8.7 Как правило, управление регистрацией данных о качестве входит в функции службы качества. Ответственным за этот процесс является руководитель службы качества. Он должен обеспечить своевременное поступление всех данных о качестве от других подразделений организации, обеспечить своевременную регистрацию и надежное хранение документов.
В должностные инструкции руководителей всех подразделений должны быть включены обязанности и ответственность за своевременное представление на регистрацию данных о качестве, связанных с их основной деятельностью, а служба качества обязана в установленном в ДП СК порядке осуществить все предусмотренные действия по управлению ими.
8.8 Методы управления регистрацией данных о качестве принимаются в зависимости от степени оснащения организации электронно-вычислительной техникой.
Если организация имеет автоматизированную систему управления, которая основана на разветвленной компьютерной сети между всеми структурными подразделениями, то рекомендуется использовать автоматическую систему сбора, регистрации и хранения информации на магнитных носителях. Имеются разработанные разновидности программ таких систем. Они применяются в зависимости от объема регистрируемой информации и предусматривают все необходимые позиции, указанные в п. 8.4. При наладке программы для конкретных условий организации они не подвергаются большим изменениям.
При отсутствии в организации автоматической системы управления используется система ручной регистрации и хранения информации в виде бумажных документов. Такая система требует больших затрат труда, помещений для хранения и не очень эффективна при работе в современных условиях производства. В данном случае процедура разрабатывается каждой организацией самостоятельно с учетом ее структуры, объема регистрируемой и подлежащей хранению информации.
8.9 Для каждой группы документации, подлежащей регистрации, должен быть установлен соответствующий срок хранения. При этом срок хранения рекомендуется принимать:
- для документации СК - равным сроку действия документов до их отмены или замены;
- для данных о мероприятиях, проводимых в рамках действующей в организации СК, - 2 года;
- для документации, относящейся к качеству строительных объектов, - равным сроку действия контракта, включая срок гарантийных обязательств СМО.
Необходимо также предусмотреть порядок ликвидации документов, срок хранения которых истек, и установить виды документов, которые подлежат после истечения срока хранения сдаче в архив СМО или в другие организации.
8.10 В СМО должны быть разработаны ДП СК "Порядок регистрации (идентификация, сбор, индексирование, получение, систематизация, хранение, ведение и поиск) данных о качестве", в соответствии с которыми должен осуществляться этот вид деятельности.
9. Анализ данных о качестве и корректирующие действия
9.1 Система качества организации должна предусматривать такие виды деятельности организации, как анализ данных о качестве и, в случае необходимости, корректирующие действия для улучшения качества.
К данным видам деятельности организации относятся следующие элементы системы качества:
- управление продукцией, не соответствующей установленным требованиям;
- корректировка и предупреждающие действия для устранения и предупреждения причин возникновения некачественной продукции.
9.2 Анализ регистрируемых данных о качестве предусматривает обобщение материалов, содержащих данные о качестве (п. 8.2), обработку этих данных, желательно статистическую, и формулировку соответствующих выводов, позволяющих судить о качестве функционирования хозяйственного механизма СМО. На основании анализа данных о качестве составляется отчет по качеству. Это делается не реже, чем один раз в квартал. Это позволяет использовать данные бухгалтерской квартальной отчетности о фактических затратах на мероприятия по качеству, своевременно внести корректировки в бизнес-план, документы системы качества и т.д. В целом за год составляется также обобщающий годовой отчет по качеству, который демонстрирует динамику качества в организации.
9.3 Анализ и обобщение данных о качестве входит в функции службы качества.
Ответственным за анализ и обобщение данных о качестве является руководитель службы качества.
Руководитель службы качества должен в установленные в ДП СК сроки представлять руководству СМО отчет по качеству, по которому руководство принимает решения, при необходимости, о корректирующих действиях в области качества.
9.4 Анализ данных о качестве является основным средством определения причин несоответствия качества объектов и СМР установленным требованиям, а также, необходимости проведения мероприятий для улучшения их качества.
К числу причин такого несоответствия можно отнести:
- недостаточно подробно разработанные ДП СК, где могут содержаться неоднозначные требования;
- несоответствие документально установленных технических и трудовых ресурсов на обеспечение качества реально отпущенным средствам;
- неэффективную систему управления предприятием;
- низкую трудовую и производственную дисциплину;
- несовершенство принятых в ДП СК технологических способов производства;
- некорректные методы контроля качества.
9.5 Система качества организации должна предусматривать документированные процедуры корректирующих и предупреждающих воздействий для устранения причин фактического или потенциального несоответствия качества объектов, СМР установленным требованиям.
9.6 Действия, направленные на устранение причин несоответствия качества объектов, СМР установленным требованиям, могут быть следующими:
- дисциплинарные санкции против работников организации, допустивших нарушение производственной или технологической дисциплины;
- корректировка проектной и технологической документации;
- корректировка документации системы качества;
- выделение дополнительных средств на обновление технологической оснастки, измерительной базы и др.;
- предъявление рекламаций субподрядчикам и организациям-поставщикам;
- замена субподрядчиков и организаций-поставщиков;
- усиление входного контроля качества закупаемых материалов и изделий, а также операционного контроля качества СМР;
- совершенствование системы управления в организации путем замены кадрового состава, дополнительной подготовки кадров в области качества или совершенствования технической оснащенности управляющего персонала.
9.7 Ответственным за определение в каждом конкретном случае вида корректирующего или предупреждающего воздействия является руководитель службы качества.
Ответственность за принятие решений о необходимости проведения этих воздействий возлагается на руководителя организации, который приказом по организации поручает выполнение их тем руководителям подразделений, от которых зависит устранение причин нарушения требований к качеству.
Ответственность за выполнение корректирующих воздействий в конкретной деятельности СМО возлагается на руководителей подразделений, которые осуществляют эту деятельность.
Они отчитываются в установленные сроки перед руководителем службы качества о выполнении принятых корректирующих воздействий и их последствиях.
Руководитель службы качества учитывает эти данные в очередном отчете по качеству.
В должностных инструкциях этих лиц должны быть предусмотрены соответствующие обязанности.
9.8 Система качества организации должна содержать документированные процедуры управления продукцией, не соответствующей по качеству установленным требованиям. Это относится к поступающей продукции - материалам, изделиям, оборудованию, а также к возводимым объектам, их частям и СМР.
9.9 Продукция, не соответствующая установленным требованиям, может быть:
- переделана или отремонтирована с целью удовлетворения установленным требованиям;
- принята без ремонта (при незначительных дефектах);
- переведена в другую категорию (сорт) для использования в других целях;
- отбракована или отправлена в отходы.