"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;
"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
"оформление документа" - проставление необходимых реквизитов документа, установленных правилами документирования;
"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
"заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
"юридическая сила документа" - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
"унифицированная форма документа" - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных его за определенный период;
"регистрационная карточка документа" - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в системе электронного документооборота ФСИН России.
III. Правила подготовки и оформления документов
23. В соответствии с пунктом 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 (далее - Правила делопроизводства), документы, создаваемые в ФСИН России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (248 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
24. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде электронного документа имеет следующие размеры полей:
левое - 30 мм;
правое - 12,5 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
25. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю.
26. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
27. Исполнитель отвечает за соблюдение требований Инструкции при подготовке и оформлении документов, правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения, а также за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документов без объективных причин.
3.1. Бланки документов
28. В ФСИН России предусмотрено использование следующих видов бланков:
бланк письма директора Федеральной службы исполнения наказаний;
бланк письма Федеральной службы исполнения наказаний;
бланк приказа Федеральной службы исполнения наказаний;
бланк распоряжения Федеральной службы исполнения наказаний;
бланк протокола заседания коллегии ФСИН России;
бланк письма структурного подразделения Федеральной службы исполнения наказаний.
29. При разработке и изготовлении бланков документов управление делами ФСИН России руководствуется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 02.12.2005 N 1396 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы и флага Федеральной службы исполнения наказаний", постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
30. В ФСИН России бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются для оформления приказов, распоряжений, служебных писем, протоколов заседания коллегии ФСИН России и других документов за подписью директора ФСИН России, первого заместителя директора ФСИН России, заместите лей директора ФСИН России.
Служебные письма структурного подразделения оформляются на бланках, выполненных при помощи средств электронно-вычислительной техники, с геральдическим знаком - эмблемой уголовно-исполнительной системы.
Образцы бланков, применяемых в ФСИН России, приведены в приложениях N 1-6 к Инструкции.
31. Бланки каждого вида документа изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.
32. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках с угловым расположением реквизитов помещается на верхнем поле бланка над серединой строк наименования ФСИН России, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.
33. Наименование ФСИН России указывается в точном соответствии с Положением о Федеральной службе исполнения наказаний, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 (далее - Положение о ФСИН России).
34. Сокращенное наименование помещается на бланке после полного наименования.
35. Для каждого вида бланков устанавливается определенный состав реквизитов:
35.1. Для бланка письма директора ФСИН России:
Государственный герб Российской Федерации;
сокращенное наименование министерства, в ведении которого находится ФСИН России: Минюст России;
полное наименование: Федеральная служба исполнения наказаний;
сокращенное наименование: ФСИН России;
наименование должности: директор;
справочные данные: почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона и факса;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
35.2. Для бланка письма ФСИН России:
Государственный герб Российской Федерации;