СТО МИ пользователя «Решения (версия 2.1)»

Описание

База данных «Решения» автоматизирует процессы работы документами «Решение» в СЭД Lotus Notes.

Расположение

Ссылка на базу данных «Решения» расположена на главной странице в СЭД Lotus Notes → Канцелярия → Решения (рисунок 1).

275 × 312 пикс.     Открыть в новом окне	Расположение базы.

Общие данные

База данных имеет вид, представленный на рисунке 2.

774 × 294 пикс.     Открыть в новом окне	Вид базы данных "Решения".

По умолчанию список отфильтрован по дате регистрации. Вид фильтра можно выбрать на панели слева в папке «Все документы» (рисунок 3):

• По дате рег.,
• По папкам,
• По названию дела,
• По приоритету,
• По исполнителю:
  • По подразделению,
  • По имени,
• По автору,
• По организации,
• По подписавшим,
• По типу,
• По статусу,
• По исполнению,
• На контроле:
  • Рег. №,
  • По исполнению,
  • По контроллеру,
• На согласовании:
  • По ответственным,
  • По согласующим,
  • По дате окончания согласования.

216 × 276 пикс.     Открыть в новом окне	Фильтрация.

Также имеется возможность проведения статистики (рисунок 4):

• Период:
  • Месяц,
  • Квартал,
  • По выбору,
• Тип документа:
  • КС-2, КС-3,
  • Акт качества,
  • Кадровый приказ,
  • Отчет об использовании материала заказчика,
  • Отчет управления жилищным фондом,
  • Письмо,
  • Поручение,
  • Предписание по охране труда,
  • Предписание по строительному контролю,
  • Приказ,
  • Протокол,
  • Распоряжение,
  • Служебная записка,
  • Технические условия.

554 × 246 пикс.     Открыть в новом окне	Статистика.

Создание документа

По нажатию кнопки «Создать» происходит создание нового документа (рисунок 5).

1065 × 352 пикс.     Открыть в новом окне	Форма нового документа.

Реквизиты документа:

• Тип документа – «Решение»,
• Приоритет – по умолчанию «Обычно» (рисунок 6):
  • Обычно,
  • Важно,
  • Очень важно,

• Автор – текущий пользователь,
• Рег. №,
• Дата – по умолчанию текущая дата,
• Краткое содержание – указывается пользователем вручную,
• Папки (рисунок 7):
  • Отмененный,
  • отменить!!!!,
  • решения,

• Дело – открывается окно для выбора дела по году и подразделению (рисунок 8),

• Количество листов,
• Количество приложений,
• Организация – ссылка на каталог физических и юридических лиц.

Стандартное решение

По нажатию кнопки «Стандартное решение» открывается окно для выбора шаблона решения (рисунок 9).

475 × 216 пикс.     Открыть в новом окне	Стандартное решение.

Если пользователь не входит в список авторов документа, то создание решения по шаблону не выполнится, и появится соответствующее сообщение (рисунок 10).

487 × 177 пикс.     Открыть в новом окне	Служебное сообщение.

Об утверждении СТО

Внешний вид формы при создании стандартного решения «Об утверждении СТО» представлен на рисунке 11.

1081 × 380 пикс.     Открыть в новом окне	Форма стандартного решения "Об утверждении СТО".

Из реквизитов формы меняется только краткое содержание – «Об утверждении СТО».

В нижней части формы появляются дополнительные поля (рисунок 12):

• Стандартный бланк – ссылка на «Каталог физических и юридических лиц», при выборе компании появляются заполненные поля, доступные для редактирования:
  • Представитель (в родительном падеже),
  • Представитель (в именительном падеже),
  • Должность представителя (в родительном падеже),
  • Должность представителя (в именительном падеже),
  • Основание,

• Наименование СТО – ссылка на форму выбора СТО (рисунок 13),

• Город – текстовое поле, по умолчанию заполняется значением «г.Челябинск»,
• Ввод в действие – по умолчанию заполняется текущей датой,
• Разработка – выбор из списка «Разработка стандарта» (рисунок 14), по умолчанию заполняется значением «Разработан впервые»,

• Утвердивший СТО – ссылка на «Каталог физических и юридических лиц».

Пример заполненной формы представлен на рисунке 15.

1092 × 558 пикс.     Открыть в новом окне	Заполненная форма стандартного решения "Об утверждении СТО".

После сохранения заполненных данных сформируется стандартное решение (рисунок 16).

933 × 274 пикс.     Открыть в новом окне	Сформированное стандартное решение.

Для печати документа необходимо нажать кнопку

241 × 28 пикс.     Открыть в новом окне

. После печати к документу прикладывается файл в формате .pdf с печатной формой (рисунок 17).

Внешний вид печатной формы решения на бланке организации представлен на рисунке 18.