| Например: |
| 1 октября 2011 г. |
Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.
31. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (территориальном органе) в СЭД.
Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).
Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, входящие и исходящие документы, внутренние документы, протоколы и другие виды документов).
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством Министерства, состоит из индекса подразделения, подготовившего проект документа, порядкового номера в пределах календарного года и первых букв имени и фамилии подписавшего лица.
| Например: |
| N 01/10568-АВ, где 01 - индекс подразделения; 10568 - порядковый номер в пределах календарного года; АВ - первые буквы имени и фамилии подписавшего лица. |
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством подразделения, состоит из индекса подразделения и порядкового номера в пределах календарного года. Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством территориального органа, состоит из кода территориального органа (приложение N 14), индекса подразделения территориального органа и порядкового номера в пределах календарного года.
| Например: |
| N 01-105, где 01 - индекс подразделения; 105 - порядковый номер в пределах календарного года.N 21/01-105, где 21 - код территориального органа; 01 - индекс подразделения территориального органа; 105 - порядковый номер в пределах календарного года |
Регистрационный номер внутреннего документа подразделения (подразделения территориального органа) состоит из индекса подразделения (подразделения территориального органа) и порядкового номера в пределах календарного года.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка "дсп".
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
32. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает: регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Она указывается в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа и отделяется от заголовка сплошной чертой, длина которой соответствует длине самой длинной строки заголовка.
33. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
В случае адресования документа организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.
| Например: | Министерство иностранных дел Российской Федерации Консульский департамент |
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.
| Например: |
| Руководителю Федеральной таможенной службы А.Ю. Бельянинову |
В случае адресования документа конкретному должностному лицу наименования организации, структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а фамилия и должность лица - в дательном.
| Например: |
| Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Начальнику аналитического отдела К.Г. Петрову |
При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.
| Например: |
| Министерство внутренних дел Российской Федерации Начальнику Департамента обеспечения правопорядка на транспорте генерал-майору полиции М.Т. Кравченко |
При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их указывают обобщенно.
| Например: |
| Начальникам территориальных органов Минюста России |
В документах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа. Все экземпляры документа должны быть подписаны.
Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов на каждом документе указывается один адрес и составляется указатель рассылки, который подписывается руководителем (его заместителем) подразделения и утверждается начальником отдела документационного обеспечения Департамента организации и контроля (далее - отдел документационного обеспечения) (приложение N 14). Указатель рассылки прилагается к копии отправляемого документа.
Порядок оформления и утверждения указателя рассылки в территориальном органе определяется его начальником.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов (организаций).
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556) (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).
Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы и постоянным корреспондентам.
При адресовании документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
| Например: |
| Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393 |
Если документ адресован физическому лицу, указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес.
| Например: |
| Сидорову А.Н. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, Москва, 301264 |
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Реквизит "Адресат" печатается ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 2 межстрочных интервала.
34. Наименование документа - заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа, - составляется ко всем документам, за исключением ответов на обращения граждан, телеграмм, телефонограмм, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок печатается центровано, полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не проставляется. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.
| Например: |
| О возложении исполнения обязанностей Министра юстиции Российской Федерации |
Заголовок к тексту письма печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой). Заголовок к тексту может занимать до 4-5 строк по 28-35 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
35. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.
Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервала от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта могут быть выражены именем существительным в именительном падеже
| Например: |
| Фамилия___________Имя_______________Отчество____________ |
или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились).
| Например: |
| Были ли за границей (где? когда)____________ |