4.2.4.2. Устанавливает счета бухгалтерского учета, руководствуясь утвержденной учетной политикой организации – Заказчика;
4.2.4.3. Во вкладке «Выгрузить в лотус» устанавливает Ф.И.О. лиц, ответственных за согласование и подписание документа (рис. №):
- Ф.И.О. руководителя организации (либо Ф.И.О. уполномоченного лица по доверенности);
- Ф.И.О. подотчетного лица;
4.2.5. По кнопке «Записать и провести» проводит документ, по кнопке «Выгрузить в лотус» выгружает печатную форму «Авансовый отчет» в ИС в созданную карточку ПУД на согласование и подписание;
4.2.6. По связанному значку с ИС (рис. №2) переходит в карточку документа:
4.2.6.1. Во вкладке «Исполнение документа - Контроль» устанавливает дату контроля +3 рабочих дня от даты выгрузки документа, в реквизит «Контролер» устанавливает специалиста Отдела сопровождения, как контролера по документу (рис. №3);
Рисунок №3
 | |
| 380 × 162 пикс. Открыть в новом окне | |
4.2.7. Во вкладке «Исполнение документа – Исполнение» в реквизите «Исполнители» устанавливает Ф.И.О. руководителя организации - Заказчика и Ф.И.О. подотчетного лица (рис. №4);
Рисунок №4
 | |
| 564 × 101 пикс. Открыть в новом окне | |
4.2.8. В форме полученной задачи устанавливает признак «Выполнена» по кнопке «ОК» завершает бизнес – процесс по полученной задаче (рис.№5);
Рисунок №5
 | |
| 485 × 399 пикс. Открыть в новом окне | |
4.2.9. При отрицательной экспертизе ПУД в карточке ПУД:
4.2.9.1. Во вкладке «Исполнение документа - исполнение» регистрирует рекомендации по устранению замечаний специалисту организации – Заказчика;
4.2.9.2. Во вкладке «Исполнение документа – Контроль» устанавливает дату контроля +3 рабочих дня от даты выгрузки документа, в реквизит «Контролер» устанавливает специалиста Отдела сопровождения, как контролера по документу (рис. №3);
4.2.9.3. Во вкладке «Исполнение документа – Исполнение» в реквизите «Исполнители» устанавливает Ф.И.О. руководителя организации - Заказчика и Ф.И.О. подотчетного лица (рис.№4);
4.2.9.4. По кнопке «Обработать – Отправить на доработку» отправляет карточку ПУД на доработку подотчетному лицу, одновременно присваивает статус карточки «Документ на доработку»;
4.2.9.5. В программе 1С: Бухгалтерия предприятия завершает бизнес-процесс по полученной задаче руководствуясь п. 4.1.8. данной МИ;
4.3. Подтверждение в регистрах бухгалтерского учета расходов по документу «Авансовый отчет»:
| Специалист Отдела сопровождения | Статус ПУД | Действия специалиста Отдела Сопровождения |
| 1.В ИС получает карточку ПУД «Авансовый отчет» по дате контроля, установленной согласно п.4.2.6.1. или 4.2.9.2. данной МИ | 1.1.ПУД «Авансовый отчет» согласован и подписан ЭЦП | Завершает бизнес - процесс:1.В программе 1С: Бухгалтерия предприятия:1.1. в подсистеме «Банк и касса» открывает журнал документа «Авансовый отчет», переходит в документ;1.2. проверяет наличие признака «Проверено по БУ» и корректное формирование бухгалтерских проводок;2.В ИС в карточке ПУД:2.1. во вкладке «Исполнение – Исполнение» проверяет наличие автоматической визы о зарегистрированном документе;2.2. Проверяет статус документа, статус должен быть «Проведенный»; |
| 1.2.ПУД «Авансовый отчет» не согласован и (или) не подписан | В ИС в карточке ПУД:1.1.во вкладке «Исполнение документа – Исполнение» регистрирует визу ответственному (ым) лицу (ам) за согласование/подписание документа «Согласовать и (или) подписать документ в срок «указывает дату» для своевременного отражения расходов согласно СТО СМК «Закрытие периода»;1.2.устанавливает новую дату контроля +3рабочих дня, по кнопке «Обработать» отправляет карточку ответственному (ым) лицу (ам) за согласование/подписание документа; | |
| 1.3.Не устранены замечания по ПУД, подтверждающие расход подотчетной суммы | В ИС в карточке ПУД:1.1.во вкладке «Исполнение документа– Исполнение» регистрирует визу подотчетному лицу организации - Заказчика «Устранить замечания по документам в срок «указывает дату» для своевременного отражения расходов согласно СТО СМК «Закрытие периода»;1.2.устанавливает новую дату контроля +3рабочих дня, по кнопке «Обработать» отправляет карточку ПУД подотчетному лицу организации – Заказчика; | |
| 2.В ИС повторно получает карточку ПУД «Авансовый отчет» по дате контроля, установленной в разделе 1.2 и 1.3 данной таблицы | ПУД «Авансовый отчет» согласован и подписан ЭЦП | Действия согласно разделу 1.1 данной таблицы; |
| Устранены замечания по ПУД, подтверждающие расход подотчетной суммы | Действия согласно п. 4.2.4. данной МИ | |
| ПУД «Авансовый отчет» не согласован и (или) не подписан | В ИС в карточке ПУД:1.1.во вкладке «Исполнение документа– Исполнение»:- регистрирует повторную визу лицам, ответственным за согласование / подписание документа;- регистрирует визу руководителю организации – Заказчика «Проконтролировать согласование и (или) подписание ПУД «Авансовый отчет» для подтверждения в регистрах бухгалтерского учета расходов по документу «Авансовый отчет» в срок до «Устанавливает срок». В случае не подписания ПУД в установленный срок, данный документ будет включен в список отчетов и уведомления согласно СТО СМК «Система предупреждения нарушений контракта ЕИО»;1.2.устанавливает новую дату контроля +3рабочих дня, во вкладке «Исполнение документа – Контроль» удаляет реквизит «Контролер» по кнопке «Обработать» отправляет карточку ПУД подотчетному лицу организации – Заказчика и руководителю организации - Заказчика; | |
| Не устранены замечания по ПУД, подтверждающие расход подотчетной суммы | В ИС в карточке ПУД:1.1.во вкладке «Исполнение документа – Исполнение»:- регистрирует повторную визу подотчетному лицу организации – Заказчика;- регистрирует визу руководителю организации – Заказчика «Проконтролировать устранение замечаний подотчетным лицом «Ф.И.О. подотчетного лица» по документу «Авансовый отчет» в срок до «Устанавливает срок». В случае, если замечания не будут устранены в установленный срок, данный документ будет включен в список отчетов и уведомления согласно СТО СМК «Система предупреждения нарушений контракта ЕИО»;1.2.устанавливает новую дату контроля +3рабочих дня, во вкладке «Исполнение документа– Контроль» удаляет реквизит «Контролер» по кнопке «Обработать» отправляет карточку ПУД подотчетному лицу организации – Заказчика и руководителю организации - Заказчика; |
5. КОНТРОЛЬ ЗА СВОЕВРЕМЕННЫМ ОТРАЖЕНИЕМ РАСХОДОВ В РЕГИСТРАХ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
5.1. Специалист Отдела сопровождения ежемесячно в срок согласно СТО СМК «Закрытие периода» (этап №3) проводит контрольные мероприятия по выявлению неотраженных и неподтвержденных расходов в регистрах бухгалтерского учета по документу «Авансовый отчет»;
5.2. В программе 1С: Бухгалтерия предприятия в подсистеме «Банк - касса» формирует журнал документа «Авансовый отчет» по организации – Заказчику, выполняет действия согласно таблицы:
| Статус Документа «Авансовый отчет» в программе 1С: Бухгалтерия предприятия | Действия специалиста Отдела сопровождения |
| Документ зарегистрирован в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, но не выгружен в ИС; | 1.Проверяет наличие задачи в программе 1С: Бухгалтерия предприятия согласно п.4.2.1. данной МИ;2. Проверяет наличие карточки ПУД по типу «Авансовый отчет» в ИС;Если задача и карточка ПУД отсутствуют, помечает документ на удаление;Если задача отсутствует, но карточка ПУД зарегистрирована в ИС, выполняет действия согласно п. 4.1. данной МИ; |
| 1.Документ зарегистрирован в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, печатная форма документа «Авансовый отчет» выгружена на согласование и подписание, но документ не согласован и (или) не подписан в установленный срок;2. Документ зарегистрирован в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, в карточке ПУД зарегистрированы рекомендации по устранению замечаний по ПУД, подтверждающие расходы, но замечания не устранены | В ИС в карточке ПУД:1.завершает цикл согласования (подписания) документа;2. регистрирует визу подотчетному лицу «В связи с нарушением рекомендаций и сроков предоставления документов согласовано СТО СМК «Закрытие периода» необходимо в программе 1С: Бухгалтерия предприятия зарегистрировать документ «Авансовый отчет» в открытом периоде для редактирования, сформировать задачу руководствуясь СТО СМК Методологическая инструкция пользователя «Регистрация в ИС документа «Авансовый отчет»;В программе 1С: Бухгалтерия предприятия помечает документ на удаление. |
| Документ зарегистрирован в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, печатная форма документа согласована и подписана, но документ не подтвержден в БУ | Завершает бизнес-процесс |
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
| Разработчик Зам. начальника Отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» | А.В. Мальцева |
| УправляющийООО «Бизнес Инновации Консалтинг» | ИП Ю. В. Горшевикова |
| Руководитель Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем ООО «Бизнес Инновации Консалтинг» | О.Н. Воробьева |
| Начальник Отдел формирования отчетности в информационных системах | А. Г. Демин |
| Начальник Отдел внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов | Н. А. Каурова |
| Начальник Отдел автоматизации и стандартизации учетных технологийНачальник Отдела регламентных операций вИнформационных системах | И.Ю. АрхиповаМ.Н. Благинина |
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Изменение № | Должность и подпись лица, внесшего изменение | Дата |