6.1. Порядок работы с входящими актами выполненных работ (оказанных услуг) счетами на оплату, счетами-фактурами и прочими ПУД, создаваемыми не в рамках единой ИС.
6.1.1. Входящие Акты сдачи-приемки услуг (работ), счета на оплату, счета-фактуры, товарные накладные и прочие ПУД, за исключением документов о страховании имущества (ответственности) принимаются в ДОУ порядке, предусмотренном СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
6.1.2. Документы о страховании имущества (ответственности) получаются Менеджерами по продажам услуг нарочно и передаются в ДОУ в соответствии с пп. 2.2.2. СТД СМК 031-2012 Агентский договор на предоставление третьим лицам (заказчикам) услуг автотранспорта, грузоподъемных механизмов, строительных машин и механизмов.
6.1.3. В случае получения ПУД Менеджерами по продажам услуг нарочно, они обязаны в соответствии с пп. 2.2.2. СТД СМК 031-2012 Агентский договор на предоставление третьим лицам (заказчикам) услуг автотранспорта, грузоподъемных механизмов, строительных машин и механизмов передать полученные документы в ДОУ в течении 1 (одного) рабочего дня.
6.1.4. Входящие ПУД подлежат подписанию Управляющим и визированию лицом, ответственным за проверку ПУД на предмет полноты выполнения работ (оказания услуг) (механик, инженер по ремонту, начальник автоколонны, менеджер по закупу в зависимости от штатного расписания организации). Срок подписания и визирования входящего ПУД – 3 (три) рабочих дня с момента получения уведомления в ИС о необходимости принятия участия в согласовании. Согласовывающих лиц определяет Управляющий и самостоятельно направляет им ПУД на рассмотрение.
6.1.5. После согласования, данный ПУД подготавливается на подпись сотрудником ДОУ в порядке, предусмотренном п. 7.8.3. СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
6.1.6. Подписание документов и передача их контрагенту, без заведения в единую ИС, запрещены.
6.2. Порядок работы с исходящими актами выполненных работ (оказанных услуг) счетами на оплату, счетами-фактурами и прочими ПУД, создаваемыми не в рамках единой ИС.
6.2.1. Исходящий ПУД создается Статистиком в учетной системе 1С: Бухгалтерия (далее – 1С) на основе договора и Спецификации в соответствии с СТО СМК Методологическая инструкция Техническая поддержка и сопровождение автоматизированного процесса по созданию ПУД на основе ПО ПУД)
6.2.2. Статистик выгружает созданный документ из 1С в программу для персональной ЭВМ (база ПУД) при создании документа в базе ПУД ему автоматически присваивается статус "Не на согласовании", после чего Статистик направляет документ на согласование следующим лицам:
6.2.2.1. В цикл согласования карточки ПУД для Актов сдачи-приемки услуг (работ) входит Управляющий организацией, выполнившей работы (оказавшей услуги). При этом исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования 2 (два) рабочих дня.
6.2.3. После положительного согласования, ПУД автоматически поступает в ДОУ, документу автоматически присваивается статус - Утвержденный документ. Если Управляющий отклонил документ ему присваивается статус - Отклоненный документ.
6.2.4. После того, как сотрудники Управления ДОУ распечатают ПУД, он подлежит передаче контрагентам в следующем порядке:
6.2.4.1. Посредством направления документов почтой. Управляющий делает заявку в ДОУ на направление документов по почте в течении 3 (трех) рабочих дней с момента подписания управляющим ПУД в ДОУ. Отправка ПУД контрагенту осуществляться с сопроводительным письмом в порядке, предусмотренном п. 7.8.3. СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
6.2.4.2 Посредством передачи ПУД нарочно Менеджерами по продажам услуг в соответствии с пп. 2.2.2. СТД СМК 031-2012 Агентский договор на предоставление третьим лицам (заказчикам) услуг автотранспорта, грузоподъемных механизмов, строительных машин и механизмов.
6.2.5. После подписания ПУД контрагентом, и поступления ПУД в ДОУ, сотрудник ДОУ направляет ПУД в бухгалтерию для проведения в порядке, предусмотренном п. 7.8.3. СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
6.3. Порядок работы с входящими актами выполненных работ (оказанных услуг) счетами на оплату, счетами-фактурами и прочими ПУД, создаваемыми в рамках единой ИС.
6.3.1. После получения входящего ПУД, Управляющий обязан направить для проверки ПУД лицом, ответственным за проверку ПУД на предмет полноты выполнения работ (оказания услуг) (в Эксплуатирующих организациях – механик (инженер по ремонту), начальник автоколонны, в Диспетчерской и Сервисной службах - менеджер по снабжению (в зависимости от штатного расписания организации)), на предмет соответствия формальным признакам Статистику. Срок проведения проверки – 2 (два) рабочих дня (включая день направления).
6.3.2 Проверка включает в себя:
6.3.2.1. Соответствие стоимости работ (услуг) фактически выполненным работам (оказанным услугам);
6.3.2.2. Правильность составления актов (наличие договора, спецификации).
6.3.3. Лица, ответственные за проверку ПУД на предмет полноты выполнения работ (оказания услуг) (в Эксплуатирующих организациях – механик (инженер по ремонту), начальник автоколонны, в Диспетчерской и Сервисной службах - менеджер по снабжению (в зависимости от штатного расписания организации)) согласовывают/отказывают в согласовании ПУД, с указанием причины такого отказа.
6.3.4. В случае согласования, вышеуказанное ответственное лицо направляет данный ПУД Управляющему.
6.3.5. В случае отказа в согласовании, вышеуказанное ответственное лицо указывает причину такого отказа и направляет Управляющему.
6.3.6. Статистик с момента получения ПУД проводит проверку и согласовывает/отказывает в согласовании с указанием причин такого отказа ПУД, и направляет его на подпись Управляющему.
6.3.7. В случае получения положительных виз лиц, Управляющий обязан в течение 2 (двух) рабочих дней согласовать/отказать в согласовании с указанием причин такого отказа. В случае согласования подписать документ ЭЦП одновременно с согласованием. В случае наличия возможности в ИС (включенный режим «автоматизации»), проведение в учете программы 1С происходит автоматически после подписания ЭЦП ПУД обеими сторонами. В случае отсутствия такой возможности, процесс отражения в учете происходит в порядке, предусмотренном п. 7.8.3. СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
6.3.8. В случае отказа в согласовании ПУД, лицо, отказавшее в согласовании направляет ПУД на доработку автору.
6.4. Порядок работы с исходящими актами выполненных работ (оказанных услуг) счетами на оплату, счетами - фактурами и прочими ПУД, создаваемыми в рамках единой ИС.
6.4.1. Акты сдачи-приемки услуг (работ), создаваемый в рамках единой ИС генерируется Статистиком в 1С на основе договора и спецификации. В случае отсутствия договора и спецификации, Статистик обращается к Менеджеру по продаже услуг Эксплуатирующей организации с требованием создать Договор (спецификацию) в ИС Lotus Notes.
6.4.1.2. Перед тем как выставить акт, Статистик проверяет наличие и верность подписей Заказчиков в ПУД (Товарно-транспортные накладные, справки ЭСМ-7 и т.д.) на предмет их подписания лицами, имеющими полномочия на данные действия.
6.4.2. Статистик выгружает созданный документ из 1С в ИС Lotus Notes (база ПУД), в поле документа Статистик комментарием добавляет сканированный Реестр оказанных услуг с приложением Первичных документов - оснований (Товарно-транспортные накладные, справки ЭСМ-7 и т.д.). В случае отсутствия технической возможности направить на подписание Первичные документы - основания (Товарно-транспортные накладные, справки ЭСМ-7 и т.д.), Статистик создает ссылку на карточку, в которую прикладывает сканированный Реестр с приложенными к нему документами - основаниями (ТТН, ЭСМ-7, Заказы-наряд и пр.), после чего направляет документ на согласование следующим лицам:
6.4.2.1. В цикл согласования карточки ПУД для актов приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг) входят: Управляющий проектом Заказчика работ (услуг); Менеджер из команды управления проектом Заказчика работ (услуг), лицо, подписавшее договор на выполнение работ (оказание услуг) от имени Заказчика, Управляющий организацией – Исполнителем. При исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования три полных (в последний день до 12:00) рабочих дня.
6.4.3. После утверждения (согласования лицами, указанными в п. 6.4.2.1) ПУД, лица, указанные в документе, как подписывающие стороны должны в течение 2 (двух) рабочих дней подписать ПУД ЭЦП. Подписанию, со стороны Заказчика, подлежит не только Акт сдачи-приемки услуг (работ), но и сканированный Реестр оказанных услуг, а также приложенные к нему Первичные документы - основания (Товарно-транспортные накладные, справки ЭСМ-7 и т.д.). В случае наличия возможности в ИС (включенный режим «автоматизации»), проведение в учете программы 1С происходит автоматически после подписания ЭЦП ПУД обеими сторонами. В случае отсутствия такой возможности, процесс отражения в учете происходит в порядке, предусмотренном п. 7.8.3. СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
6.4.4. Печать такого ПУД не требуется
6.5. Методы контроля.
6.5.1. Статистик раз в две недели – 10 и 25 числа текущего месяца выставляет акты выполненных работ (оказанных услуг) и направляет их на согласование и подписание.
6.5.2. Через 3 (три) рабочих дня после выставления актов, Статистик впервые начинает проверять согласованы и подписаны ли вышеуказанные ПУД.
6.5.3. Статистик ежедневно формирует Отчет по несогласованным/неподписанным выставленным актам (Приложение А к настоящему стандарту).
6.5.4. При проверке Актов, Статистик выясняет причины несогласования/неподписания документов, для этого он:
6.5.4.1. Связывается с просрочившим согласование/подписание ПУД лицом, выясняет причины, принимает меры для устранения замечаний и препятствий для согласования/подписания;
6.5.4.2. Обращается к Управляющему в целях получения содействия для подписания вышеуказанных ПУД в том числе в соответствии с пунктом 6.2. СТО СМК 69.20.40 Порядок взыскания дебиторской задолженности с потребителей услуг эксплуатирующих организаций.
6.5.5. Статистик раз в две недели - 10 и 25 числа текущего месяца подготавливает Отчет по неподписанным/невыставленным актам (по форме приложения Приложение В к СТО СМК 69.20.40 Порядок взыскания дебиторской задолженности с потребителей услуг эксплуатирующих организаций), направляет вышеуказанный отчет Управляющему.
7. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ И РАССЫЛКА
7.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандартов по представлению Управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов.
7.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в ИС в БД «Стандарты».
7.3. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством ИС участникам системы стандартизации.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение А
(обязательное)
Форма Отчета по несогласованным/неподписанным выставленным актам