ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения, в начале дня, в который заканчивается срок их исполнения;
ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения не позднее, чем за 1 день до окончания срока исполнения;
ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручение со сроком исполнения месяц - не позднее 3 дней до окончания срока.
166. Контрольный срок исполнения документа и поручения Министра является обязательным для ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.
167. Соисполнители документа и поручения Министра обеспечивают своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и направление их ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение. По срочным документам и поручениям Министра материалы направляются незамедлительно.
168. Ответственные исполнители и соисполнители документа и поручения Министра по первому требованию руководства Департамента организации и контроля (подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства) представляют исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам и поручениям Министра.
169. В случае если документ или поручение Министра не исполнены в установленный срок, руководитель подразделения - ответственного исполнителя в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения, представляет Министру завизированную соответствующим заместителем Министра служебную записку о ходе исполнения документа или поручения Министра с указанием служащих, на которых возложено исполнение, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении служащих, допустивших нарушение сроков исполнения.
Копия служебной записки направляется в Департамент организации и контроля.
Снятие документов и поручений Министра с контроля
170. Документ и поручение Министра считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения Министра исполненным.
171. Снятие документа и поручения Министра с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в СЭД.
Справки, напоминания, оперативные и аналитические отчеты
172. Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) еженедельно направляет подразделениям (подразделениям территориального органа) информацию (напоминания) с перечнем контрольных документов и поручений Министра, сроки исполнения которых истекают в предстоящий недельный период.
173. Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) формирует сводные данные о ходе исполнения контрольных документов и поручений Министра в подразделениях (подразделениях территориального органа) и представляет Министру (начальнику территориального органа) с периодичностью: оперативные отчеты - еженедельно (в последний рабочий день недели); аналитические отчеты - по итогам истекшего года.
VI. Документальный фонд Министерства (территориального органа)
Разработка и ведение номенклатуры дел
174. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в Министерстве (территориальном органе), с указанием сроков их хранения.
175. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.
176. Номенклатура дел подразделения (приложение N 18) составляется служащим подразделения, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется до 15 сентября текущего года в Департамент организации и контроля, в том числе в электронном виде для ввода в СЭД, который оформляет сводную номенклатуру дел Министерства (приложение N 19), обеспечивает ее согласование с ЦЭК и Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет).
177. Номенклатура дел подразделения территориального органа (приложение N 20) представляется до 15 сентября текущего года в подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства, которое оформляет сводную номенклатуру дел территориального органа (приложение N 21), обеспечивает ее согласование с ЭК и ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (не реже одного раза в 5 лет).
178. Сводная номенклатура дел Министерства (территориального органа), утверждается приказом Министерства (территориального органа).
179. Вновь созданное подразделение (подразделение территориального органа) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
180. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в подразделениях (подразделениях территориального органа) в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
181. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
182. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства (территориального органа).
В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и другие издания).
183. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
1) графа 1 "Индекс дела" состоит из номера подразделения (подразделения территориального органа), который обозначается арабскими цифрами, и порядкового номера заголовка дела в разделе;
| Например: |
| 02-03, где 02 - индекс подразделения (подразделения территориального органа), 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел |
2) графа 2 "Заголовок дела (тома, части)" - краткое обобщенное наименование документов дела - включает: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Министерства (территориального органа) или подразделения (подразделения территориального органа); наименование организации-адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в его заголовке указывается наименование видов документов.
| Например: |
| Приказы Минюста России по основной деятельности |
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и других), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и другие разновидности документов).
| Например: |
| Документы (доклады, обзоры, докладные, служебные записки, справки), представляемые подразделениями Министру юстиции Российской Федерации и его заместителям |
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название.
| Например: |
| Переписка с территориальными органами Минюста России по вопросам прохождения государственной службы |
Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.
| Например: |
| Переписка по вопросам сотрудничества с международными организациями |
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
| Например: |
| Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по валютно-финансовым вопросам |
Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а общее видовое название.
| Например: |
| Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения |
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
| Например: |
| Переписка с учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров |
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
| Например: |
| Годовой бюджетный отчет по центральному аппарату |