Регистрация исходящих документов
120. Документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Департамент организации и контроля.
Документы, подписанные руководством подразделений, регистрируются в соответствующих подразделениях и передаются на отправку в Департамент организации и контроля.
Документы, подписанные руководством территориального органа, передаются на регистрацию и отправку в подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства.
121. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы с подписью руководства Министерства сканируются и их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
122. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии.
123. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.
Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.
Отправка документов
124. Отправку исходящих документов Министерства (территориального органа) осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
125. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.
126. Отправка документов, подписанных руководством Министерства и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется Департаментом организации и контроля фельдъегерской связью или по системе МЭДО.
127. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение (подразделение территориального органа) - исполнитель.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
128. При отправке документа почтой в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) осуществляются конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.
При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.
На заказную корреспонденцию составляются реестры. После отправки документов реестры с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
Регистрация и прохождение внутренних документов
129. Прохождение внутренних документов состоит из следующих этапов:
подготовленному проекту документа исполнитель присваивает временный регистрационный номер в СЭД и прикрепляет к РК документа его электронный образ, за исключением электронных образов документов, указанных в п. 111 Инструкции. После подписания документа руководителем служащий подразделения (подразделения территориального органа), ответственный за ведение делопроизводства, присваивает ему постоянный номер. Затем внутренний документ передается в Департамент организации и контроля для направления адресату. В журнале передачи РК документа производится отметка о соответствующей передаче. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭД. В его РК делаются отметки: о приеме, об указаниях по исполнению документа, об исполнении и другие отметки.
При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭД с указанием связи РК.
Подготовка и передача внутренних документов Министерства (территориального органа) может осуществляться в электронном виде в СЭД с использованием электронной подписи.
130. Копии подписанных руководством Министерства (начальником территориального органа) приказов (распоряжений), кроме имеющих пометку "Для служебного пользования", могут рассылаться в электронном виде по СЭД, согласно информации, внесенной исполнителем в РК.
Работа исполнителей с документами
131. Организация работы с документами в подразделениях (подразделениях территориального органа) осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководства Министерства (территориального органа), руководителей подразделений и иных должностных лиц.
132. Документы в подразделения (подразделения территориального органа) - исполнители поступают по СЭД. Доставка документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, в подразделения (подразделения территориального органа) - исполнители - осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
133. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа, его оформление;
согласование проекта документа:
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
создание временной РК проекта документа;
прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;
представление на подпись (утверждение) руководству Министерства (территориального органа) или руководству подразделения;
подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;
проставление отметки об исполнении документа.
134. В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв", "свод" или "ответственный", если не оговорено иное.
135. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством подразделения (руководителем подразделения территориального органа).
Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.
136. Проект исходящего документа согласовывается руководителями соответствующих подразделений (подразделений территориального органа) - соисполнителей и другими должностными лицами, являющимися соисполнителями.
137. При наличии неурегулированных разногласий по документу подразделение (подразделение территориального органа) - ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству Министерства (территориального органа) с их перечислением.
138. Документы, не содержащие поручения (основания) либо с нарушением сроков исполнения, представляются на подпись руководству Министерства (территориального органа) со служебной запиской, подписанной руководителем подразделения (подразделения территориального органа), являющегося ответственным исполнителем.
139. Документы представляются на подпись Министру через Департамент организации и контроля, который осуществляет их проверку на предмет соответствия Регламенту Правительства Российской Федерации, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514, N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413, N 21, ст. 2459, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 36, ст. 4358, N 49, ст. 5970, ст. 5971, N 52, ст. 6609; 2010, N 9, ст. 964, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251, N 28, ст. 4219, N 41, ст. 5743, N 47, ст. 6663; 2012, N 19, ст. 2419, N 34, ст. 4736, N 38, ст. 5102, N 39, ст. 5286, N 41, ст. 5635, N 42, ст. 5716, N 52, ст. 7491; 2013, N 17, ст. 2180, N 24, ст. 3013, N 35, ст. 4521) (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), Инструкции и иным нормативным правовым актам.
В случае несоответствия представленных документов Регламенту Правительства Российской Федерации, Инструкции и иным нормативным правовым актам документы возвращаются Департаментом организации и контроля ответственным исполнителям для доработки.
Доработанные документы представляются ответственным исполнителем на подпись Министру не позднее чем через один день со дня их возврата.
140. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства (территориального органа), помещаются в обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовый).
141. При передаче документов в случаях, предусмотренных п. 12 Инструкции, делается соответствующая отметка в СЭД.