- дело (папка) каждого заказчика, содержащее полученные от него документы, результаты испытаний хранятся в Архиве;
- доступ к делу имеют только те специалисты лаборатории, работа которых требует знания этой информации.
10. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
10.1. Порядок утверждения и регистрации документов
10.1.1. Документы СМК, такие как:
СТО СМК 71.12.12 Организация и проведение работ строительной лаборатории
СТО СМК Положение о лаборатории. и другие Стандарты организации, утверждаются согласно требованиям СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов
10.1.2. Требования к организации документооборота лаборатории приведены в СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
10.1.3. Документы фонда нормативной документации на бумажном носителе (ГОСТ, СНиП) регистрируются в журнале учтенных экземпляров по форме СТО СМК Форма документа «Журнал регистрации учтенных экземпляров НД» (один экземпляр регистрируется как контрольный).
10.1.4. В лаборатории созданы условия хранения НД в безопасной и защищенной среде.
10.1.5. Общее руководство процессом управления нормативно-техническими документами системы качества строительной лаборатории осуществляет ведущий инженер лаборатории.
10.2. Порядок учета и документирования результатов испытаний и измерений в том числе правила формирования и внесения изменений в протоколы испытаний и измерений
10.2.1. Результаты испытаний по подтверждению соответствия в области деятельности лаборатории, приведенной в приложении к свидетельству о соответствии измерений, записывают:
- в лаборатории – в рабочие лабораторные журналы испытаний, регистрируя запись первоначальных измерений и проводимых последующих расчетов с использованием переводных коэффициентов, в т.ч. с учетом температурных и влажностных поправок;
- в условиях объекта – в рабочие журналы испытаний, регистрируя запись первоначальных измерений.
10.2.2. Рабочие журналы оформляются по формам:
СТО СМК Форма документа «Рабочий журнал по испытанию сварных соединений»
СТО СМК Форма документа «Рабочий журнал определения основных физических характеристик бетона (определение плотности и влажности)»
СТО СМК Форма документа «Рабочий журнал определения основных физических характеристик раствора»
СТО СМК Форма документа «Рабочий журнал определения основных физических характеристик грунтов»
СТО СМК Форма документа «Рабочий журнал по определению прочности бетона неразрушающими методами»
СТО СМК Форма документа «Рабочий журнал определения прочности бетонных образцов на сжатие»
СТО СМК Форма документа «Рабочий журнал по испытанию мелкоштучных изделий (определение плотности, средней плотности и водопоглощения)»
СТО СМК Форма документа «Рабочий журнал определения прочности на сжатие бетонных образцов, отобранных из конструкций»
10.2.3. Результаты испытаний в рабочих журналах подписываются лицом, проводившим испытания.
10.2.4. Ведущий инженер лаборатории оформляет протоколы испытаний по форме СТО СМК Форма документа «Протокол испытания». Оформление проводится по результатам испытаний, зафиксированных в рабочих лабораторных журналах, согласно СТО СМК 71.12.12 Организация и проведение работ строительной лаборатории.
10.2.5. Протоколы подписываются инженером строительной лаборатории и утверждаются руководителем лаборатории.
10.2.6. Протоколы регистрируются в журналах регистрации протоколов по видам испытаний, оформленных по формам:
СТО СМК Форма документа «Журнал регистрации протоколов испытаний грунтов»
СТО СМК Форма документа «Журнал регистрации протоколов испытаний мелкоштучных изделий (кирпич, камни, блоки)»
СТО СМК Форма документа «Журнал регистрации протоколов испытаний образцов сварных соединений»
СТО СМК Форма документа «Журнал регистрации протоколов испытаний физических характеристик бетонов»
СТО СМК Форма документа «Журнал регистрации протоколов испытаний степени уплотнения грунтов»
СТО СМК Форма документа «Журнал регистрации протоколов испытаний бетонных образцов на сжатие»
СТО СМК Форма документа «Журнал регистрации протоколов испытаний физических характеристик грунтов»
10.2.7. Изменения к протоколам испытаний после их выдачи производятся только в виде дополнительного документа и включают в себя формулировку: «Дополнение к протоколу испытаний, серийный номер». Если необходимо оформить или выдать полный новый протокол испытаний, он должен однозначно идентифицироваться и содержать ссылку на оригинал, который он заменяет.
10.2.8. Форма протокола может изменяться в соответствии с требованиями заказчика (дополняться), при этом форма не должна противоречить п.5.10.2, п.5.10.3 ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009.
10.2.9. Если в рабочих журналах (п. 10.2.2. настоящего СТО) обнаруживаются ошибки, то каждая ошибка должна быть перечеркнута и рядом должно быть написано правильное значение. Все подобные изменения должны быть подписаны или завизированы лицом, внесшим изменения. Если записи хранятся в электронном виде, то должны быть приняты меры, чтобы избежать потери или изменения первоначальных данных.
10.3. Порядок ознакомления сотрудников лаборатории с документацией
10.3.1. Нормативная документация, регламентирующая деятельность лаборатории храниться в открытом доступе в сети Интернет на сайте по адресу: http://dokipedia.ru, а также в ИС.
10.3.2. Все документы, содержание которых необходимо довести до сведения сотрудников лаборатории, включают в себя лист ознакомления, в котором сотрудник после ознакомления ставит свою подпись. При наличии доступа сотрудников лаборатории к ИС, ознакомление с документацией осуществляется посредством ИС, факт ознакомления может быть зафиксирован соответствующей визой сотрудника в электронном документе.
10.4. Порядок резервного копирования и восстановления документов
10.4.1. Резервному копированию могут подвергаться нормативные документы – ГОСТ по видам испытаний для обеспечения инженеров лаборатории необходимым количеством нормативных документов. При этом в Журнале регистрации учтенных экземпляров по форме СТО СМК Форма документа «Журнал регистрации учтенных экземпляров НД» записывается дата копирования конкретного документа и местоположение документа (например, рабочее место на конкретный вид испытания).
10.5. Порядок обеспечения актуальности версий используемых документов
10.5.1. Лаборатория использует нормативную документацию, размещенную в открытом доступе в сети Интернет на сайте по адресу: http://dokipedia.ru.
10.5.2. Лаборатория использует копии учетных экземпляров нормативных документов, находящихся в лаборатории.
10.6. Порядок обеспечения наличия необходимой документации в местах их применения сотрудниками лаборатории
10.6.1. В лаборатории организованы рабочие места на конкретный вид испытаний, которые оборудованы специальными лотками, в которых хранятся учтенные копии нормативных документов по видам испытаний. Документы находятся в доступном состоянии для инженеров. Ведущий инженер лаборатории отвечает за информационное и метрологическое обеспечение, несет ответственность за состояние, своевременную актуализацию и комплектность нормативных документов на рабочих местах.
10.7. Порядок пересмотра документов, внесения изменений в документы
10.7.1. Изменения к документам системы качества лаборатории могут быть внесены в соответствии с требованиями СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов: