3.2. Приказы.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.
Приказы оформляются на бланке Фонда, должны иметь название, дату и номер.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
Приказы подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.
3.3. Протоколы.
Документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятых решений.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем.
3.4. Акты.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт списания материалов, акт приема - передачи документов и т.п.).
Акты оформляются на общем бланке Фонда. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес Фонда.
Акт подписывается председателем и членами комиссии.
3.5. Договор.
Основной правовой документ во взаимоотношениях между юридическими (физическими) лицами. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в договоре.
Составными частями договора являются:
название вида и заголовок документа (договор купли - продажи);
дата, место составления, номер;
наименования сторон;
предмет договора;
условия и сроки поставки, перевоза, транспортировки, хранения и т.п.;
условия и сроки оплаты;
порядок сдачи - приема выполненных работ;
ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);
гарантии, страхование и форс - мажорные обстоятельства;
переход права собственности;
порядок разрешения споров;
юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, N телефонов, факсов);
подписи должностных лиц;
печати.
3.6. Письма, факсы.
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями.
По содержанию и назначению письма могут быть: коммерческие, гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.
3.7. Должностные инструкции.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника Фонда.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с сотрудником Фонда.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.8. Документы по личному составу.
Трудовые правоотношения Фонда с сотрудниками регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) РФ. На основании статей КЗоТ в Фонде должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые контракты;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;