Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государстве стр. 24

┌───────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐
│ Особенности физического состояния │ Номера листов │
│ и формирования дела │ │
├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ │ │
│ │ │

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма листа-заверителя дела


Формат А4 (210 х 297)


Приложение N 4
к п. 2.11.10.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)


___________________
 (название архива)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N __________________ Опись N _______________ Дело N _______________
Заголовок дела _________________________________________________________
________________________________________________________________________

Дата использования

Кому выдано

фамилия, инициалы

(разборчиво)

Характер использования

(копирование, выписки, просмотр и др.)

Номера использованных листов

Подпись лица,

использовавшего дело

1

2

3

4

5







 Форма листа использования архивных документов

 Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 5
к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)


Книга учета поступлений документов



N п/п

Дата поступления

Наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы

Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы

Название фонда

Годы документов

Кол-во ед. хр. или

неописанных арх. документов (листов)

Краткая характеристика состояния

Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10












Итого поступило за ______________ год ___________________________________ ед. хр. (документов, листов)
 (цифрами и прописью)
в том числе*: _____________________________________________
 _____________________________________________
 _____________________________________________
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата


______________________________
* Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.


 Форма книги учета поступлений документов
 Формат A3 (420 х 297)


Приложение N 6

к пп. 3.4.1, 3.5.3, 3.7.1, 3.7.11, 3.7.12


 Список фондов

┌─────┬────────────────┬───────────────┬───────────────┬────────────────┐
│Номер│ Дата первого │Название фонда │ Отметка о │ Примечания │
│фонда│ поступления │ │ выбытии │ │
├─────┼────────────────┼───────────────┼───────────────┼────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├─────┼────────────────┼───────────────┼───────────────┼────────────────┤
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │

Итого на 01.01............ г. ____________________________________ фондов
 (цифрами и прописью)
в т.ч. поступило за........г. ____________________________________ фондов
 (цифрами и прописью)
выбыло за..................г. ____________________________________ фондов
 (цифрами и прописью)

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма списка фондов


Формат А4 (210 х 297)


Приложение N 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)


 Утверждено
 Протокол ЭПК ____________________________________
 (наименование уполномоченного органа
 исполнительной власти субъекта Российской
 Федерации в области архивного дела, федерального
 государственного архива) от ______ N ____

N п/п

Делопроизводственные индексы или номера по старой описи

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6








В опись внесено ________________________________________________________
 (цифрами и прописью)
____________________________________________________________________ дел
с N _________________________________ по N _____________________________

Наименование
должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи

Дата
______________________________
* К описи составляется титульный лист

 Форма описи* дел постоянного хранения, составленной в архиве
Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 8
к пп. 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)


__________________________
(наименование организации)
 Утверждаю
 Наименование должности
Фонд N __________________ руководителя организации
 Подпись Расшифровка
Опись N __________________ подписи
дел постоянного хранения Дата
за ___________________ год

N

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6








В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел
 (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N _______________________, в том числе:
литерные номера: ____________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом
организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласовано Утверждено

Протокол ЦЭК (ЭК) _____________ Протокол ЭПК ___________________________
 (наименование (наименование уполномоченного органа
_______________________________ ________________________________________
 организации) исполнительной власти субъекта
_______________________________ ________________________________________
 Российской Федерации в области архивного
 дела, федерального государственного
 архива)
от _________ N __________ от ________________ N __________________

 Форма годового раздела описи дел постоянного хранения
 организации Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11, 4.4.1, 4.6, 4.7.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)


Утверждаю Утверждаю

__________________________________ ___________________________________
 (наименование должности (наименование должности

__________________________________ ___________________________________
руководителя организации-сдатчика) руководителя организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать Дата Печать

 АКТ
_______________ N ________________
 (дата)
приема-передачи архивных
документов на хранение

________________________________________________________________________
 (основание передачи)

________________________________________________________________________
 (название передаваемого фонда)

__________________________________________________________________ сдал,
 (название организации-сдатчика)

_________________________________________________________________ принял
 (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5







 Итого принято ______________________________________________ ед. хр.

Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
 подписи подписи
Дата Дата
 Фонду присвоен N ___________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
 Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

 Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 10
к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)


 АКТ УТВЕРЖДАЮ
_____________ N ________________ Директор ___________________________
 (дата) (название архива)
приема на хранение архивных Подпись Расшифровка подписи
документов личного происхождения
 Дата Печать

На основании решения ЭПК
(протокол от _____________________ N ______________)
и договора от _______________________________________
___________________________________________________________________ сдал
 (Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы ______________________________________________________
 (общая характеристика документов)
________________________________________________________________________

в количестве _____________ ед.хр. (условных) ________ документов (листов)
по архивной (сдаточной) описи
Фонду присвоен N ____________

Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

 Форма акта приема на хранение документов
 личного происхождения Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 11
к пп. 3.7.2, 4.3.2.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)


________________________________
 (название архива)

 АКТ УТВЕРЖДАЮ
_____________ N ________________ Директор ___________________________
 (дата) (название архива)
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка подписи
архивных документов, не
подлежащих хранению Дата

К уничтожению отобраны: документы фонда N ______________________________
 (название фонда)
________________________________________________________________________
на основании: __________________________________________________________
 (ссылки на нормативно-методические документы
________________________________________________________________________
 для проведения экспертизы)

N п/п

Названия групп документов

Крайние даты

Номера описей

Номера ед. хр. по описям

Количество ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

6

7









Итого _______________________________ ед. хр. за ________________ год(ы)
 (цифрами и прописью)

Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов,
остающихся на хранении _________________________________________________

Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

 Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
 не подлежащих хранению Формат А4 (210 х 297)

Документы сданы ________________________________________________________
 (название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной _____________ N ___________
 (дата)

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Утверждено
Протокол ЭПК ______________________________________
 (наименование уполномоченного органа
___________________________________________________
исполнительной власти субъекта Российской Федерации
___________________________________________________
в области архивного дела, федерального
государственного архива)
от _______________________ N ______________________

 Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
 не подлежащих хранению (продолжение)
 Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 12
к п. 3.7.7.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)


________________________________
 название архива)

 АКТ УТВЕРЖДАЮ
_____________ N ________________ Директор ___________________________
 (дата) (название архива)
о рассекречивании архивных Подпись Расшифровка подписи
документов фонда N
 Дата
Комиссия _______________________________________________________________
 (название комиссии)

протокол N _________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N ________

________________________________________________________________________
 (название фонда)

N п/п

Номер описи

Количество рассекреченных ед. хр.

Номера ед. хр., рассекреченных полностью*

Номера ед. хр., рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов

Примечания



полностью

частично




1

2

3

4

5

6

7









Итого рассекречено _________________________________ ед. хр. (полностью)
 (цифрами и прописью)
за _____________________________________________________________________
 (хронологические рамки документов)

_______________ ед. хр. (частично) за __________________________________
 (хронологические рамки документов)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Принято на открытое хранение ___________________________________ ед. хр.
 (цифрами и прописью)

в ______________________________________________________________________
 (хранилище)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

______________________________
* Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.

 Форма акта о рассекречивании архивных документов

 Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 13
к п. 5.9.1.
(с изменениями от 16 февраля 2009 г.)


_____________________________
 (название архива)
_____________________________
 (почтовый индекс; адрес, Адресат
_____________________________
 телефон, факс)

 Архивная справка
____________ N ______________
 (дата)

На N _______ от _____________

Основание:
Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи
 Печать

Исполнитель
телефон

 Форма архивной справки Формат А4 (210 х 297)