СТО СМК МИ «Подтверждение расходов в регистрах бухгалтерского учета по документу «Авансовый отчет»

ВВЕДЕН ВЗАМЕН СТО СМК Методологическая инструкция «Подтверждение расходов в регистрах бухгалтерского учета по документу «Авансовый отчет» от 28.11.2014 г.С изменениями №1 от «12» апреля 2018 г.
г. Челябинск
2018 г.

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящая методологическая инструкция устанавливает требование к процессу:
1.1.1. Проведения бухгалтерской экспертизы авансового отчета и ПУД, подтверждающих расход денежных средств, выданных под авансовый отчет;
1.1.2. Подтверждение расходов в регистрах бухгалтерского учета по документу «Авансовый отчет»;
1.2. Требования данной методологической инструкции распространяются и обязательны для исполнения сотрудниками структурного подразделения консалтинговой организации, оказывающей услуги в области IT –менеджмента -Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем;

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. МИ разработана с учетом требований следующих нормативных документов:
2.1.1. Налогового кодекса РФ;
2.1.2. Трудового кодекса РФ;
2.1.3. Федерального закона РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
2.1.4. Федерального закона РФ от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»;
2.1.5. Закона РФ от 25.10. 1991 г. №1807-1 «О языках народов Российской Федерации»;
2.1.6. Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н;
2.1.7. Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
2.1.8. Постановление правительства РФ от 13.10.2008 г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
2.1.9. Постановление правительства РФ от 06.05.2008 г. №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»;
2.1.10. Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01;
2.1.11. Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99;
2.1.12. СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов организаций;
2.1.13. СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения;
2.1.14. СТО СМК «Закрытие периода»;
2.1.15. СТО СМК Методологическая инструкция «Отмена регистрации ФХЖ, внесение изменений в зарегистрированные ФХЖ в ИС»;
2.1.16. СТО СМК Методологическая инструкция «регистрация и оформление в ИС документа «Доверенность»;
2.1.17. СТО СМК Методологическая инструкция «Работа с задолженностью подотчетных лиц»;
2.1.18. СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документа «Требование-накладная»;
2.1.19. СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС документа «Авансовый отчет»;
2.1.20. Раздел 1. п. 1.7 СТО СМК Методологическая инструкция «Инструкция по созданию Учетной политики»;
2.1.21. Раздел 2 п. 2.6.2.1 СТО СМК Методологическая инструкция «Инструкция по созданию Учетной политики»;
2.2. При пользовании настоящим стандартом организации целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом организации следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку;

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

СТО СМК «Термины, определения, сокращения»;

4. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Специалист Отдела сопровождения:
4.1. В ИС получает карточку ПУД «Авансовый отчет» в статусе «В отдел учета и отчетности», в течении 2-х рабочих дней с момента получения карточки ПУД проводит бухгалтерскую экспертизу авансового отчета и ПУД, подтверждающих расход денежных средств, полученных в подотчет, руководствуясь нормативными документами п. 2 МИ, п. 5 СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС документа «Авансовый отчет»;
4.2. Бухгалтерская экспертиза ПУД положительная – в программе 1С: Бухгалтерия предприятия подтверждает расходы в регистрах бухгалтерского учета (п. 6 МИ) или регистрирует ФХЖ документом «Авансовый отчет» (п. 5 МИ);
4.3. Бухгалтерская экспертиза ПУД отрицательная - в ИС в карточке ПУД: А) формирует рекомендации по устранению замечаний; Б) устанавливает дату контроля +5 рабочих дней; В) заполняет реквизиты «Исполнитель» (руководителю (ЕИО) организации- Заказчика и подотчетное лицо) и «Контролер» (специалист Отдела сопровождения); Г) направляет руководителю (ЕИО) организации- Заказчика и подотчетному лицу, одновременно присваивая статус карточке ПУД «Документ на доработку»;
4.4. В ИС получает карточку ПУД по дате контроля (п. 4.3 МИ): А) рекомендации выполнены, замечания устранены – выполняет действия согласно п. 4.2 МИ; Б) рекомендации не выполнены, замечания не устранены – повторно направляет руководителю (ЕИО) организации- Заказчика и подотчетному лицу, устанавливая новую дату контроля +5 рабочих дней. Действия специалиста Отдела сопровождения по п. 4.4. МИ возобновляются до 25-го числа последнего месяца квартала (согласно п.4.6 МИ);
4.5. Ежемесячно в срок до этапа №3 «СТО СМК «Закрытие периода» в программе 1С: Бухгалтерия предприятие формирует журнал документа «Авансовый отчет» за предыдущий месяц без признака «Проверено по БУ», устанавливает пометку на удаление;
4.6. Ежеквартально в период с 25 по 30 (31) число последнего месяца квартала в ИС: А) формирует список документов по типу «Авансовый отчет» в статусе «Документ на доработке» (п. 4.3 МИ); Б) в ИС регистрирует заявку по услуге «Участие специалистов в решении задач в области автоматизации, стандартизации учетных технологий».
В заявке формирует уведомление руководителю (ЕИО) организации- Заказчика «В отчетном периоде [квартал, год] в регистрах бухгалтерского учета не зарегистрирован ФХЖ по ПУД «Авансовый отчет» по причине отсутствия устранения замечаний, исполнения рекомендаций специалиста Отдела сопровождения. В срок до 15-го числа (месяц, следующий за отчетным периодом) устранить замечания, либо предоставить распоряжение по форме «Распоряжение о (принятии/не принятии) данных, содержащихся в первичном учетном документе, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета». В заявку прикрепляет список ПУД «Авансовый отчет» в статусе «Документ на доработку», направляет руководителю (ЕИО) организации- Заказчика.
4.7. В период с 26 по 30 (31) число месяца, следующего за отчетным периодом, присваивает статус «Отклоненный документ» карточкам ПУД «Авансовый отчет», по которым не исполнено поручение п. 4.6 МИ. В заявке устанавливает фактически затраченное время на исполнение, заявку переводит в статус «Исполнена»;
4.8. В ИС направляет карточку ПУД специалисту Отдела регламентных операций для определения базы по налогу на доходы физических лиц и базы исчисления страховых взносов (авансовые отчеты по виду расхода – командировочные расходы, покупка ТМЦ - подарочные сертификаты (карты), подарки сотрудникам организации-Заказчика, и т.д.) с визой «Необходимо провести анализ ПУД на предмет определения базы по налогу и страховым взносам»;

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА «АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ»

5.1. В программе 1С: Бухгалтерия предприятие регистрирует документ «Авансовый отчет» руководствуясь п. 6 СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС документа «Авансовый отчет» (п.6.2-6.3 МИ);
5.2. Устанавливает счета бухгалтерского учета, руководствуясь утвержденной учетной политикой организации- Заказчика;
5.3. Устанавливает признак «Проверено по БУ», в реквизите «Комментарий» указывает регистрационный номер, присвоенный в ИС, по кнопке «ОК» регистрирует документ, проверяет формирование бухгалтерских проводок;