информация главному федеральному инспектору по субъекту Российской Федерации;
информация в органы государственной власти субъекта Российской Федерации и органы местного самоуправления;
информация в Министерство об исполнении приказов, распоряжений, поручений;
отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;
ответы на обращения граждан;
ответы на запросы организаций;
инициативные документы.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений и запросов.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям руководителя, данным в указаниях по исполнению документов. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями подразделений (подразделений территориального органа).
Служебные письма печатаются на бланках в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; экземпляр с визами помещается в соответствующее дело.
89. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по поставленным в нем вопросам.
Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.
Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.
При адресовании документа лицу, замещающему несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.
В адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала.
Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписываются руководством Министерства.
Служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения, подписываются: руководством Министерства; руководителями подразделений или их заместителями.
Служебные письма на бланке письма Министра подписывает только Министр.
Служебные письма на бланке письма Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации красного цвета подписывают только заместители Министра, в том числе при исполнении ими обязанностей Министра.
Служебные письма на бланке письма Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации синего цвета подписывают руководители подразделений или их заместители.
Служебная записка
90. Служебные записки, создаваемые в Министерстве (территориальном органе), являются внутренними документами и используются для информационного обмена между подразделениями (подразделениями территориального органа), должностными лицами.
В служебных записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений (подразделений территориальных органов) и должностных лиц.
Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения.
Визы исполнителя и согласовывающих служебную записку должностных лиц помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации помещается в дело подразделения (подразделения территориального органа) - исполнителя.
Служебные записки, содержащие вопросы, требующие расходования финансовых и материально-технических средств, визируются заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами
При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства (территориального органа) и за его пределами оформляются два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
Телеграммы и документы, передаваемые по каналам электронной и факсимильной связи
91. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749, N 23, ст. 2715; 2009, N 12, ст. 1429).
Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам.
Телеграммы подписываются руководством Министерства, начальником территориального органа, а также руководителями подразделений при наделении их соответствующими полномочиями и заверяются гербовой печатью в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).
Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются только руководством Министерства.
Телеграмма оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал передается в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства), копия помещается в дело) следующим образом:
1) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы;
| Например: |
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ |
2) перед текстом центровано размещается реквизит "Наименование документа" - "Телеграмма";
3) после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;
4) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, прописными буквами;
5) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.
Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Министерства (территориального органа) и дата (день отправления).
Телеграммы согласовываются, подписываются и регистрируются в порядке, установленном для служебных писем.
92. Электронные сообщения в Министерство поступают по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), системе межведомственного электронного взаимодействия, на официальный электронный адрес Министерства в сети Интернет, доступ к которому установлен в Департаменте организации и контроля, через раздел "Обращения граждан" официального сайта Министерства, на электронный адрес пресс-службы Министерства в сети Интернет.
Электронные сообщения в территориальный орган поступают на официальный электронный адрес территориального органа в сети Интернет, доступ к которому установлен в подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.
93. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема документов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям Инструкции.
94. Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД.
95. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Договор (контракт, соглашение)
96. Договоры (контракты, соглашения) (далее - договоры), заключаемые от имени Министерства (территориального органа), оформляются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.