Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы таблицы имеют заголовки, которые могут быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф. Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы может печататься жирным шрифтом.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.
В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.
В приказах (распоряжениях) Министерства (территориального органа), а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегии текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
Тексты документов излагаются от:
первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем в Ваш адрес");
первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В документах, регулирующих деятельность Министерства (территориального органа), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа.
| Например: |
| комиссия установила, территориальные органы осуществляют следующие полномочия |
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.
| Например: |
Уважаемый Иван Петрович! |
В письмах с подписью руководства Министерства следует обращаться от имени Министерства, а в письмах с подписью руководства подразделения (руководства территориального органа) - от имени подразделения (территориального органа).
Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.
Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1 межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.
| Например: |
| С уважением,... |
36. Отметка о наличии приложений к документу печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста 1-2 межстрочными интервалами. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.
| Например: |
| Приложение: на 5 л. в 2 экз. |
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
| Например: |
| Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, количества листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.
| Например: |
| Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес. |
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук.
| Например: |
| Приложение: диск CD-R - 1 шт. |
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
| Например: |
| Приложение: справка о..., для служебного пользования, от 12.05.2010N 1дсп экз. N 1 на 2 л. |
В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку "Для служебного пользования".
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
| Например: |
| Приложение: согласно описи на 5 л. |
Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом.
| Например: |
| Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 112-6/72 и приложениек нему, всего на 3 л. |
При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.
| Например: |
| Приложение: копия приказа Минюста России от 23.12.2009 N 45 на 2 л в 1 экз. |
На приложениях к документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются.
| Например: |
| ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 |
Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида документа, его дата и номер.
| Например: |
| ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу Минюста России от 15.03.2009 N 35 |
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другие документы), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа.
| Например: |
| УТВЕРЖДЕН приказом Минюста России от 15.03.2009 N 35 |
Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.
37. Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.