Анализ актов по результатам проверок деятельности негосударственных пенсионных фондов, а также поступающих обращений из фондов по различным вопросам их деятельности дает основания сделать вывод о все еще низком уровне организации делопроизводства в значительной части негосударственных пенсионных фондов.
В целях установления единых требований к организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах приказываю:
1. Утвердить Требования Инспекции НПФ и типовую Инструкцию по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах.
2. Предложить руководителям негосударственных пенсионных фондов до 1 января 2002 года привести делопроизводство в фондах в соответствие с настоящими Требованиями.
Руководитель Инспекции
В.И.МУДРАКОВ
Требования Инспекции НПФ и типовую Инструкцию по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах
Утверждено
Приказом Инспекции НПФ
от 31 августа 2001 г. N 115
ТРЕБОВАНИЯ ИНСПЕКЦИИ НПФ
К ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ
ПЕНСИОННЫХ ФОНДАХ
Общие положения
Основные термины и определения (ГОСТ Р 51141-98):
делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как способ доказательства. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату и стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований КЗоТ РФ.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и первичное оформление документов.
При работе с документами необходимо руководствоваться законодательными и нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают порядок составления и оформления документов, доведения их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства в организации.
Организация делопроизводства предприятия - это прежде всего:
составление документов и правила их оформления;
организация работы с документами (прием, обработка, контроль их исполнения, систематизация и формирование документов в дела).
Основные требования по вопросам организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в фонде должна быть Инструкция по делопроизводству (Проект типовой Инструкции прилагается), в которой должен быть расписан весь процесс организации делопроизводства в фонде, от требований, предъявляемых к документам, их разработке, работе исполнителей с ними, вопросам регистрации и хранения документов, а также содержаться образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-97) и правила работы с ними.
Инструкция утверждается приказом руководителя фонда и все сотрудники фонда обязаны руководствоваться ею при работе с документами.
Какие вопросы должны быть отражены в Инструкции:
1. Основные служебные документы, разрабатываемые фондом.
В соответствии с действующим законодательством и особенностями работы негосударственного пенсионного фонда в фонде могут издаваться следующие документы: приказы, договоры, протоколы, акты, контракты, инструкции, справки, доверенности, документы по личному составу, письма, факсы и пр.
2. Основные требования и правила к оформлению служебных документов.
К каждому виду документа, применяемого фондом, в Инструкции должны быть изложены требования по его составлению и оформлению с учетом общепринятых нормативных требований по их составлению.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ Р 6.30-97) "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - Москва, 1997; "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" - Москва, 1991; "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации" - Москва, 1994, и другие.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
юридическую силу документов;
оперативное и качественное составление и исполнение документов;
организацию быстрого поиска документов;
более активное использование ПЭВМ при составлении документов.
Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.
Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах организации должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97, которым определено для документов управления 31 реквизит. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов.
Примеры пояснения реквизитов:
реквизит "наименование организации" - наименование организации пишется в строгом соответствии с учредительными документами (уставом фонда или свидетельством Регистрационной палаты);
реквизит "индекс (N) документа" - номер по журналу исходящих документов;
реквизит "печать" - удостоверяются права организации или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами подпись ответственного лица, заверенная печатью (баланс, платежное поручение и т.д.). Ответственного за хранение печати и место хранения определяет руководитель, а более строго - приказом руководителя.
3. Организация работы с документами.
Создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).