СТО СМК 70.22.12 Порядок контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации
| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: от ""31" августа 2014 г.С изменениями № 1 от "24" сентября 2014 г. |
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Настоящий Стандарт (далее – СТО) определяет порядок контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации.
1.2. Требования настоящего СТО обязательны для применения организациями, предоставляющими услуги грузоподъёмных механизмов, строительных машин и механизмов, и автотранспорта (далее – Эксплуатирующие организации), и оказывающих услуги по диспетчерскому и сервисному обслуживанию Эксплуатирующих организаций.
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов;
- СТО СМК 70.22.11 Стандартизация терминов и определений;
- СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
- СТО СМК 82.20.10 Порядок оказания услуг по диспетчерскому обслуживанию;
- СТО СМК 45.20.21 Порядок осуществления ремонтов, технического обслуживания строительной техники, автотранспорта и механизмов.
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. ПОНЯТИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
3.1. Понятия, используемые в настоящем СТО:
3.1.1. диспетчерская служба: Организация, оказывающая услуги по диспетчерскому обслуживанию Эксплуатирующих организаций в соответствии с СТО СМК 82.20.10 Порядок оказания услуг по диспетчерскому обслуживанию;
3.1.2. единая информационная система: Система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.), к которой имеет доступ ограниченное количество физических и юридических лиц;
3.1.3. менеджер по продажам услуг: Лицо, заключившее с Эксплуатирующей организацией договор на оказание услуг на осуществление комплекса действий по реализации услуг Эксплуатирующей организации: по поиску покупателей и дальнейшей реализации услуг Эксплуатирующей организации либо сотрудник Эксплуатирующей организации, в должностные обязанности которого входят вышеуказанные действия;
3.1.4. ремонтная служба: Организация, оказывающая услуги по ремонту, техническому обслуживанию Эксплуатирующих организаций в соответствии с СТО СМК 45.20.21 Порядок осуществления ремонтов, технического обслуживания строительной техники, автотранспорта и механизмов.
3.1.5. согласование: Проверка возможности выполнения требований, установленных документом, всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами.
3.1.6. статистик: Сотрудник Эксплуатирующей организации, в должностные обязанности которого входит генерация, выставление и согласование первичных учетных документов организации
3.1.7. управление документационного обеспечения управления: структурное подразделение аккредитованной Высшим органом управления Общества консалтинговой организации, оказывающей услуги в сфере обработки документации (функции по приему, обработке, отправке документации);
3.1.8. управляющий: Лицо, осуществляющее исполнение функций Единоличного исполнительного органа в Организации;
3.1.9. эксплуатирующая организация: Документ, устанавливающий технические требования, которым должна удовлетворять продукция, услуга или процесс, а также процедуры, с помощью которых можно установить, соблюдены ли данные требования.
3.1.10. электронная цифровая подпись: Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
3.1.11. электронный документ: Документ, созданный с помощью системы электронного документооборота, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
3.2. Сокращения:
ДОУ – документационное обеспечение управления;
ИС – информационная система;
ПУД – первичный учетный документ;
СТО – стандарт организации;
СМК – система менеджмента качества;
ЭВМ – электронная вычислительная машина;
ЭЦП – электронная цифровая подпись;
1С – ученая система 1С: Бухгалтерия.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Ответственность за соблюдение и контроль требований, установленных данным СТО, несет Управляющий согласно п.1.2. в рамках своих полномочий согласно положениям данного СТО.
4.2. Ответственными лицами в Эксплуатирующих организациях, Диспетчерской и Ремонтных службах является Управляющий, Менеджер по продажам услуг и Статистик.
4.3. Основной задачей Ответственных лиц в рамках настоящего регламента является организация контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации.
4.4. Статистик контролирует процесс согласования и подписания согласованной финансово-бухгалтерской документации.
5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Целью настоящего СТО является стандартизация процесса порядка контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации.
5.2 Настоящий СТО регламентирует действия ответственных лиц в следующих случаях:
5.2.1. Работа с входящими актами выполненных работ (оказанных услуг) счетами на оплату, счетами-фактурами и прочими Первичными учетными документами, создаваемыми не в рамках единой ИС (по п.6.1. настоящего СТО);
5.1.2. Работа с исходящими актами выполненных работ (оказанных услуг) счетами на оплату, счетами-фактурами и прочими Первичными учетными документами, создаваемыми не в рамках единой ИС (по п.6.2. настоящего СТО);
5.1.3. Работа с входящими актами выполненных работ (оказанных услуг) счетами на оплату, счетами-фактурами и прочими Первичными учетными документами, создаваемыми в рамках единой ИС (по п.6.3. настоящего СТО);
5.1.4. Работа с исходящими актами выполненных работ (оказанных услуг) счетами на оплату, счетами - фактурами и прочими Первичными учетными документами, создаваемыми в рамках единой ИС (по п.6.4. настоящего СТО);
5.3. Настоящий Стандарт устанавливает методы контроля со стороны ответственных лиц за своевременным согласование/подписанием ПУД (по п.6.5. настоящего СТО);