Регламент подготовки и проведения заседаний Совета
1. Заседания Совета проводятся в соответствии с утвержденным Планом работы, составляемым на полугодие.
Заседания Совета проводятся, как правило, один раз в месяц.
2. Проект плана работы Совета формируется секретарем Совета на основании предложений членов Совета и руководителей подразделений Агентства.
Секретарь Совета имеет право запрашивать и получать в установленном порядке сведения, необходимые для подготовки и организации проведения Совета.
Предложения подаются секретарю Совета за месяц до наступления планируемого периода работы Совета по форме согласно Приложению N 1.
Сформированный по форме согласно Приложению N 2 проект Плана согласовывается секретарем Совета с руководителями подразделений Агентства, рассматривается на заседании Совета и представляется Председателю Совета на подпись.
3. Утвержденный План работы Совета доводится секретарем Совета до членов Совета в десятидневный срок с даты его утверждения.
4. В случае невозможности или выявившейся нецелесообразности рассмотрения на заседании Совета запланированного вопроса в установленный срок руководитель подразделения Агентства, ответственный за подготовку материалов Совета, не позднее чем за 15 дней до наступления даты рассмотрения вопроса представляет председателю Совета служебную записку о причинах переноса на другое время или исключения из Плана.
Предложения о рассмотрении на заседании Совета вопросов, не предусмотренных в Плане работы Совета, вносятся на имя председателя Совета.
Решения об изменении сроков рассмотрения или исключения из Плана работы Совета запланированных вопросов, а также о рассмотрении на заседаниях Совета дополнительных (внеплановых) вопросов принимаются Советом по представлению Председателя.
5. Заседания Совета могут проводиться в обычном или расширенном составе либо в только члены Совета, определяемом председателем Совета.
Кроме членов Совета на заседаниях присутствуют заместители руководителей управлений и начальники отделов Агентства или лица, их замещающие на период отсутствия.
В заседаниях Совета могут принимать участие руководители ассоциаций и организаций морского и речного транспорта.
На заседания по приглашению председателя Совета по представлению членов Совета могут принимать участие руководители и специалисты подразделений Министерства, работники организаций отрасли, представители министерств и ведомств, присутствие которых признается целесообразным при рассмотрении определенного вопроса.
6. Проект повестки дня очередного заседания Совета с указанием докладчиков, содокладчиков и ответственных за подготовку вопроса составляется секретарем Совета на основе Плана работы и представляется на утверждение председателю Совета не позднее чем за 10 дней до заседания.
7. Повестка заседания Совета формируется исходя из того, что рассмотрение вопроса не должно превышать 2 часов, а максимальное общее время проведения заседания Совета - 4 часов.
В связи с этим рекомендуется следующая продолжительность выступлений на заседании Совета по обсуждаемому вопросу: доклад - до 20 минут, содоклад - до 10 минут, выступления участников - до 7 минут, справки - до 3 минут.
Порядок проведения конкретного заседания Совета определяется на этом заседании членами Совета по предложению председательствующего.
8. При необходимости, по решению руководителя Совета или члена Совета, ответственного за подготовку заседания Совета, разрабатывается проект плана подготовки заседания Совета, утверждаемый руководителем Совета или членом Совета по его поручению.
9. Член Совета, утвержденный в Плане работы Совета ответственным за подготовку вопроса, обеспечивает представление секретарю Совета следующие материалы:
- краткая справка (до 6 листов) по существу рассматриваемого вопроса;
- проект решения Совета (не более 3 листов) или протокольное решение Совета, прошедшие согласование с руководителями заинтересованных подразделений (при возникновении разногласий по проекту решений Совета прилагаются варианты редакций, окончательное решение по которым принимает председатель Совета);
- список приглашаемых лиц на заседание Совета;
- справки о характере не снятых разногласий по проекту решения Совета (протокольного решения);
- дополнительные материалы информационно-справочного характера (при необходимости).
10. Подготовленные к заседанию Совета материалы не позднее чем за 15 дней до дня проведения заседания Совета представляются секретарю Совета, который организует их тиражирование и доводит материалы до членов Совета, а при необходимости приглашенным на заседание Совета за 7 дней до дня проведения заседания Совета.
Контроль за своевременным представлением материалов осуществляет секретарь Совета.
В случае непредставления материалов в установленные сроки или некачественно подготовленных материалов председатель Совета вправе принять решение о снятии вопроса с рассмотрения на данном заседании.
11. Результаты обсуждения вопросов на заседании Совета оформляются протоколами и решениями Совета.
Протокол оформляется секретарем Совета, передается на подпись председательствующему на заседании Совета и в пятидневный срок рассылается членам Совета, руководителям подразделений, в адрес которых в протоколе содержатся поручения (рекомендации), а также может доводиться до исполнителей в виде выписок из него.
Член Совета, которому поручена доработка проекта решения Совета, осуществляет эту работу с участием руководителей заинтересованных управлений Агентства, визирует проект решения у руководителей, которым даны поручения, а также в Отделе правового обеспечения Агентства и представляет на подпись председательствовавшему на заседании Совета в установленный им срок. В случае если такой срок не был установлен, то указанная выше работа осуществляется в течение 10 дней со дня проведения заседания Совета.
Должностные лица в период доработки решения Совета должны согласовывать его в разумные сроки с тем, чтобы задержка в согласовании не привела к срыву установленного срока доработки решения Совета.
В исключительных случаях решение о продлении срока принимается председателем Совета по письменной просьбе с указанием причин, представляемой исполнителем за два дня до окончания срока.
12. Подписанные решения Совета, в соответствии с разнарядкой, подготовленной исполнителем, тиражируются и рассылаются секретарем Совета.
13. Делопроизводство по документам, связанным с подготовкой и проведением заседаний Совета, ведет секретарь Совета.
14. Обслуживание заседаний Совета (подготовка зала к заседаниям, оснащение его необходимыми техническими средствами, аудио-, видеозаписи заседания и т.п.) осуществляется подразделениями, выполняющими административно-хозяйственные функции.
Приложение N 1 Предложения для рассмотрения на заседании Совета Федерального агентства морского и речного транспорта
Приложение N 1
ПРЕДЛОЖЕНИЯ
для рассмотрения на заседании
Совета Федерального агентства морского и речного транспорта
на _______ год
| N п/п | Наименование вопроса | Руководители подразделений, ответственных за подготовку материалов, и подразделений, участвующих в их подготовке | Ф.И.О. докладчи- ков с указанием должности | Ориенти- ровочный срок за- седания Совета | Краткое изло- жение необхо- димости расс- мотрения воп- роса на засе- дании Совета |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
"__" _______ 200_ г. _____________________________________________
(подпись и Ф.И.О. руководителя подразделения)
Приложение N 2 План работы Совета Федерального агентства морского и речного транспорта
Приложение N 2
Утвержден
Советом Росморречфлота