ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ Дата введения в действие: «___»___2016г. |
Челябинск
2016
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Настоящий Стандарт организации (далее - СТО) устанавливает порядок заведения и согласования актов выполненных работ подрядных организаций, порядок работы с актами по незавершенным этапам работ и работам, выполненным с замечаниями к качеству.
1.2. Требования настоящего Стандарта обязательны для применения сотрудниками:
- структурного подразделения консалтинговых организаций, осуществляющего функции по приему, обработке, отправке документации (далее - ДОУ);
- организаций осуществляющих строительство объектов (далее - Заказчик);
- организаций, оказывающих услуги по управлению инвестиционно-строительными проектами (далее - координатор);
- структурного подразделения консалтинговых организаций, осуществляющего функции по внедрению и сопровождению информационных систем в области управления финансами (далее - финансист);
- организаций, оказывающих услуги по строительному контролю на объектах строительства (далее – строительный контроль);
- структурного подразделения консалтинговых организаций, осуществляющего централизованное хранение документации (далее - Архив).
2. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
2.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут участники процесса согласно п. 1.2. в рамках соответствующих договоров, заключенных между участниками процесса.
2.2. Контроль над соблюдением требований данного Стандарта осуществляет Владелец стандарта.
3. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
3.1. Заведение документации, назначение согласования:
3.1.1. После завершения этапа работ в соответствии с условиями договора подряда подрядчик готовит и передает в ДОУ пакет документов, содержащий:
- исполнительную документацию, проверенную и подписанную Инженером строительного контроля;
- акт сдачи-приемки выполненных работ, подписанный со стороны подрядной организации;
- акт контроля качества работ, подписанный со стороны подрядной организации;
- другие документы, в соответствии со спецификой этапа работ.
3.1.2. Если подрядчик имеет доступ к единой с заказчиком ИС, акт сдачи-приемки выполненных работ формирует в 1С и направляет на согласование представитель подрядчика. Представитель подрядчика обеспечивает выгрузку актов по этапу работ в единую карточку ПУД.
3.1.3. Если подрядчик предоставляет оригиналы документов в ДОУ, сотрудник ДОУ проверяет комплектность представленной документации на соответствие прилагаемому реестру, контролирует наличие актов в ИС по данному этапу работ подрядчика, заводит в ИС карточку ПУД, прилагает в нее сканированные копии представленных документов. В случае, если по данному этапу работ в ИС уже имеется карточка ПУД, по каким-либо причинам не проведенная, сотрудник ДОУ прилагает полученные документы в существующую карточку ПУД в ИС.
3.1.4. Сотрудник ДОУ направляет ПУД в адрес представителя Заказчика (экономиста) для назначения цикла согласования.
3.1.5. Представитель Заказчика (экономист) в течение одного дня с момента получения ПУД назначает список согласования документов. Обязательными участниками согласования актов являются координатор и Инженер строительного контроля.
3.1.6. Координатор, в день поступления ПУД ан согласование, осуществляет контроль включения всех лиц в согласование. В случае отсутствия обязательных участников в согласовании координатор отменяет цикл согласования, оставляет соответствующий комментарий в поле ПУД в ИС.
3.2. Согласование документации
3.2.1. При получении на согласование Акта контроля качества, прилагаемого к Акту сдачи-приемке выполненных работ, Инженер по контролю качества рассматривает документы в течение 3 (трех) рабочих дней со дня направления на согласование.
3.2.2. Инженер по контролю качества ставит положительную визу в согласовании документов в случае, если к предъявляемому этапу работ отсутствуют замечания по качеству работ и объем предъявляемых к приемке работ, соответствует фактически-выполненному объему работ, прошедших контроль качества.
3.2.3. Инженер по контролю качества ставит визу «отказать» и вносит комментарий с обоснованием отказа в карточку ПУД в ИС в случае:
- наличия замечаний к качеству предъявляемых работ, подтвержденных наличием незакрытых предписаний по строительному контролю и (или) не устраненных замечаний, указанных в актах проверок;
- наличия незавершенных работ по предъявляемому этапу работ.
3.2.4. Вне зависимости от результатов согласования (положительное или отрицательное) Инженер по контролю качества в течение 1 (одного) рабочего дня со дня согласования ПУД, подписывает Акт контроля качества на бумажном носителе в ДОУ.
В случае положительного согласования, Инженер по контролю качества подписывает Акт контроля качества без добавления комментариев, в установленных формой местах, проставляет отметки о возможности использования конструкций по назначению и производства последующих работ.
При наличии замечаний к качеству предъявляемого этапа работ, Инженер по контролю качества вносит в Акт контроля качества соответствующие комментарии с указанием замечаний к качеству и проставляет отметки в установленных формой документа местах, о возможности/ невозможности использования конструкций по назначению и производства последующих работ.
3.2.5. При появлении отказной визы Инженера по контролю качества менеджер ИСП Заказчика в течение 3 (трех) рабочих дней с момента направления документов на согласование, изучает причину отказа в согласовании от инженера по контролю качества и оценивает возможность приемки этапа работ подрядчика.
3.2.6. В случае невозможности приемки предъявляемого этапа работ с замечаниями инженера по контролю качества менеджер ИСП Заказчика в срок в соответствии с договором подряда, но не позднее 10 (десяти) рабочих дней, готовит, подписывает Управляющим ИСП и направляет в адрес подрядной организации:
- сопроводительное письмо с указанием обоснованных причин отказа в приемке (м.б. оформлено как Акт приема-передачи документации) (с приложениями):
- акт сдачи-приемки выполненных работ с отметкой об отказе в приемке;
- акт контроля качества выполненных работ с отметкой об отказе в приемке;
- прилагаемую исполнительную документацию, если к ней имеются замечания по качеству оформления/полноте данных.
3.2.7. В исключительных случаях, когда замечания инженера по контролю качества возникли по причинам:
- некачественного выполнения работ, но не относятся к критичным замечаниям;
- невозможность завершения этапа работ по причинам, не зависящим от подрядчика;
- незавершенный объем работ составляет не более 5 – 10% от общего объема работ по этапу, подрядчик исправно осуществлял обязанности при выполнении предыдущих этапов работ.
Менеджер ИСП Заказчика вносит в карточку ПУД комментарий с указанием причин возникновения замечаний инженера по качеству, планируемых сроков их устранения и обоснованием необходимости оплаты этапа работ/части этапа работ подрядчику. Менеджер ИСП Заказчика направляет такой ПУД в адрес координатора для принятия решения о возможности оплаты.
3.2.8. В случае, если координатор после ознакомления с обоснованием необходимости оплаты от Менеджера ИСП Заказчика принимает решение о возможности оплаты предъявляемого этапа работ/части этапа работ, координатор в течение 3 (трех) рабочих дней с момента направления ПУД на согласование вносит соответствующий комментарий в поле ПУД и ставит визу «согласовал» в цикле согласования документов.
3.2.9. После получения положительной визы координатора Менеджер ИСП Заказчика направляет документы экономисту Заказчика для дальнейшего направления финансисту для оплаты в аванс подрядчику, без отражения задолженности в бух.учете.