В целях совершенствования организации работы по хранению и учету документов приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие примерные:
- Положение об архивохранилище государственного архива (Приложение 1);
- должностную Инструкцию главного хранителя фондов государственного архива (Приложение 2);
- должностную Инструкцию заведующего архивохранилищем государственного архива (Приложение 3).
2. Директорам федеральных государственных архивов организовать в 2001 г. разработку на основе примерных новых положений об архивохранилищах и должностных инструкций заведующих архивохранилищами, утвердить их в установленном порядке.
3. Руководителям органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации рекомендовать использовать указанные примерные документы для организации разработки должностных инструкций соответствующих специалистов и положений об архивохранилищах в подведомственных им государственных архивах.
4. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.) совместно с Управлением организационной, правовой и кадровой работы (Пономарева В.И.):
4.1. Оказать архивным учреждениям необходимую методическую помощь.
4.2. Обеспечить контроль за выполнением настоящего Приказа.
Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ
Приложение 1 Положение об архивохранилище государственного архива
Приложение 1
к Приказу Росархива
от 13 февраля 2001 г. N 12
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>
--------------------------------
<*> Работа архивохранилища, хранящего секретные документы, регламентируется специальной инструкцией.
1. Общие положения
1.1. Архивохранилище <*> является структурным подразделением государственного архива и входит в состав отдела обеспечения сохранности документов государственного архива.
--------------------------------
<*> Указывается официальное название конкретного архивохранилища.
Примечание. При значительных объемах отдельных комплексов документов (личного происхождения, по личному составу и т.д.) и в соответствии с утвержденной структурой архива архивохранилища могут входить в состав других структурных подразделений, на которые в установленном порядке возложены задачи и функции по хранению и проведению работ по обеспечению сохранности и учету указанных комплексов документов.
1.2. Архивохранилище имеет одно или несколько изолированных помещений, отвечающих требованиям сохранности документов.
1.3. Архивохранилище в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен государственный архив; нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России (Росархива); положениями о государственном архиве и отделе государственного архива <*>, в состав которого входит архивохранилище, приказами архива и настоящим Положением.
--------------------------------
<*> Далее - архив.
2. Состав документов
В архивохранилище хранятся документы... <*>
--------------------------------
<*> Перечисляются конкретные комплексы документов профиля архивохранилища (наименование соответствующих фондообразователей (групп пользователей), групп документов, в том числе объединенных по признаку способа и техники закрепления информации).
3. Основные задачи
Основными задачами архивохранилища являются:
3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.
3.2. Прием на государственное хранение документов профиля архивохранилища.
3.3. Учет документов архивохранилища.
3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.
4. Функции
Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет обособленное хранение:
документов на различных носителях, в т.ч. сейфовое хранение уникальных документов;
страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.
4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости - картонирование документов.
4.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.
4.3.2. Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.