Текст основной части протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
126.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители других федеральных органов исполнительной власти, организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Документы для обсуждения представляются структурными подразделениями, на которые возложена обязанность по их подготовке, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы заседания (совещания) ФСИН России. Справки подписывают руководители структурных подразделений-исполнителей.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
126.2. Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части в двух столбцах помещаются: слева - перечень должностей, справа - перечень фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в заседании (совещании).
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря заседания (совещания), подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
| Присутствовали: | ||
| Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации | И.О. Фамилия | |
| Заместители руководителя Росархива | И.О. Фамилия | |
И.О. Фамилия | ||
(фамилии располагаются по алфавиту) | ||
Перечень присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов "О", "Об", печатаются центрованно размером шрифта N 15 и подчеркиваются одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
126.3. Протоколы заседаний коллегии ФСИН России готовятся в срок, не превышающий 5 рабочих дней, а протоколы заседаний коллегии ФСИН России, на которых рассматривались итоги оперативно-служебной деятельности ФСИН России, - 10 рабочих дней, если председателем коллегии не установлен иной срок.
Решения, принятые на совещании у директора ФСИН России, первого заместителя директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России, оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем и представляется директору ФСИН России, первому заместителю директора ФСИН России, заместителям директора ФСИН России, как правило, в течение суток после окончания совещания.
126.4. Протокол подписывают председательствующий на заседании (совещании) и секретарь, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел ФСИН России.
126.5. По решению председательствовавшего на заседании (совещании) секретарь тиражирует протоколы и/или оформляет выписки, а также сопроводительные письма и рассылает их первому заместителю директора ФСИН России, заместителям директора ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей, в структурные подразделения, заинтересованные органы государственной власти, организации.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку.
Выписка воспроизводит все реквизиты протокола, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя организации и Гербовой печатью.
4.8. Служебная переписка
127. В ФСИН России используются различные виды официальных документов информационно-справочного характера для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.
128. В зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электронной связи документы подразделяются на следующие виды: служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма.
Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по фельдъегерской, почтовой связи.
Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.
Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
129. Служебное письмо используется для оперативной связи между ФСИН России и другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа.
130. Виды служебных писем:
ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; на письма Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России и других федеральных органов исполнительной власти;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; актов Министерства юстиции Российской Федерации и других федеральных органов исполнительной власти;
ответы на запросы других организаций;
ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России;
инициативные документы, в том числе методические рекомендации и информационные письма для учреждений и органов УИС.
4.9. Реквизиты служебных писем
131. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:
а) Бланк.
Служебные письма оформляются в ФСИН России на бланках формата A4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.
Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру.
В совместном с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями служебном письме реквизиты бланка не применяются.
б) Адресат.
При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов "Федеральная служба". Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также физическим лицам при ответе на их обращения.
В состав реквизита "Адресат" входят: наименование организации (подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному физическому лицу, исполнитель документа указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес получателя.
Наименование учреждения или органа УИС, организации, подразделения органа государственной власти, организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в подразделение организации наименование подразделения организации также пишется в именительном падеже, например:
Министерство внутренних дел
Российской Федерации
Главный информационно
-аналитический центр