393. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности с соблюдением следующих требований: порядка отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядка составления акта о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.
Электронные документы подлежат уничтожению после истечения срока, установленного для их хранения, на основании акта, утвержденного директором ФСИН России.
394. Документы уничтожаются на основании решения ЦЭК ФСИН России по актам о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий) (приложения N 26, 27, 28).
Перед включением в акт каждого документа необходимо сверить с учетами его наименование, регистрационный номер, количество экземпляров и листов.
395. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).
396. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела структурными подразделениями.
397. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ФСИН России одновременно).
398. Согласованные ЦЭК ФСИН России акты о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий) утверждаются заместителями директора ФСИН России по направлениям деятельности только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения.
Вносить какие-либо исправления в акты о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий) не разрешается. В исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.
Гриф секретности актов определяется в зависимости от степени секретности в них сведений.
399. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями.
Если документы для уничтожения вывозятся за пределы здания ФСИН России, то они должны быть уничтожены в этот же день.
Документы уничтожаются путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок.
После уничтожения документов члены комиссии подтверждают факт их уничтожения своими подписями в акте о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий), а в журналах, карточках учета делаются отметки об уничтожении документов с указанием номера акта и даты его регистрации.
Акты комплектуются в дела в зависимости от сроков их хранения.
VIII. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов и бланков документов
8.1. Печати и штампы
400. ФСИН России в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации применяет в своей деятельности печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
401. Изготовление печатей ФСИН России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) осуществляется централизованно на основании заявки управления делами ФСИН России федеральным казенным учреждением "Центр государственного имущества и жилищно-бытового обеспечения Федеральной службы исполнения наказаний" (далее - ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России) полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.
402. Гербовые печати применяются в ФСИН России для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
403. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает директор ФСИН России.
404. Гербовая металлическая рельефная печать для служебных удостоверений и специальных пропусков закрепляется за начальником или заместителем начальника управления кадров ФСИН России, или работником управления кадров ФСИН России, которому по функциональным обязанностям вменены оформление и выдача служебных удостоверений.
405. Передача гербовых печатей другим должностным лицам осуществляется на основании приказа ФСИН России, вынос их за пределы административного здания, в котором размещается ФСИН России, без письменного разрешения директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) не допускается.
406. В ФСИН России гербовой печатью заверяются подписи директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) и его заместителей на нижеприведенных служебных документах:
всех видах договоров, заключаемых ФСИН России с другими учреждениями, органами и организациями, в пределах ее компетенции в целях осуществления задач и функций ФСИН России;
финансовых документах и отчетах, представляемых в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
документах по кассовым и кредитным операциям, расчетных чеках, приходных ордерах, платежных поручениях, справках по заработной плате;
документах по материально-техническому обеспечению и снабжению учреждений и органов УИС;
актах о выполненных работах и предоставленных услугах;
актах экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
гарантийных письмах;
доверенностях;
трудовых книжках;
характеристиках работников;
представлениях к государственным и ведомственным наградам, присвоению специальных званий (классных чинов) и почетных званий, почетных грамотах, благодарностях, удостоверениях к наградам;
свидетельствах, справках о прохождении государственной службы, архивных и льготных;
других документах и их копиях, требующих специального удостоверения их подлинности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора ФСИН России, изготовленный по его поручению, хранится и используется начальником управления делами ФСИН России.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора ФСИН России используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для заверения приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.
В ФСИН России могут изготавливаться мастичные печати и штампы с наименованием конкретных структурных подразделений без государственной символики.
407. Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или работников, удостоверяющих копии документов, на копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.
408. Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
409. Мастичные печати (без государственной символики) изготавливаются в зависимости от целевого назначения, например: "Для пакетов", "Для справок", а также номерные "Для пакетов N 1", "Для справок N 1" и другие. Их оттиски ставятся на справках, экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись директора ФСИН России, внутренних документов (когда в этом есть необходимость), при опечатывании пакетов, бандеролей и т.п.
410. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными подразделениями-инициаторами и передаются в ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России.
411. Изготовленные печати (штампы) с проставлением их оттисков учитываются в журнале учета печатей и штампов (приложение N 25) и выдаются под роспись работникам, ответственным за их хранение и использование. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
412. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).
413. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также правильность их использования несут руководители структурных подразделений и работники, за которыми закреплены соответствующие функции.
414. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.
8.2. Бланки
415. Бланки ФСИН России с изображением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России на основании заявки управления делами ФСИН России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".