документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Министерства (территориального органа);
акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
гарантийные письма;
доверенности;
характеристики служащих (работников);
представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения к наградам;
свидетельства, справки о прохождении государственной службы;
другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
230. В Министерстве (территориальном органе) могут изготавливаться печати и штампы с названием конкретных подразделений (подразделений территориального органа) без государственной символики.
Печатями с наименованиями подразделений (подразделений территориального органа) удостоверяются подписи их руководителей (руководителей подразделений территориального органа) или служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.
Штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений (начальника территориального органа).
Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в подразделениях (подразделениях территориального органа) проверяются Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства).
Бланки
231. Бланки изготавливаются на основании заявок подразделений (подразделений территориального органа), направляемых ежеквартально в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) до 20 числа последнего месяца текущего квартала. Сводная заявка направляется Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) в Департамент управления делами (финансово-хозяйственное подразделение территориального органа), который обеспечивает их изготовление в необходимом количестве, учетную нумерацию в нижней части оборотной стороны бланка и выдачу на основании разнарядки служащим подразделений (подразделений территориального органа), ответственным за ведение делопроизводства, под роспись в журнале учета и выдачи бланков (приложение N 29).
232. В подразделениях (подразделениях территориального органа) бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются служащим подразделения (подразделения территориального органа), под роспись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.
233. Ответственность за надежность хранения, законность использования бланков возлагается на руководителей подразделений (начальника территориального органа).
234. Порядок хранения бланков, правильность их использования в подразделениях (подразделениях территориального органа) проверяются Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства).
235. Изготовление бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
VIII. Централизованное тиражирование документов
236. Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Министерства (территориального органа), производится Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства).
237. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа на выполнение копировально-множительных работ (приложение N 30), подписанного руководителем (его заместителем) подразделения (подразделения территориального органа), а также заместителем директора Департамента организации и контроля, курирующим отдел документационного обеспечения (руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), или начальником отдела документационного обеспечения, которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.
Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители подразделений (подразделений территориального органа) - заказчиков.
238. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов.
Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от руководства Министерства (начальника территориального органа). Срочность определяется пометкой "срочно" на бланке-заказе заместителем директора Департамента организации и контроля, курирующим отдел документационного обеспечения (руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), или начальником отдела документационного обеспечения.
239. Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45-50 страниц формата А4).
240. Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются заказчиком.
Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.
Не подлежат тиражированию бланки Министерства (территориального органа).
Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.
241. Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.
Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.
Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в течение года.
СОГЛАСОВАНО
| Руководитель Федерального архивного агентства | А.Н. Артизов |
23 декабря 2011 г.
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству в
Министерстве юстиции
Российской Федерации
к Инструкции по делопроизводству в
Министерстве юстиции
Российской Федерации
Образец акта приема-передачи
документов и дел
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель______________________________
(подразделение, подразделение
территориального органа)
___________________ ______________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
"_____"_________________20____г.
АКТ
приема-передачи документов и дел
В соответствии с пунктом 12 Инструкции по делопроизводству в