СТО СМК МИ «Регистрация в ИС неотфактурованной поставки материалов»

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___» __________2014г

г. Челябинск

2014 г.

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящая методологическая инструкция устанавливает:

1.1.1. Требования к процессу регистрации и формирования ПУД в ИС по ФХЖ – неотфактурованная поставка материалов в учете организации – Заказчика;

1.1.2. Требования к процессу предоставления ПУД, подтверждающие ФХЖ – закрытие неотфактурованной поставки материалов;

1.2. Требования данной методологической инструкции распространяются и обязательны для исполнения заказчиками услуг консалтинговой организации;

2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.1. Специалист организации – Заказчика в течении 1-го рабочего дня с момента свершения ФХЖ – неотфактурованная поставка материалов, регистрирует в программе 1С: Бухгалтерия предприятия документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Покупка, комиссия без расчетных документов» по ценам, утвержденным в спецификации к действующему договору поставки;

3.2. Специалист организации – Заказчика:

3.2.1. Еженедельно (на 2-ой рабочий день недели) контролирует предоставление ПУД от организации – Поставщика: товарная накладная и счет –фактура (если организация – Поставщик применяет ОСНО) для предоставления в консалтинговую организацию в срок согласно СТО СМК «Закрытие периода». ПУД передает в ДОУ по реестру в течении 1-го рабочего дня, руководствуясь СТО СМК 82.19.13 «Управление документацией. Общие положения»;

3.2.2. Ежеквартально за 7 рабочих дней до 1-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (кварталом) в ИС формирует отбор ПУД по типу «Приходный ордер» по которым не предоставлен ПУД, подтверждающий закрытие неотфактурованной поставки, выполняет действия согласно п. 4.2.6. данной МИ;

3.3. Если в учете организации – Заказчика не закрыта неотфактурованная поставка материалов в течении отчетного периода (квартала), то на 4-ый рабочий день месяца, следующим за отчетным периодом согласно СТО СМК «Закрытие периода» данное нарушение автоматически включается в систему предупреждений нарушений контракта ЕИО согласно СТО СМК Система предупреждения нарушений контракта ЕИО;

4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

4.1. Регистрация ФХЖ – неотфактурованная поставка материалов:

4.1.1. Специалист организации - Заказчика в течении 1-го рабочего дня с момента свершения ФХЖ –неотфактурованная поставка материалов, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия создает документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Покупка, комиссия без расчетных документов» на основании документа «Спецификация к договору» (рис. №1);

699 × 325 пикс.     Открыть в новом окне

4.1.2. Автоматически заполняется реквизитная и табличная часть документа, специалист организации – Заказчика (рис. №2):

4.1.2.1. Заполняет реквизит «Склад»;

4.1.2.2. Корректирует количество в реквизите «Мест» при необходимости;

4.1.2.3. Проверяет правильность пересчета реквизита «Количество» по коэффициенту пересчета;

4.1.2.4. Переходит во вкладку «Выгрузка в Lotus» - в табличной части заполняет Ф.И.О. ответственного за подписание документа (рис. №3);

699 × 94 пикс.     Открыть в новом окне

4.1.2.5. По кнопке «Записать и провести» регистрирует документ, переходит во вкладку «Выгрузка в lotus», по кнопке «Выгрузить в Лотус» выгружает в ИС печатную форму документа «Приходный ордер» на подписание (рис. №4);

698 × 286 пикс.     Открыть в новом окне

4.1.2.6. В документе по связанному значку «Лотус» (рис. №5) переходит в ИС в карточку выгруженного ПУД «Приходный ордер», подписывает документ ЭЦП;

4.1.2.7. В карточку документа прикладывает сканированные файлы ПУД, подтверждающие фактическое поступление материалов;

4.1.2.8. ПУД, подтверждающие фактическое поступление материалов передает в ДОУ по реестру в течении 1-го рабочего дня с момента регистрации документа в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, руководствуясь СТО СМК 82.19.13 «Управление документацией. Общие положения»;

4.2. Контроль за предоставлением ПУД, подтверждающих закрытие неотфактурованной поставки материалов

4.2.1. Специалист организации – Заказчика:

4.2.1.1. В ИС в карточке выгруженного ПУД во вкладке «Исполнение документа – Контроль» устанавливает (рис. №6):

4.2.1.1.1. Ф.И.О. контролера – ответственного специалиста организации – Заказчика за предоставление ПУД от организации - Поставщика;

4.2.1.1.2. Дату контроля согласно п 3.2.1. данной МИ;

4.2.1.1.3. Во вкладке «Исполнение документа – Исполнение» регистрирует визу специалисту организации – Заказчика за предоставление ПУД «Предоставить ПУД в срок «дата» для закрытия неотфактурованной поставки, зарегистрированной в программе 1С: Бухгалтерия предприятия;

4.2.1.1.4. Направляет карточку ПУД специалисту организации – Заказчика за предоставление ПУД;

4.2.2. Специалист организации – Заказчика за предоставление ПУД:

4.2.2.1. В ИС получает карточку ПУД с визой специалиста организации – Заказчика, запрашивает ПУД – товарная накладная и счет-фактура (если организация- поставщик применяет ОСНО) у организации – Поставщика материалов, еженедельно контролирует предоставление ПУД, для предоставления в консалтинговую организацию в срок согласно СТО СМК «Закрытие периода»;