статусов договоров

Классификатор статусов договоров:

• Обсуждается – устанавливается при создании договора в СЭД Lotus Notes,
• Не заключен – устанавливается автоматически, если договор в течение 2 месяцев находился в статусе «Обсуждается» и не переведен в действующие. Пользователи ИС (ДОУ) имеют возможность перевести договор из статуса «Не заключен» в статус «Обсуждается».
• Действует – устанавливается пользователем ИС (ДОУ),
• Исполнен – устанавливается пользователем ИС (Контролер ответственного менеджера/Управляющий инвестиционным проектом),
• Приостановлен – устанавливается автоматически, если договор в течение 5 рабочих дней от окончания срока действия договора не переведен в статус «Исполнен», а также в случае исключения ответственного менеджера из команды проекта (см. раздел «Команда инвестиционного проекта»),
• Расторгнут – устанавливается пользователем ИС (ДОУ).

Работа с договорами в СЭД Lotus Notes

Расположение базы данных договоров

Базы договоров располагаются на главной странице СЭД Lotus Notes: Локальная сеть → Договоры (рисунок 3).

389 × 516 пикс.     Открыть в новом окне	Расположение базы данных договоров в СЭД Lotus.

На рисунке 4 представлен пример отображения базы договоров.

1250 × 507 пикс.     Открыть в новом окне	База договоров

Для того чтобы обеспечить удобный поиск документов, в меню просмотра секции «Договоры» предлагается несколько критериев для просмотра документов в правой части экрана (рисунок 5).

746 × 638 пикс.     Открыть в новом окне	Фильтрация.

Фильтры:

• Действующие:
  • По дате рег. и рег. №,
  • По сделке,
  • По регистратору,
  • По автору,
  • По типу,
  • По СТД,
  • По папкам,
  • По участникам,
  • По исполнению,
  • По ответственному менеджеру,
• Обсуждаются,
• Незаключенные,
• Исполненные,
• Неисполненные,
• Приостановленные,
• Расторгнутые,
• Все:
  • По участникам,
  • По платежам,
  • На контроле,
  • По исполнителям,
  • На согласовании,
  • Журнал регистрации,
  • По подразделению,
  • По дате согласования.

Вид просмотра документов «по платежам» изначально показывает все платежи по договорам в основной валюте. Чтобы посмотреть платежи во второй (вспомогательной) валюте, нужно в открытом виде просмотра «по платежам» в колонке «Сумма» нажать на стрелочку слева от названия .

Создание карточки договора

По кнопке открывается форма выбора типа документа (рисунок 6).

623 × 267 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор типа документа.

Для создания оригинального договора необходимо выбрать пункт «Договор» и нажать на кнопку «ОК». По кнопке «Отмена» форма выбора типа документа закрывается, добавление договора не происходит.

Форма нового договора представлена на рисунке 7.

1277 × 541 пикс.     Открыть в новом окне	Форма нового договора.

Для создания договора на основе СТД в базе договоров СТД (рисунки 8, 9)

279 × 278 пикс.     Открыть в новом окне	Договоры СТД.

1248 × 575 пикс.     Открыть в новом окне	Создание договора на основе СТД

Необходимо нажать на кнопку . Открывается форма нового договора на основе СТД. Вид формы договора представлен на рисунке 10.

1246 × 780 пикс.     Открыть в новом окне	Карточка нового договора на основе СТД

Регламент работы с СТД-договорами см. в разделе «Регламент работы с СТД-договорами».

Регламент работы с оригинальным договором

По кнопке «Действия» открывается список действий по документу

400 × 238 пикс.     Открыть в новом окне	Список действий по документу.

По кнопке осуществляется добавление комментариев к документу.

По кнопке открывается форма «Доступ к документу» (рисунок 11).

544 × 265 пикс.     Открыть в новом окне	Доступ к документу.

На вкладке «Редакторы» происходит выбор редакторов документа, на вкладке «Читатели» соответственно – читателей.

Пользователей можно выбрать из «Каталога юр. физ. лиц» или из Адресной книги (рисунок 12).

232 × 91 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор пользователей