На основании Решения №ИВКО-5/28 от 12 марта 2013 г.
1. Область применения.
1.1. Настоящий регламент определяет основные цели, порядок контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации. Регламент является обязательным для Лицензиатов (франчайзи) Франчайзингового пакета ГК «Оркестр Техно».
2. Основные положения.
2.1. Ответственными лицами в Эксплуатирующих организациях, Диспетчерской и Ремонтных службах является Единоличный исполнительный орган (далее – Управляющий), Менеджер по продажам услуг автотранспорта, грузоподъемных механизмов, строительных машин и механизмов (далее – Менеджер по продажам) и сотрудник организации, в должностных обязанностях которого находится генерация, выставление и согласование первичных учетных документов организации (далее – Статистик).
2.2. Основной задачей Ответственных лиц в рамках настоящего регламента является организация контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации.
2.3. Статистик контролирует процесс согласования и подписания согласованной финансово-бухгалтерской документации.
3. Порядок работы с входящими актами выполненных работ (оказаных услуг) счетами на оплату, счетами-фактурами и прочими Первичными учетными документами, создаваемыми не в рамках единой Информационной системы.
3.1. Входящие акты выполненных работ (оказанных услуг), счета на оплату, счета-фактуры, товарные накладные, (формы КС2, КС3) и прочие первичные учетные документы (далее – ПУД), за исключением документов о страховании имущества (ответственности) принимаются в Управлении документационного обеспечения управления (далее – Управление ДОУ).
3.2. Документы о страховании имущества (ответственности) получаются сотрудниками Эксплуатирующих организаций нарочно и заводятся в ИС самостоятельно Статистиками.
3.3. В случае получения ПУД сотрудниками Эксплуатирующих организаций, Диспетчерской и Ремонтных служб нарочно, они обязаны передать полученные документы в Управление ДОУ.
3.4. Входящие ПУД подлежат подписанию Управляющим и визированию лицом, ответственным за проверку ПУД на предмет полноты выполнения работ (оказания услуг) (механик, инженер по ремонту, начальник автоколонны, менеджер по закупу в зависимости от штатного расписания организации). Срок подписания и визирования входящего ПУД – 3 (три) рабочих дней с момента получения.
3.5. После подписания и согласования, данный ПУД передается в Управление ДОУ в течение 1 (одного ) рабочего дня, все вышеуказанные лица должны действовать в порядке, предусмотренном п. 7.8.3. СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
3.6. Подписание документов и передача их контрагенту, без заведения в общую информационную систему (далее – ИС), запрещены.
4. Порядок работы с исходящими актами выполненных работ (оказаных услуг) счетами на оплату, счетами-фактурами и прочими Первичными учетными документами, создаваемыми не в рамках единой Информационной системы.
4.1. Исходящий ПУД создается Статистиком в программе 1С (далее – 1С) на основе договора и Спецификации.
4.2. Статистик выгружает созданный документ из 1С в ИС Lotus Notes (база ПУД) при создании документа в базе ПУД ему автоматически присваивается стадия "Не на согласовании", после чего направляет документ на согласование следующим лицам:
4.2.1. В цикл согласования карточки ПУД для актов приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг) входит Управляющий организацией, выполневшей работы (оказавшей услуги). При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования 2 (два) рабочих дня.
4.3. После положительного согласования, ПУД автоматически поступает в Управление ДОУ, документу автоматически присваивается стадия - Утвержденный документ. Если Управляющий отклонил документ ему присваивается стадия - Отклоненный документ.
4.4. После того, как сотрудники Управления ДОУ распечают ПУД, он подлежит передаче контрагентам.
5. Порядок работы с входящими актами выполненных работ (оказаных услуг) счетами на оплату, счетами-фактурами и прочими Первичными учетными документами, создаваемыми в рамках единой Информационной системы.
5.1. После получения входящего ПУД, Управляющий обязан направить его для проверки ПУД лицом, ответственным за проверку ПУД на предмет полноты выполнения работ (оказания услуг) (механик, инженер по ремонту, начальник автоколонны, менеджер по закупу в зависимости от штатного расписания организации), на предмет соответствия формальным признакам Статистику. Срок проведения проверки – 2 (два) рабочих дня.
5.2. Проверка включает в себя:
5.2.1. Соответствие стоимости работ (услуг) фактически выполненным работам (оказанным услугам);
5.2.2. Правильность составления актов (наличие договора, спецификации).
5.3. Лица, ответственные за проверку ПУД на предмет полноты выполнения работ (оказания услуг) (механик, инженер по ремонту, начальник автоколонны, менеджер по закупу в зависимости от штатного расписания организации) согласовывают/отказывают в согласовании ПУД, с указанием причины такого отказа.
5.3.1. В случае согласования, вышеуказанное ответственное лицо направляет данный ПУД Статистику для проведения проверки на соответствие формальным признакам.
5.3.2. В случае отказа в согласовании, вышеуказанное ответственное лицо указаывает причину такого отказа и направляет Управляющему.
5.4. Статистик после поучения согласованного ПУД от ответственного лица проведит проверк и согласовывает/отказывает в согласовании с указанием причин такого отказа ПУД, и направляет его на подпись Управляющему.
5.5. В случае получения положительных виз лиц, Управляющий обязан в течение 2 (двух) рабочих дней согласовать/отказать в согласовании с указанием причин такого отказа. В случае согласования подписать документ Электронной подписью одновременно с согласованием.
5.6. В случае отказа в согласовании ПУД, лицо, отказавшее в согласовании направляет ПУД на доработку автору.
6. Порядок работы с исходящими актами выполненных работ (оказанных услуг) счетами на оплату, счетами - фактурами и прочими Первичными учетными документами, создаваемыми в рамках единой Информационной системы.
6.1. Акт выполненных работ (оказанных услуг), создаваемый в рамках единой ИС генерируется Статистиком в 1С на основе договора и спецификации. В случае отсутствия договора и спецификации, Статистик обращается к Менеджеру по продаже услуг Организации-иполнителя с требованием создать Договор (спецификацию) в ИС Lotes Notes.
6.2. Статистик выгружает созданный документ из 1С в ИС Lotus Notes (база ПУД), после чего направляет документ на согласование следующим лицам:
6.2.1. В цикл согласования карточки ПУД для актов приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг) входят: Управляющий проектом Заказчика работ (услуг); Менеджер из команды управления проектом Заказчика работ (услуг), лицо, подписавшее договор на выполнение работ (оказание услуг) от имени Заказчика, Управляющий организацией – Исполнителем. При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования три полных (до 12:00) рабочих дня.
6.3. После утверждения (согласования лицами, указанными в п. 6.2.1 ПУД, лица, указанные в документе, как подписанты должны в течение 2 (двух) рабочих дней подписать ПУД Электронной подписью. Проведение в учете программы 1С происходит автоматически после подписания ЭП ПУД обеими сторонами.
6.4. Печать такого ПУД не требуется
7. Методы контроля.
7.1. Статистик раз в две недели – 10 и 25 числа текущего месяца выставляет акты выполненных работ (оказанных услуг) и направляет их на согласование и подписание.
7.2. Через 3 (три) рабочих дня после выставления актов, Статистик впервые начинает проверять согласованы и подписаны ли вышеуказанные ПУД.
7.3. Затем, ежедневно формирует отчет по несогласованным/неподписанным выставленным актам.
7.4. При проверке Актов, Статистик выясняет причины несогласования/неподписания документов, для этого он:
7.4.1. Связывается с просрочившим согласование/подписание ПУД лицом, выясняет причины, принимает меры для устранения замечаний и препятствий для согласования/подписания;
7.4.2. Обращается к Управляющему в целях получения содействия для подписания вышеуказанных ПУД в том числе в соответствии с пунктом 6.2. СТО СМК 69.20.40 Порядок взыскания дебиторской задолженности с потребителей услуг эксплуатирующих организаций.
7.5. Статистик раз в две недели - 10 и 25 числа текущего месяца подготавливает отчет по неподписанным актам, которые выставлены и не подписаны на момент подготовки отчета (по форме приложения Приложение В к СТО СМК 69.20.40 Порядок взыскания дебиторской задолженности с потребителей услуг эксплуатирующих организаций), направляет вышеуказанный отчет Управляющему.
7.6. Ответственным лицом за контроль над исполнением настоящего регламента является – Управляющий.
7.7. Ежемесячно 10 числа текущего месяца Представитель Франчайзера формирует отчет по ПУД, которые выставлены на согласование более 30 (тридцати) календарных дней и на момент формирования отчета не согласованы/не подписаны.