- подготовку зала заседания;
- проверку наличия и исправности микрофонов, демонстрационных средств для представления графических, табличных и текстовых материалов, звукозаписывающей аппаратуры;
- обеспечение (при необходимости) трансляции заседания коллегии по внутреннему радио и (или) компьютерной сети;
- обеспечение возможности проведения заседания коллегии в селекторном режиме;
- решение других вопросов технического обеспечения.
3.2. Техническое обеспечение осуществляют административно-хозяйственная и специализированные технические службы по заявке Управления делами и государственного имущества (далее по тексту - Управление делами).
4. Состав участников заседаний коллегии
4.1. Предложения по составу приглашенных на заседание коллегии (Приложение 3) готовит головной исполнитель и представляет в секретариат коллегии в сроки, установленные п. 2.2 настоящего Регламента. Список приглашенных утверждается Руководителем Агентства по представлению секретаря коллегии.
4.2. Секретарь коллегии совместно с головным исполнителем обеспечивает регистрацию участников коллегии (Приложение 3).
5. Участие представителей средств массовой информации в заседаниях коллегии
5.1. При участии представителей СМИ в заседании коллегии организационная работа по приглашению представителей СМИ и подготовка информационных материалов для них осуществляется подразделением Агентства, ответственным за подготовку коллегии. Информационные материалы для СМИ не должны противоречить материалам, подготовленным к заседанию коллегии (см. п. 2.1). Они визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку коллегии, курирующим заместителем Руководителя Агентства, секретарем коллегии и согласовываются с Руководителем Агентства.
5.2. Представителям СМИ не передаются рабочие материалы и проекты итоговых материалов коллегии.
5.3. Регистрация представителей СМИ осуществляется структурным подразделением центрального аппарата Агентства, ответственным за работу со СМИ. Список представителей СМИ передается в секретариат коллегии в день заседания (Приложение 4).
6. Оповещение о заседании коллегии и рассылка материалов
6.1. Члены коллегии и официально приглашенные лица оповещаются о дате, времени и месте проведения заседания коллегии не позже чем за 3 календарных дня до даты заседания коллегии. В эти же сроки им направляются повестка дня и материалы заседания коллегии.
6.2. Рассылку приглашений и материалов осуществляет Управление делами и государственным имуществом. Материалы заседания коллегии и список рассылки передаются секретарем коллегии в службу делопроизводства за 5 календарных дней до даты заседания коллегии. Служба делопроизводства на одном из экземпляров материалов отмечает факт их получения (с указанием даты) и возвращает этот экземпляр секретарю коллегии.
6.3. Иногородние приглашенные участники заседания коллегии получают материалы при регистрации.
6.4. Проекты решений коллегии и другие информационные материалы подлежат возврату секретарю коллегии после заседания. Их публикация и распространение не допускаются.
6.5. Отсутствие члена коллегии на заседании персонально согласовывается с Председателем коллегии - Руководителем Федерального агентства по недропользованию.
7. Порядок проведения заседаний коллегии
7.1. Заседания коллегии проводятся в установленный день недели согласно утвержденному плану работы. При необходимости по усмотрению Председателя коллегии проводятся внеочередные заседания коллегии.
7.2. Правомочность заседания коллегии определяется Положением о коллегии Федерального агентства по недропользованию.
7.3. Заседание ведет Председатель коллегии - Руководитель Федерального агентства по недропользованию или по его поручению один из заместителей.
7.4. Повестка дня и регламент (продолжительность докладов, выступлений, порядок обсуждения и другие процедурные вопросы) заседания коллегии предлагаются председательствующим и принимаются общим согласием членов коллегии.
7.5. Участники заседания могут выступать в прениях, задавать вопросы, вносить предложения и давать справки по существу обсуждаемых вопросов. Предварительная запись на выступление осуществляется секретарем коллегии до начала заседания, в процессе заседания заявки направляются председательствующему. Очередность выступлений по докладам определяется председательствующим на заседании.
7.6. Тексты выступлений и вопросы, заданные докладчикам, в обязательном порядке в письменном виде передаются в секретариат коллегии.
7.7. Предложения к решению коллегии помимо их устного оглашения передаются в секретариат коллегии в письменном виде с четкими формулировками вносимых предложений. При этом обязательно указание фамилии, имени, отчества, места работы, должности и контактного телефона лица, вносящего предложение.
7.8. Во время заседания коллегии ведется магнитофонная и/или стенографическая запись, которая при необходимости расшифровывается.
7.9. Протокол заседания ведет секретарь коллегии.
8. Подготовка и рассылка итоговых документов заседаний коллегии
8.1. Итоговыми документами заседания коллегии являются:
- протокол (протокольное решение) коллегии;
- обращения, заявления и другие официальные материалы, принятые на заседании коллегии.
8.2. Проекты итоговых документов с учетом состоявшегося обсуждения готовит головной исполнитель с участием соисполнителей под руководством секретаря коллегии. Для подготовки итоговых документов коллегия может образовать редакционную комиссию из членов коллегии, представителей головных исполнителей, секретариата коллегии и других участников заседания коллегии.
8.3. Итоговые документы готовятся в следующие сроки:
- протокол (протокольное решение) коллегии - в течение 2-х рабочих дней, не считая дня заседания коллегии;
- обращения, заявления и другие официальные материалы - в сроки, устанавливаемые Председателем коллегии - Руководителем Федерального агентства по недропользованию. По усмотрению Председателя коллегии сроки подготовки итоговых документов могут быть увеличены или сокращены.
8.4. Визирование итоговых документов осуществляется в соответствии с п. 2.4 настоящего Регламента.
8.5. Ответственность за соблюдение требований к оформлению итоговых документов возлагается на секретаря коллегии, который представляет итоговые документы на подпись Руководителю Федерального агентства по недропользованию.
8.6. Протокол заседания коллегии подписывается Председателем коллегии - Руководителем Федерального агентства по недропользованию и секретарем коллегии. Датой итоговых документов считается день заседания коллегии. Регистрация итоговых документов осуществляется секретарем коллегии в порядке, определенном Управлением делами и государственным имуществом.
8.7. Список рассылки итоговых документов готовит головной исполнитель совместно с секретарем коллегии.
8.8. Список рассылки и тираж итоговых документов секретарем коллегии передаются в Управление делами и государственным имуществом для рассылки. Итоговые документы доводятся до всех структурных подразделений Агентства.
9. Публикация материалов и итоговых документов заседаний коллегии
9.1. Официальные информационные материалы Агентства о заседаниях и решениях коллегии для публикации в СМИ готовятся структурным подразделением, ответственным за подготовку материалов коллегии, согласовываются с курирующим заместителем Руководителя Агентства, секретарем коллегии и направляются на публикацию с разрешения Руководителя агентства.
9.2. По решению Руководителя Агентства итоговые документы коллегии могут быть опубликованы в отраслевых изданиях, а также в виде отдельных брошюр.
Приложение 1 Предложения к плану работы коллегии федерального агентства по недропользованию на (период)
Приложение 1
к Регламенту коллегии
Федерального агентства
по недропользованию