лицевые счета по заработной плате.
4. Организация документооборота
4.1. Порядок приема, обработки и прохождения поступающей в Фонд корреспонденции.
Вся поступающая в Фонд корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
После рассмотрения руководством Фонда документы с резолюциями направляются исполнителям через секретариат под роспись. Передача другому исполнителю оформляется через секретариат.
4.2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции.
Документы, подписанные руководством Фонда и предназначенные для отправки, передаются в секретариат, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в дела Фонда.
5. Порядок контроля исполнения документов
5.1. Контролю подлежит исполнение всех видов документов, имеющих поручение руководства Фонда.
5.2. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
5.3. Организация контроля исполнения.
Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
6. Работа исполнителей с документами
6.1. Руководители структурных подразделений Фонда обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.3. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.
7. Составление номенклатуры дел и формирование дел
7.1. Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Фонде, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексация дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура дел утверждается руководством Фонда.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Фонда, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
7.2. Формирование дел.
Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
7.3. Оперативное хранение документов и дел.
С момента заведения и до передачи в архив Фонда дела хранятся по месту их формирования.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
8. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив
8.1. Экспертиза ценности документов.
Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Фонде создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Фонда путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.2. Составление описей дел.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
8.3. Передача дел на хранение.
Документы, образовавшиеся в деятельности Фонда, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Передача дел производится по описям.