3.1. Обработка поступающих документов.
В этом разделе д.б. изложен порядок обработки документов, их регистрация, рассмотрение, исполнение и контроль исполнения, а также порядок подшивки документов в дела.
3.2. Обработка отправляемых документов.
В этом разделе д.б. изложен порядок составления проекта документа, его согласования, порядок подписания, регистрация, отправка и подшивка второго экземпляра в дело.
3.3. Регистрация и контроль исполнения документов.
В разделе излагается порядок регистрации входящих и исходящих документов, а также требования к журналам регистрации входящих и исходящих документов. Работа исполнителей с документами и контроль их исполнения.
3.4. Классификация документов фонда - это разделение всех документов фонда по определенным признакам на дела.
3.5. Составление номенклатуры (списка) дел и формирование дел.
3.6. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив.
3.7. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
3.8. Учет и хранение бланков, печатей и штампов.
4. Приложения:
образцы служебных документов, издаваемых в фонде;
должностные инструкции сотрудников фонда.
Проект Приказа Об утверждении Инструкции по делопроизводству в НПФ
Проект
Негосударственный пенсионный фонд "__________________________"
Приказ
от __ _______ 200_ г. N ______
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в НПФ
"_______________________"
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в НПФ "_________".
2. Руководителям структурных подразделений НПФ "_____________"
организовать изучение сотрудниками указанной Инструкции и
обеспечить ее выполнение.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на
________________________.
Руководитель фонда И.И.Иванов
Проект Инструкции (типовой) по делопроизводству в НПФ
Проект
Приложение
к приказу НПФ "_____________"
"__" __________ 200_ г.
ИНСТРУКЦИЯ
(типовая)
по делопроизводству в НПФ "_____________"
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила делопроизводства в НПФ "________________" (далее по тексту Фонд) и направлена на рационализацию и совершенствование работы в аппарате НПФ.
1.2. Документы Фонда являются его собственностью, вопросы работы с ними регулируются настоящей Инструкцией, Уставом НПФ "_____________________".
1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Фонда единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на руководителей структурных подразделений Фонда.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Фонда возлагаются на их руководителей.
1.5. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.6. Работники структурных подразделений Фонда несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается руководителю Фонда.
1.7. Передача документов, их копии работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Фонда.
1.8. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
1.9. Права, обязанности и ответственность сотрудников Фонда определяются должностными инструкциями, оговорены в контрактах.
2. Основные требования к оформлению служебных документов
2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в Фонде создаются следующие служебные документы:
приказы (распоряжения);