Указания по применению Перечня
1. Общие положения
1.1. "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274, и с учетом положений современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию государственных архивов.
1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых госкомитетами, министерствами, ведомствами и другими учреждениями, организациями, предприятиями в процессе своей деятельности, а также документацию, образующуюся в результате научно-технической и производственной деятельности учреждений, организаций, предприятий *(1).
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях.
1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов, с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей народного хозяйства и социально-культурного строительства, а также положений: "Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов" (М., 1969), "Перечня документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов" (М., 1963), "Перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечня научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987), современных нормативных документов, регламентирующих процесс документирования научных исследований, проектных, конструкторских, технологических, патентно-лицензионных работ, а также работ, связанных с применением различных автоматизированных систем, ведомственных перечней документов со сроками хранения, решений ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т.е. общих для всех или большинства госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций (в том числе организаций, действующих на общественных началах). Для облегчения работы по отбору документов в Перечень включены также некоторые виды документов нетипового характера.
1.5. Перечень служит целям охраны, организации и качественного пополнения состава ГАФ СССР. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных служб госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций.
2. Структура Перечня и порядок его применения
2.1. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
2.2. Перечень состоит из двух частей. Первая часть включает документы, образующиеся в управленческой деятельности организаций, вторая - документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности организаций. Каждая часть имеет свою нумерацию разделов и подразделов.
2.2.1. Первая часть Перечня состоит из 12-ти разделов:
Раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и организацию ведомственного хранения документов;
Разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие прогнозирование, планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность организаций;
Раздел 5 включает документацию по набору и использованию трудовых ресурсов, организации труда, производительности труда, трудовой дисциплине, нормированию труда, тарификации, заработной плате, охране труда, а также по организации и проведению соцсоревнования;
Раздел 6 содержит документы о работе с кадрами: приеме, распределении, перемещении и учете кадров, подготовке кадров, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении, присвоении почетных и ученых званий, присуждении ученых степеней;
Раздел 7 содержит документацию, отражающую вопросы социально-культурного развития трудовых коллективов, в том числе социальное страхование, медицинское и санаторно-курортное обслуживание, жилищно-бытовые вопросы, организацию общественного питания, организацию работы детских учреждений, дворцов и домов культуры, клубов, библиотек, а также физкультурно - спортивную работу;
Раздел 8 включает документы о научно-информационной деятельности организаций и издании ведомственной литературы;
Раздел 9 содержит документы об организации и осуществлении экономического, научно-технического и культурного сотрудничества с зарубежными странами;
Раздел 10 содержит документацию о материально-техническом снабжении и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
Раздел 11 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, по организации ведомственной связи, охране организаций, а также организации гражданской обороны;
Раздел 12 содержит документы, раскрывающие вопросы организации и деятельности первичных профсоюзных и общественных организаций (касс взаимопомощи, товарищеских судов, групп и постов народного контроля, добровольных народных дружин и др.).
Документы по планированию и отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м и 4-м разделах Перечня, в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения. Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 5-й и 7-й разделы Перечня. Отдельные документы по экономическому, научно-техническому и культурному сотрудничеству с зарубежными странами даны в 1, 6, 8, 10-м разделах (ч.I); 3-м (ч.II).
2.2.2. Вторая часть Перечня состоит из 7 разделов:
Раздел 1 включает основные виды документов, образующихся в организациях при проведении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и испытании опытных образцов изделий;
Раздел 2 содержит документы, образующиеся в области изобретательства, рационализации и патентно-лицензионных работ *(2);
Раздел 3 включает документы по планировке, проектированию, строительству, реконструкции, ремонту объектов;
Раздел 4 содержит документы, отражающие основные вопросы организации производственной деятельности, внедрения новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов; конструкторских работ по изделиям серийного и массового производства; технологии и технологического оснащения производства; энергетического и топливного обеспечения, эксплуатации и ремонта оборудования;
Раздел 5 включает документы о качестве продукции, техническом контроле, стандартизации, о государственной приемке продукции;
Раздел 6 содержит основные документы о контроле за состоянием окружающей среды и мероприятиях по ее охране;
Раздел 7 содержит основные виды документов, образующихся при проектировании и функционировании автоматизированных систем (ОАСУ, АСУП, АСТПП, САПР и др.).
Вопросы охраны окружающей среды отражены, в том числе, и в проектной документации, включенной в раздел 3 данного Перечня.
В разделе 3 (подраздел 3.4 "Проектирование объектов капитального строительства") сроки хранения документов определены соответственно стадиям проектирования и с учетом особенностей отбора научно-технической документации по индивидуальному, типовому и экспериментальному проектированию *(3).
В 7-м разделе представлена типовая документация, которая используется как в традиционном виде, так и в нетрадиционном закодированном (на машинных носителях).
2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов (графа N 2), а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования всех видов документов, включенных в статью.
2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по двум группам организаций.
2.4.1. К первой группе отнесены организации, в результате деятельности которых образуются документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащие приему в государственные архивы. Сроки хранения документов этих организаций даны в 3-й графе Перечня.
Первая группа включает организации - источники комплектования полного приема и организации - источники комплектования выборочного приема.
Источники комплектования полного приема - это все организации одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе *(4). К ним относятся организации, которые по своему значению в отраслевой ведомственной системе являются органами управления, а также организации, выполняющие основные функции и задачи в области народно-хозяйственного и социально-культурного строительства.
Сроки хранения документов организаций - источников комплектования полного приема даны в 3-й графе Перечня.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов, выделенных по ряду признаков. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный архив непосредственно поступают отдельные виды и разновидности создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе *(5), а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. Сроки хранения документов повидового выборочного приема даны в 3-й графе Перечня.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от организаций данного вида (разновидности), вошедших в выборочную совокупность. Сроки их хранения даны в 3-й графе Перечня.
2.4.2. Вторая группа включает организации вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в государственные архивы не поступают. Сроки хранения документов этой группы даны в 4-й графе Перечня. К этой группе отнесены и организации, не вошедшие в состав выборочной совокупности при групповом выборочном приеме, а также организации и предприятия, отмеченные знаком "X" в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов" (М., 1987). Однако ценная информационно-аналитическая и отчетная документация последних, поступившая в вышестоящие организации, должна быть принята на государственное хранение в составе фондов вышестоящих организаций.
2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
2.6. Документы должны приниматься на государственное хранение преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии подлинников принимаются копии соответствующих документов.
2.7. В целях оптимизации состава ГАФ СССР Перечень максимально ограничивает поступление в государственные архивы дублетных документов.
Нормативные документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.) рекомендуется принимать на государственное хранение, как правило, в фонде руководящего (утверждающего) органа.