142. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель руководствуется требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации и Регламентом Министерства.
143. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Подготовка материалов к заседаниям Президиума Правительства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
144. Организация подготовки материалов к заседаниям Президиума Правительства Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее - заседание) и представление их Министру возлагаются на Департамент организации и контроля.
145. В состав материалов к заседанию включаются:
материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации;
отзывы подразделений на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации;
тезисы доклада Министра, в случае включения в проект повестки заседания вопроса, докладчиком по которому является Министерство.
146. Подразделение - ответственный исполнитель подготавливает тезисы доклада Министра, согласованные с курирующим заместителем Министра.
В отзывах подразделений на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Правительства Российской Федерации, отражаются следующие вопросы:
каким органом исполнительной власти вносится для рассмотрения на заседании представленный документ;
краткое содержание рассматриваемого вопроса;
с какими федеральными органами исполнительной власти согласовано;
история рассмотрения и (или) согласования Министерством представленного документа;
наличие неустраненных замечаний Министерства (с указанием замечаний);
позиция служб по представленному документу (при наличии);
однозначно и четко сформулированная позиция Министерства по представленному документу.
147. Материалы к заседаниям относятся к категории весьма срочных документов и подлежат рассмотрению в первоочередном порядке, сразу после их получения.
148. Подразделение - ответственный исполнитель в течение установленного срока представляет подготовленные документы в Департамент организации и контроля.
Обязанности служащих, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях (подразделениях территориального органа)
149. На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях (подразделениях территориального органа), возлагаются следующие обязанности:
обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭД, руководством подразделения (подразделения территориального органа) и контроль их доведения до сведения исполнителей;
получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях, с пометками о срочности - немедленно;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения (подразделения территориального органа) и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
контроль прохождения документов в подразделении (подразделении территориального органа);
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
контроль за вводом в СЭД информации о ходе и исполнении документов служащими подразделения (подразделения территориального органа);
ежегодная проверка наличия в подразделении (подразделении территориального органа) документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
составление номенклатуры дел подразделения (подразделения территориального органа), согласование в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) и ее хранение;
списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел подразделения (подразделения территориального органа) в РК;
формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;
подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив Министерства (территориального органа), в том числе с пометкой "Электронные документы";
хранение печатей (штампов) и правильное их использование;
хранение бланков Министерства (территориального органа), ведение журнала учета и выдачи бланков, контроль за использованием бланков, а также их уничтожение;
иные обязанности.
Служащими, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляется регистрация в СЭД исходящих из подразделения документов, подписанных руководством подразделения, проверка прикрепления электронного образа документа к РК документа, правильности оформления документов и передача на отправку.
Особенности работы с электронными документами
150. Работа с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036), от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614), Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.
151. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе) и поступающие в Министерство (территориальный орган) на бумажном носителе, включаются в СЭД путем создания электронных образов документов.
152. Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные подписи.
153. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
154. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
155. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается отметка "Электронные документы".
156. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.
157. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронных дел (электронных документов) они подлежат уничтожению, на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководством Министерства (начальником территориального органа).
158. Электронные документы передаются на архивное хранение в электронный архив Министерства (территориального органа).
V. Контроль
159. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве (территориальных органах) определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429, N 25, ст. 3060, N 41, ст. 4790, N 49, ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 25, ст. 3060, N 47, ст. 5675, N 49, ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072), Регламентом Правительства Российской Федерации и Регламентом Министерства.
Постановка документов и поручений Министра на контроль
160. Контроль состоит из осуществляемых Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) и другими подразделениями (подразделениями территориального органа) процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Министерства (территориального органа).