В случае обращения заявителей в Комитет в письменном виде почтой или в письменном виде электронной почтой в обращении указываются: наименование структурного подразделения Комитета либо фамилия, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица Комитета, а также фамилия, имя, отчество обратившегося лица, почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ на обращение, суть обращения, подпись заявителя и дата.
Основными требованиями к информированию заявителей являются: достоверность предоставляемой информации, четкость в изложении информации, полнота информирования, наглядность форм предоставляемой информации, удобство и доступность получения информации, оперативность предоставления информации.
Информирование заявителей организуется в виде индивидуального информирования. Индивидуальное информирование проводится в устной или письменной форме.
2.4. Консультирование заявителей осуществляется по следующим вопросам:
адрес и график (режим) работы Комитета, контактная информация Комитета;
место размещения на сайте Комитета справочных материалов по вопросам исполнения государственной функции;
разъяснение по вопросам применения нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции;
порядок и сроки исполнения государственной функции;
перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;
основания для отказа заявителю в исполнении государственной функции;
разъяснение прав и обязанностей должностных лиц Комитета, исполняющих государственную функцию;
разъяснение прав и обязанностей заявителей и их представителей;
порядок обжалования действий (бездействия) и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции;
результаты исполнения государственной функции, за исключением сведений конфиденциального характера;
нормативно-правовой статус обеспечения учета детей, обучающихся в образовательных учреждениях, в автоматизированную информационную систему учета "Параграф-Движение";
перечень учреждений, участвующих в исполнении государственной функции.
2.5. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные, письменные или электронные обращения заявителей, требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц при исполнении государственной функции.
2.5.1. При ответах на телефонные звонки и устные обращения, должностные лица, осуществляющие исполнение государственной функции (далее - должностные лица), проводят консультирование обратившихся граждан и организаций по вопросам, входящим в их компетенцию.
2.5.2. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан и организации по вопросам исполнения государственной функции.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании организации, отдела, в который позвонил гражданин, фамилии, имени и отчестве специалиста, принявшего телефонный звонок.
Во время разговора должностные лица четко произносят слова, избегают параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывают разговор по причине поступления звонка на другой аппарат; консультация проводится без больших перерывов, излишних эмоций и слов.
Должностное лицо, осуществляющее консультирование, принимает все необходимые меры для ответа, в том числе и с привлечением других должностных лиц.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. Время ожидания заинтересованного лица не должно превышать 10 минут.
В конце консультации должностное лицо кратко подводит итог и перечисляет действия, которые следует предпринять заявителю.
2.5.3. Если обращение за информацией или консультацией осуществляется в письменной форме, то ответ дается в течение 30 дней со дня регистрации обращения в Комитете. Ответ на письменное обращение дается в простой, четкой, понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица, оформившего ответ.
2.5.4. В случае поступления обращения в электронной форме, если существо ответа не требует подписи руководителя, то в течение трех дней после определения председателем Комитета или его заместителями исполнителя, заявителю дается разъяснение или ответ в электронной форме. Если ответ заявителю требует подписи руководителя, то ответ готовится в установленные законодательством сроки.
2.5.5. На официальном Интернет-сайте Комитета размещаются информационные материалы:
- текст Регламента;
- график (режим) работы Комитета;
- порядок рассмотрения обращений и получений консультаций;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц Комитета.
- порядок и сроки исполнения государственной функции;
- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;
- основания для отказа заявителю в исполнении государственной функции.
2.5.6. На информационных стендах, устанавливаемых в местах исполнения государственной функции, размещается следующая информация:
адрес и график (режим) работы Комитета, контактная информация Комитета;
место размещения на сайте Комитета справочных материалов по вопросам исполнения государственной функции;
разъяснение по вопросам применения нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции;
порядок и сроки исполнения государственной функции;
перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;
основания для отказа заявителю в исполнении государственной функции;
порядок обжалования действий (бездействия) и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции.
2.6. Учет детей осуществляется на основе действующего порядка ведения делопроизводства в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга с использованием АИСУ "Параграф-Движение". При формировании базы данных по учету детей используется АИСУ "Параграф-Движение" (далее - БД "Параграф-Движение") и совместимые с ней автоматизированные информационные системы учета.
АИСУ "Параграф-Движение" является обязательным для применения в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга для учета детей при организации взаимодействия между разными уровнями АИСУ "Параграф-Движение".
Использование сведений, содержащихся в БД "Параграф-Движение", в целях и порядке, не предусмотренных настоящим Регламентом, не допускается.
Формирование БД "Параграф-Движение" осуществляется на основе единых классификаторов, кодификаторов и справочников АИСУ "Параграф-Движение" и обеспечивается соответствующими программно-технологическими комплексами, входящими в АИСУ "Параграф".
Защита информации, содержащейся в БД "Параграф-Движение" и обрабатываемой в АИСУ "Параграф-Движение", обеспечивается в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области защиты информации и защиты персональных данных, соответствующими требованиями правовых документов Федеральной службы по техническому и экспортному контролю в области защиты информации.
2.7. Сроки исполнения государственной функции:
исполнение государственной функции осуществляется ежегодно в период с 1 января по 31 декабря текущего года;
срок исполнения административной процедуры "обеспечивает представление подведомственными Комитету образовательными учреждениями сведений о детях, обучающихся в указанных образовательных учреждениях, в базу данных по учету детей "Параграф-Движение" - район" по месту их нахождения" в течение 5 дней.