Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования
| Например: |
| СОГЛАСОВАНОЗаместитель Министра финансов Российской Федерации________________А.В. Новак (подпись) Дата |
или слова СОГЛАСОВАНО и реквизитов документа, которым оформлено решение о согласовании.
| Например: |
| СОГЛАСОВАНОписьмо Минкультуры России от 26.07.2010 N 01-18/115 |
Гриф согласования оформляется на лицевой стороне документа под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
38. Согласование проекта документа с должностными лицами Министерства (территориального органа) оформляется визой на документе.
Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.
| Например: |
| Директор Департамента управления делами_____________А.Г. Баженов (подпись)Дата |
На организационно-распорядительных документах визы проставляются на оборотной стороне последнего листа, на проектах законодательных актов и на вторых экземплярах внутренних документов и служебных писем визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
| Например: |
| Замечания прилагаютсяНачальник юридического отдела________________А.С. Орлов (подпись)Дата |
Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Документы, представляемые на подпись Министру, документы с подписью заместителя Министра в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, председателям палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации, Председателю Совета Безопасности Российской Федерации, а также письма, подлежащие массовой рассылке (более четырех адресатов), подлежат проверке на соответствие требованиям Инструкции и визированию служащими Департамента организации и контроля (редакторами).
Представляемые на подпись руководству Министерства документы визируются исполнителем, заместителем руководителя и руководителем подразделения, в котором подготавливался проект документа. Документы, представляемые на подпись Министру, в обязательном порядке визируются заместителем Министра, курирующим подразделение, подготовившее проект документа. Если документы касаются установленной сферы деятельности других подразделений, то они подлежат визированию руководством этих подразделений. Позиция заинтересованного подразделения может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет этой позиции при подготовке документов возлагается на исполнителя.
Представляемые на подпись руководству территориального органа документы визируются исполнителем, заместителем руководителя и руководителем подразделения территориального органа. Документы, представляемые на подпись начальнику территориального органа, в обязательном порядке визируются заместителем начальника территориального органа, курирующим подразделение территориального органа, подготовившее проект документа.
39. Документы подписываются должностными лицами Министерства (территориального органа) в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Министерства.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за отсутствующее должностное лицо, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ (например, исправление знаков препинания).
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом Министерства (территориального органа) исполняющим обязанности, подпись оформляется следующим образом.
| Например: |
| И.о. директора Департаментаорганизации и контроля Подпись Б.В. Маслов |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
| Например: |
| Начальник УправленияМинюста России поРеспублике Саха (Якутия) Подпись А.Н. ИвановГлавный бухгалтер Подпись И.А. Корочкина |
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Аналогом собственноручной подписи, используемым в СЭД, является электронная подпись; подтверждением действий с электронными документами являются также данные авторизации пользователей.
40. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом).
| Например: |
| УТВЕРЖДАЮ Министр юстиции Российской Федерации ______________А.В. Коновалов (подпись) Дата |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне; при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.
При утверждении документа приказом гриф утверждения оформляется следующим образом.
| Например: |
| УТВЕРЖДЕНО приказом Минюста России от 15.04.2009 N 65 |
Грифом утверждения может придаваться юридическая сила следующим документам:
планы и программы проверок подразделений (подразделений территориальных органов), повестки дня заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, советов по направлениям деятельности, должностные регламенты служащих (утверждаются руководством Министерства, начальником территориального органа);
финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Министром, его заместителем, курирующим Департамент управления делами, начальником территориального органа);
архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению и другие документы (утверждаются председателем Центральной экспертной комиссии Министерства (далее - ЦЭК) (экспертной комиссии территориального органа (далее - ЭК);
планы работы подразделений (утверждаются заместителями Министра, курирующими соответствующие подразделения), планы работы подразделений территориального органа (утверждаются заместителями начальника территориального органа, курирующими соответствующие подразделения территориального органа);
положения об отделах подразделения (утверждаются руководителем подразделения), положения о подразделениях территориального органа (утверждаются начальником территориального органа);
распределение обязанностей между заместителями руководителя подразделения (заместителями начальника территориального органа) (утверждается руководителем подразделения (начальником территориального органа).
Гриф утверждения документа оформляется на бланках Министерства (территориального органа), кроме установленных форм финансовых, кадровых, архивных документов и документов с альбомным расположением текста.
Личная подпись должностного лица Министерства (территориального органа) в грифе утверждения (при необходимости) заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать).
41. Министерство (территориальный орган) имеет гербовую печать и иные печати и штампы установленного образца.
Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".
Гербовой печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, руководителей подразделений, начальника территориального органа, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Министерства (территориального органа) предоставлены соответствующие полномочия.
42. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "ВЕРНО", наименование должности лица, заверившего копию, дата заверения, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).