Взаимосвязь понятий "документ" и "электронный документ" с аналогичными понятиями, установленными в других стандартах
А.1 Определения, установленные в других стандартах
Введенные в настоящем стандарте понятия "документ" и "электронный документ" определены в ряде других нормативных документов по стандартизации, в том числе:
документ, документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [ГОСТ Р 51141-98] |
документ: Информация и соответствующий носитель. [ГОСТ Р ИСО 9000] |
документ: Уникально обозначенный блок информации для использования человеком, такой как отчет, спецификация, руководство или книга. [ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294] |
документ: Структурированная информация, прямо или косвенно предназначенная для восприятия человеком, которая может передаваться, храниться, разыскиваться и обрабатываться с помощью учрежденческих приложений. [ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031-1] |
Примечание - Это определение используется и в ГОСТ Р ИСО/МЭК 10166, ГОСТ Р ИСО/МЭК 10740.
документ (элемент документации): Целевая информация, предназначенная для конкретной аудитории, размещенная на конкретном носителе (например, в книге, на диске, в краткой справочной карте) в заданном формате. [ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910] |
документ: Структурированный объем информации, предназначенный для визуального восприятия, которым можно обмениваться как единым целым между пользователями и/или системами. [ИСО/МЭК 8613-1] [6] |
документ: Совокупность информации, которая обрабатывается как единое целое. Документы классифицируются в соответствии с конкретными типами документов. [ИСО 8879] [7] |
Примечание - В настоящем стандарте этот термин почти всегда означает (без потери точности) документ SGML.
электронный документ: Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. [ГОСТ 7.83] |
документ электронный (ДЭ): Информационный объект, состоящий из двух частей: - реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись; - содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. [Р 50.1.031] [8] |
При необходимости ДЭ может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге.
А.2 Концептуальная модель, принятая в ИСО 2382 [1] - [5], ИСО 14662 [9], ИСО/МЭК 10746-1 [10]
Существование приведенных (но не исчерпывающих) примеров несогласованных друг с другом определений одного и того же понятия связано, прежде всего, с тем, что каждое из приведенных выше определений ограничено областью применения отдельного стандарта и ориентировано на решение одной частной задачи документооборота. Терминология настоящего стандарта согласована с подходами, принятыми в базовых стандартах по терминологии в области ИТ (стандарты серии ИСО 2382), электронному обмену данными (ИСО 14662) и обработке информации в распределенных системах (стандарты серии ИСО/МЭК 10746).
Принятый в этих стандартах современный подход к спецификации ИТ основывается на разделении двух разных аспектов явлений: социального (в данном случае - назначение, информация, документ и т.д.) и технологического (в данном случае - носитель, формат, данные и т.д.). Стандарты устанавливают правила, обеспечивающие согласование вопросов, относящихся к социальным аспектам электронного документооборота (деловая информация, договоры, соглашения и правила, принятые между организациями, в т.ч. вопросы конфиденциальности, достоверности и т.д.) и собственно вопросов ИТ (функциональные возможности, интерфейсы услуг, протоколы и т.д.).
Вводимые в настоящем стандарте понятия отражают социальную природу понятия "документ" и дают возможность связать документ с его реализацией методами ИТ на основе ИСО 14662 и стандартов серии ИСО/МЭК 10746.
Приложение Б
(справочное)
Описание и пояснение терминов, сгруппированных
в соответствующих подразделах настоящего стандарта
Б.1 Подраздел 4.1
Документ существует только в обществе мыслящих субъектов. Таким образом, документ есть явление социальное и предназначен для формального обоснования тех или иных действий субъектов, взаимодействующих при его помощи. Он является сообщением, закрепляющим некоторый факт.
Документ является сообщением о факте, которое признается в рамках сектора действенности легитимным основанием для возникновения, сохранения, изменения, прекращения определенных взаимоотношений между членами сектора. В качестве части социальной среды могут выступать государства и их союзы, социальные группы (от двух человек и более), отрасли промышленности, региональные сообщества, профессиональные объединения и т.п.
Для того чтобы документ был легитимен (имел юридическую силу), должны быть выполнены определенные социальные, экономические, технические условия, представленные в виде требований к документу (правила документирования).
Для сектора действенности документа определены правила интерпретации документа, относящиеся к документу действия участников информационного обмена, их права и обязанности.
Свойства документа в социальной среде рассмотрены также в разделах 5, Б.4 и Б.5.
Б.2 Подраздел 4.2
Документ может существовать в виде материального объекта или процесса, выступающего в роли посредника информационного взаимодействия.
Деление документов на аналоговые, дискретные, электронные обусловлено используемыми технологиями. Различие между ними есть различие в среде существования, а значит, в форме их существования и представления. При этом один и тот же документ независимо от формы отражает одни и те же социальные отношения и выполняет одни и те же социальные функции.
Примечание - В некоторых случаях требования к документу ограничивают возможные формы существования документа. Например, денежная купюра может существовать только в бумажной форме (аналоговый документ) и в единственном экземпляре.