СТО МИ пользователя «Папир: Закупки». Работа с сервисом в роли «Представитель покупателя»

Общие положения

Настоящая инструкция описывает процессы участия пользователя в роли «Представитель покупателя» в процессе Закупки в информационной системе «PAPIR».

Глоссарий

Представитель покупателя – ответственное лицо организации, являющейся заказчиком услуги проведения закупки. Представитель покупателя создает закупку в личном кабинете, инициирует рассылку электронных уведомлений поставщикам по созданной закупке и подводит итоги по истечении установленного срока закупки.

Коммерческое предложение – документ в электронной форме, включающий в себя предложения в соответствия с условиями конкретной закупки.

Закупка в программной системе PAPIR

Вход в приложение закупки осуществляется через сервисы «Объявление Закупки – Покупатель» или «Управление проектами». На домашней странице сервиса в списке «Мои приложения» необходимо выбрать «Закупки» (рисунок 1).

1294 × 493 пикс.     Открыть в новом окне	Открытие приложения "Закупки".

Приложение «Закупки» представляет собой перечень закупок со следующей информацией (рисунок 2):

• Дата создания закупки,
• Номер закупки,
• Статус закупки,
• Дата начала закупки,
• Дата окончания закупки,
• Покупатели.

1161 × 438 пикс.     Открыть в новом окне	Внешний вид приложения "Закупки".

В каждой строчке с закупкой присутствуют кнопки:

	– кнопка-ссылка для перехода на сайт Закупки,
	– кнопка для получений ссылки на закупку,
	– кнопка для открытия деталей закупки.

Нажав на кнопку слева от закупки, открывается краткая информация по закупке (рисунок 3).

425 × 204 пикс.     Открыть в новом окне	Краткая информация по закупке.

Для поиска необходимой закупки пользователь может применить фильтры по соответствующим колонкам справочника. Пример фильтрации данных по дате создания закупки представлен на рисунке 4.

1097 × 431 пикс.     Открыть в новом окне	Фильтрация по дате создания закупки.

По двойному щелчку мыши по строке с закупкой или по нажатию кнопки открытия деталей закупки откроется ее содержимое в новой вкладке рабочего стола (рисунок 5).

1218 × 434 пикс.     Открыть в новом окне	Детальная информация по закупке.

При нажатии кнопки происходит обновление карточки закупки.

Карточка закупки состоит из трех областей: списка разделов, шапки закупки и области для просмотра конкретного подраздела.

Список разделов состоит из папок (рисунок 6):

233 × 410 пикс.     Открыть в новом окне	Список разделов карточки закупки.

Сквозная шапка закупки содержит:

• Номер и дата закупки,
• Текущий статус закупки,
• Наименование организации покупателя/покупателей,
• Рекомендуемая сумма – сумма спецификации из подраздела «Спецификация».

Вкладка «Общие сведения» поделена на две части: «Общая информация» и «Условия публикации».

Реквизиты раздела «Общая информация»:

• Дата создания закупки,
• Ответственный за закупку – ФИО пользователя, назначенного на проведение закупки.
• Разрешить указывать нулевую цену – при наличии данного флага поставщик может указывать нулевую цену ТРУ в своем коммерческом предложении,
• Форма договора – выбранная форма договора,
• Условия договора – выбранные условия договора.

Реквизиты раздела «Условия публикации»

• Дата начала приема предложений – совпадает с датой публикации закупки,
• Дата окончания приема предложений – с учетом всех продлений закупки,
• Автоматическое продление – выбор варианта: «да»/«нет»,
  • Время окончания закупки – период до окончания закупки, в который сработает продление закупки,
  • Продлить на (мин.) – время, на которое продлится закупка,
  • Минимальное изменение цены (руб.) – минимальное изменение суммы коммерческое предложения, при котором сработает автоматическое продление.

Роли доступа

Основные роли доступа к деталям закупки:

• Заказчик – пользователи с ролями «Представитель покупателя», «Ответственный за закупки» и «Представитель заказчика без отдела закупок» сервиса «Маркетинговые технологии»; имеет доступ в качестве «Редактора» к своим закупкам;
• Поставщик – пользователи с ролью «Поставщик» в сервисе «Маркетинговые технологии»; закупки доступны для чтения, доступна основная информация, а также файлы и примечания, приложенные к закупке; поставщик может подать коммерческое предложение;
• Участник инвестиционного проекта – пользователи с ролью «Пользователь» сервиса «Управление проектами»; закупки, связанные с инвестиционным проектом, доступны только для чтения.

В таблице представлены доступные действия для каждой роли:

Кнопки / функции	Маркетинговые технологии	Объявление закупки – Покупатель		Управление проектами
	Поставщик	Редактор	Читатель	Ответственный за закупку	Менеджер проекта / Управляющий проектом	Редактор проекта	Читатель проекта
Доступ к разделу «Общие сведения»	+	+	+	+	+	+	+
Кнопка «Запустить закупку»		+
Кнопка «Отменить закупку»		+
Кнопка «Продлить закупку»		+
Доступ к разделу «Спецификация»	+	+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Файлы»	+	+	+	+	+	+	+
Скачивание файла	+	+	+	+	+	+	+
Добавление файла		+
Удаление файла		+
Доступ к разделу «История изменений»		+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Обсуждения»	+	+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Предложения»	+	+	+	+	+	+	+
Просмотр деталей КП	+	+	+	+	+	+	+
Экспорт КП в Excel	+	+	+	+	+	+	+
Определение победителей закупки		+
Формирование договора с победителем		+
Доступ к разделу «Публикации»	+	+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Рассылки»		+	+	+	+	+	+
Просмотр деталей рассылки		+	+	+	+	+	+
Кнопка «Выполнить рассылку»		+
Доступ к разделу «Электронные документы»		+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Список доступа»		+	+	+	+	+	+
Добавление участников		+
Удаление участников		+
Раздел «Мои предложения» сервиса «ИС МТ»	+
Детали предложения	+
Добавление КП	+
Удаление КП	+
Редактирование КП	+

Управление правами доступа к закупке

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к закупке, а также их роли по отношению к данной закупке (рисунок 7).

1109 × 550 пикс.     Открыть в новом окне	Раздел "Список доступа".

При нажатии на пиктограмму отображается: для пользователя – детальная информация о пользователе, для группы пользователей – список участников пользователей.

При создании закупки система автоматически добавляет автору закупки роль «Редактор», участникам инвестиционного проекта роль «Читатель». При этом при удалении участника из списка доступа к инвестиционному проекту пользователь автоматически удаляется из списка доступа закупки.

Автоматически добавленных пользователей и групп пользователей удалить нельзя.

Важно!

Если пользователю предоставлен доступ к закупке в различных ролях, то при совершении действий с закупкой будет учитываться роль с максимальными правами для данного действия независимо от контекста. То есть если пользователю выдана роль «Редактор» в карточке закупки, то управление данной закупкой будет доступно и при открытии карточки закупки в приложении «Закупки – участник» сервиса «Информационная система «Маркетинговые технологии».

Добавление доступа к закупке

Для добавления роли пользователю необходимо в разделе «Список доступа» документа нажать на кнопку «Добавить участника» (рисунок 8). В открывшемся окне выбрать тип участника – «Пользователь», указать пользователя и его роль в электронном документе. Нажать кнопку «Добавить» или кнопку Enter на клавиатуре.

681 × 390 пикс.     Открыть в новом окне	Предоставление доступа к документу пользователю.

Для поиска пользователя в контексте организации необходимо нажать на кнопку «Справочник пользователей, являющихся представителями организации» . В открывшемся окне необходимо указать организацию и выбрать нужного представителя данной организации, нажав кнопку «Выбрать» или клавишу «Enter» на клавиатуре (рисунок 9).

Важно!

В списке представителей организации не отображаются представители, которые не связаны с пользователем системы Папир. Для того чтобы связать пользователя системы Папир с физическим лицом необходимо обратиться в техподдержку.