7.4 Обмен информацией
7.4.1 Общие положения
Организация должна разрабатывать, внедрять и поддерживать процессы, необходимые для внутреннего и внешнего обмена информацией, относящиеся к системе экологического менеджмента, включая в себя:
a) какая информация будет передаваться;
b) когда будет передаваться информация;
c) кому будет передаваться информация;
d) каким образом она будет передаваться.
При разработке процесса(ов) обмена информацией организация должна:
- учитывать принятые ею обязательства;
- убедиться, что передаваемая экологическая информация согласуется с информацией, получаемой в рамках системы экологического менеджмента, и является достоверной.
Организация должна реагировать на соответствующую информацию о ее системе экологического менеджмента.
Организация должна подходящим для себя способом регистрировать и сохранять документированную информацию как свидетельство обмена информацией.
7.4.2 Внутренний обмен информацией
Организация должна:
a) подходящим для себя способом осуществлять внутренний обмен информацией, относящейся к системе экологического менеджмента, между различными уровнями и функциями организации, включая информацию об изменениях в системе экологического менеджмента;
b) обеспечивать, чтобы процесс(ы) обмена информацией позволял(и) лицам, выполняющим работу под управлением организации, вносить вклад в постоянное улучшение.
7.4.3 Внешний обмен информацией
Организация должна осуществлять внешний обмен информацией, относящейся к системе экологического менеджмента, как это определено процессом(ами) обмена информацией организации и как это требуется ее принятыми обязательствами.
7.5 Документированная информация
7.5.1 Общие положения
Система экологического менеджмента организации должна включать в себя:
a) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
b) документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы экологического менеджмента.
Примечание - Объем документированной информации системы экологического менеджмента одной организации может отличаться от другой в зависимости от:
- размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;
- необходимости продемонстрировать выполнение ее принятых обязательств;
- сложности процессов и их взаимодействия;
- компетентности персонала, выполняющего работу под управлением организации.
7.5.2 Создание и актуализация
При создании и актуализации документированной информации организация должна соответствующим образом обеспечить:
a) идентификацию и описание (например, название, дата, автор, ссылочный номер);
b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графические средства) и носитель (например, бумажный или электронный);
c) анализ и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности.
7.5.3 Управление документированной информацией
Документированная информация, требуемая системой экологического менеджмента и настоящим стандартом, должна находиться под управлением в целях обеспечения:
a) ее доступности и пригодности, где и когда она необходима;
b) ее достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности).
Для управления документированной информацией организация должна предусматривать следующие действия в той степени, насколько это применимо:
- распределение, обеспечение ее доступности и поиска, а также использование;
- хранение и защиту, включая сохранение разборчивости;
- управление изменениями (например, управление версиями);
- соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения.
Документированная информация внешнего происхождения, определенная организацией как необходимая для планирования и функционирования системы экологического менеджмента, должна быть соответствующим образом идентифицирована и находиться под управлением.
Примечание - Доступ подразумевает разрешение только просмотра документированной информации или разрешение просмотра с полномочиями по внесению изменений в документированную информацию.
8 Деятельность
8.1 Планирование и управление деятельностью
Организация должна разрабатывать, внедрять и поддерживать процессы, необходимые для выполнения требований системы экологического менеджмента и для выполнения действий, определенных в 6.1 и 6.2, и осуществлять управление этими процессами посредством:
- установления рабочих критериев для процесса(ов);
- управления процессом(ами) в соответствии с рабочими критериями.
Примечание - Средства управления могут включать в себя технические средства управления и процедуры. Средства управления могут быть реализованы в иерархической последовательности (например, отмена, замена, управление) и могут быть применены отдельно или в комбинации.