Описание
База данных «Документация» в СЭД Lotus Notes предназначена для работы с документами по районам, по эксплуатации объектов, земельным участкам т.д.
Расположение
Ссылка на базу данных «Документация» расположена на главной странице в СЭД Lotus Notes → Документация (рисунок 1).
 | |
| 338 × 507 пикс. Открыть в новом окне | |
Документация по районам
Список документов по районам представлен в виде таблицы со столбцами «Тип», «Версия», «Краткое содержание» (рисунок 2).
 | |
| 801 × 273 пикс. Открыть в новом окне | |
По умолчанию список отфильтрован по объектам. Вид фильтра можно выбрать на панели слева:
- По виду (рисунок 3);
 | |
| 649 × 253 пикс. Открыть в новом окне | |
- По объектам;
- По папкам (рисунок 4);
 | |
| 786 × 215 пикс. Открыть в новом окне | |
- По автору (рисунок 5).
 | |
| 718 × 128 пикс. Открыть в новом окне | |
По нажатию кнопки «Новый документ» открывается пустая форма для заполнения данных нового документа (рисунок 6).
 | |
| 832 × 315 пикс. Открыть в новом окне | |
Карточку документа можно заполнить как вручную, так и используя имеющиеся в полях кнопки. Наличие рядом с полем кнопки 
указывает на то, что значение этого поля можно выбрать их существующего списка. Поле, в котором должна вводиться информация, обозначается следующим образом: 
или 
.
указывает на то, что значение этого поля можно выбрать их существующего списка. Поле, в котором должна вводиться информация, обозначается следующим образом: или . Реквизиты документа:
- Тип документа – выбор из списка доступных значений (рисунок 7);
 | |
| 480 × 283 пикс. Открыть в новом окне | |
- Автор – автоматически прописывается текущий пользователь;
- Дата – автоматически проставляется текущая дата. При необходимости ее можно изменить;
- Объект – выбор из существующих объектов (рисунок 8);
 | |
| 583 × 336 пикс. Открыть в новом окне | |
- Лист – строка для заполнения;
- Папки (рисунок 9) – выбор папки, в которой будет храниться (рисунок 10) данный документ;
 | |
| 717 × 336 пикс. Открыть в новом окне | |
 | |
| 691 × 372 пикс. Открыть в новом окне | |
- Наименование документа – строка для заполнения;
- Содержание (рисунок 11) – можно приложить файл (рисунок 12) или выбрать из шаблонов.
 | |
| 381 × 245 пикс. Открыть в новом окне | |
 | |
| 232 × 231 пикс. Открыть в новом окне | |
При необходимости добавленный файл можно удалить (рисунок 13).
 | |
| 368 × 226 пикс. Открыть в новом окне | |
- Приложение – имеет формат Rich Text, может быть представлено информацией любого типа (текст, графика, файлы). Для ввода и редактирования текстовой информации предусмотрены стандартные приемы работы с текстом (ввод, выделение, замена и т.п.), общие для большинства текстовых редакторов.
Для формирования приложения можно использовать уже готовые файлы, шаблоны или внешние программы (рисунок 14).
 | |
| 490 × 247 пикс. Открыть в новом окне | |
В таблице описаны все действия для приложения.
Импортировать файл | Позволяет вставить в поле документа содержимое готового файла, созданного в другой программе и сохраненного в формате, который может распознать Notes. |
Присоединить файл | Позволяет присоединить к документу готовый файл. При этом нажав на иконку файла в документе, можно просмотреть содержимое файла (View), загрузить его в тот редактор, в котором он создан, и внести изменения (Launch), или отделить его от текущего документа (Detach). |
Вставить ссылки | Есть возможность выбрать базу из списка баз данных системы и затем из основного вида (view) выбранной базы (default view) выбрать документы, краткая информация о которых вместе со ссылками на них будет помещена в содержание (или приложение) документа. Внимание! При выполнении данной операции документ автоматически сохраняется в базе. |
Вставить OLE объект | Позволяет вставить любой внешний объект: можно либо создать объект, используя соответствующее программное обеспечение, либо вставить из файла уже готовый. |
Выбрать из шаблонов | Позволяет выбрать стандартную форму документа (шаблон), которая хранится в базе «Шаблоны». При этом шаблон будет скопирован в поле содержания документа. |
Интерфейс с FineReader | Позволяет воспользоваться возможностями системы FineReader. |
Пример заполненного документа показан на рисунке 15.
 | |
| 593 × 270 пикс. Открыть в новом окне | |
По нажатию кнопки с изображением знаков вопроса откроется окно со статистической информацией о документе такой, как размер документа, список пользователей, редактировавших его, дата создания документа и дата его последнего изменения (рисунок 16).
 | |
| 629 × 293 пикс. Открыть в новом окне | |
По нажатию кнопки «Заявки» → «Созданные заявки (Экспертиза)» выводится отчет по заявкам Экспертизы, созданным на основании документов данной БД (рисунок 17).
 | |
| 318 × 78 пикс. Открыть в новом окне | |
При отсутствии заявок появится соответствующее сообщение (рисунок 18).
 | |
| 444 × 167 пикс. Открыть в новом окне | |
По нажатию кнопки «Редактирование» открывается форма заполненного документа с полями, доступными для изменений (рисунок 19).
 | |
| 832 × 261 пикс. Открыть в новом окне | |
С помощью кнопки «Выгрузка файлов» открывается окно для определения корневой папки (рисунок 20) и затем режима для выгрузки необходимого файла на компьютер (рисунок 21).
 | |
| 579 × 152 пикс. Открыть в новом окне | |
 | |
| 579 × 242 пикс. Открыть в новом окне | |