367. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
368. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
369. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
370. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом ФСИН России;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".
371. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
372. Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
373. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
374. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления делами ФСИН России и утверждается руководителем структурного подразделения.
375. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив ФСИН России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
7.5. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения
376. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в ФСИН России при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив ФСИН России.
377. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФСИН России создается постоянно действующая ЦЭК ФСИН России. Положение о ЦЭК ФСИН России утверждается приказом ФСИН России.
378. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК ФСИН России под методическим руководством архива ФСИН России.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
379. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ФСИН России; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
380. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ФСИН России.
381. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному со ставу (приложение N 25), а также акты о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий), не подлежащих хранению (приложения N 26, 27, 28).
382. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела ФСИН России подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
7.6. Подготовка и порядок передачи документов и дел на архивное хранение
383. Документы, образующиеся в процессе деятельности ФСИН России, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в ФСИН России на временном и депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
384. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации осуществляет архив ФСИН России.
385. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
386. Дела передаются в архив ФСИН России с соблюдением следующих условий:
в архив ФСИН России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;
передача документов в архив ФСИН России производится по утвержденным описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 23).
387. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив ФСИН России не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
388. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив ФСИН России не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
389. Передача дел в архив ФСИН России осуществляется по графику, составленному архивом ФСИН России, согласованному с начальником управления делами ФСИН России и утвержденному распоряжением ФСИН России.
390. Прием дел производится работником архива ФСИН России в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ФСИН России и работника, передавшего дела).
Поступившие из структурных подразделений в архив ФСИН России электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
391. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив ФСИН России работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив ФСИН России (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив ФСИН России несет структурное подразделение, передающее документы).
392. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ФСИН России независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.