формы статистической отчетности;
адресованная службам и учреждениям (передается по принадлежности).
Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.
Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.
110. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее - РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.
РК имеет следующие реквизиты:
вид документа;
отметка об ограничении доступа к документу;
номер экземпляра;
корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ, для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;
номер документа - исходящий номер документа, присвоенный организацией - автором документа;
дата документа;
подпись - фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;
содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;
состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);
количество экземпляров;
рубрики;
примечание.
111. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой "Для служебного пользования"; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).
В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.
Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований действующего законодательства.
112. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.
Рассмотрение документов руководством Министерства (территориального органа) и доведение документов до сведения исполнителей
113. Руководство Министерства (территориального органа) дает указания по исполнению документов только в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Министерства (территориального органа).
114. Проекты указаний Министра по исполнению документов оформляются Департаментом организации и контроля, заместителей Министра - референтами, обеспечивающими деятельность заместителей Министра.
Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес подразделений, осуществляется в самих подразделениях.
Порядок подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес территориального органа, определяется его начальником.
115. После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).
Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный по системе МЭДО.
Документы поступают исполнителям по СЭД.
Организация работы с исходящими документами
116. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (территориального органа) (внутреннее согласование) возлагается на подразделение (подразделение территориального органа) - ответственного исполнителя документа.
117. Проекты документов Министерства (территориального органа) готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.
Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.
118. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, руководству подразделений (территориального органа), должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные образы документов, указанных в п. 111 Инструкции.
119. В РК исполнителем заполняются следующие поля:
вид документа;
доступ - общий, ДСП;
подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;
содержание - краткое содержание документа;
исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;
визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;
адресаты - организации, в которые направляется документ;
кому адресован документ;
номер бланка;
состав - количество листов документа и приложений к нему;
связи карточек - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;
журнал - делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.