В соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации.
2. Признать утратившими силу приказы Министерства юстиции Российской Федерации от 16 ноября 2007 г. N 220 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации" и от 16 июня 2009 г. N 188 "О внесении изменений в приказ Минюста России от 16.11.2007 N 220".
| Министр | А.В. Коновалов |
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (утв. приказом Минюста РФ от 30 декабря 2011 г. N 460)
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263), Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1313 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4108; 2005, N 44, ст. 4535, N 52, ст. 5690; 2006, N 12, ст. 1284, N 19, ст. 2070, N 23, ст. 2452, N 38, ст. 3975, N 39, ст. 4039; 2007, N 13, ст. 1530, N 20, ст. 2390; 2008, N 10, ст. 909, N 29, ст. 3473, N 43, ст. 4921; 2010, N 4, ст. 368, N 19, ст. 2300; 2011, N 21, ст. 2927, ст. 2930, N 29, ст. 4420) (далее - Положение о Министерстве), Регламентом Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации (далее - Министерство) от 27.01.2010 N 8 "Об утверждении Регламента Министерства юстиции Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством 28.01.2010, регистрационный N 16096) (далее - Регламент Министерства), Положением о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 21.05.2009 N 146 "Об утверждении Положения о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и перечня главных управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством 22.05.2009, регистрационный N 13985), с изменениями, внесенными приказами Министерства от 01.04.2010 N 76 (зарегистрирован Министерством 08.04.2010, регистрационный N 16826), от 15.04.2010 N 91 (зарегистрирован Министерством 21.04.2010, регистрационный N 16948), от 27.09.2010 N 237 (зарегистрирован Министерством 19.10.2010, регистрационный N 18756), от 24.01.2011 N 23 (зарегистрирован Министерством 17.02.2011, регистрационный N 19872), от 19.09.2011 N 314 (зарегистрирован Министерством 27.09.2011, регистрационный N 21904), Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 21.05.2009 N 147 "Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и перечня управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством 22.05.2009, регистрационный N 13984), с изменениями, внесенными приказами Министерства от 01.04.2010 N 76 (зарегистрирован Министерством 08.04.2010, регистрационный N 16826), от 15.04.2010 N 91 (зарегистрирован Министерством 21.04.2010, регистрационный N 16948), от 27.09.2010 N 237 (зарегистрирован Министерством 19.10.2010, регистрационный N 18756), от 24.01.2011 N 23 (зарегистрирован Министерством 17.02.2011, регистрационный N 19872), от 19.09.2011 N 314 (зарегистрирован Министерством 27.09.2011, регистрационный N 21904), и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Министерства от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
2. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства и его территориальных органов (далее - территориальный орган) документов, обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Министерства (территориального органа) (далее - служащие).
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
Организация делопроизводства в Министерстве (территориальном органе) осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭД).
4. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165), и приказом Министерства от 07.10.2010 N 250 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах" (зарегистрирован Министерством 01.11.2010, регистрационный N 18870).
5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
7. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307, N 27, ст. 3474).
8. Организацию делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства (далее - подразделения) и территориальных органах осуществляет Департамент организации и контроля в соответствии с положением о Департаменте организации и контроля, утвержденным приказом Министерства от 04.06.2009 N 170 "Об утверждении Положения о Департаменте организации и контроля".
9. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях (структурных подразделениях территориального органа (далее - подразделение территориального органа) осуществляется служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.
10. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в подразделениях (территориальном органе) возлагается на их руководителей (начальника территориального органа или лицо, исполняющее его обязанности (далее - начальник территориального органа).
Служащие несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
11. Передача служебных документов Министерства, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения Министра юстиции Российской Федерации, или лица, исполняющего его обязанности (далее - Министр), или заместителей Министра (далее - руководство Министерства).
Передача служебных документов территориального органа, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения начальника территориального органа.
12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе в другое подразделение (подразделение территориального органа) или в случае увольнения служащий обязан передать все находящиеся у него документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении (подразделении территориального органа), или другому служащему по указанию руководителя подразделения (начальника территориального органа). При увольнении служащего или его переводе в другое подразделение (подразделение территориального органа) передача документов и дел осуществляется по акту (приложение N 1).
13. Об утрате или неисправимом повреждении документа служащие незамедлительно письменно сообщают руководителю подразделения (начальнику территориального органа). На основании полученной информации в установленном порядке проводится служебная проверка.
II. Правила оформления документов
Бланки документов
14. Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) (далее - листы формата А4) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
15. В Министерстве используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки):
бланк приказа Министерства (приложение N 2);
бланк распоряжения Министерства (приложение N 3);
бланк письма Министерства (приложение N 4);
бланк письма Министра (приложение N 5);
угловой бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека - заместителя Министра юстиции Российской Федерации (приложение N 6);
продольный бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека - заместителя Министра юстиции Российской Федерации (приложение N 7);
общий бланк Министерства (приложение N 8);
продольный бланк Министерства (приложение N 9).
16. В территориальном органе используются следующие виды бланков:
бланк приказа территориального органа (приложение N 10);
бланк распоряжения территориального органа (приложение N 11);
бланк письма территориального органа (приложение N 12);
общий бланк территориального органа (приложение N 13).
17. Документы, издаваемые Министерством (территориальным органом) совместно с другими органами государственной власти, оформляются на листах формата А4.
Данные о наименованиях органов государственной власти включаются в наименования должностей лиц, подписавших документ.
18. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и другие), а также переписка между подразделениями (подразделениями территориального органа) оформляются на листах формата А4.
Оформление реквизитов документов
19. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
20. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;