ул. Новочеремушкинская, д. 67,
г. Москва, 117418
При направлении служебного письма организации или его должностному лицу наименование организации (подразделения организации) указывается в родительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:
Председателю Комитета
Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации
по безопасности
И.О. Фамилия
Наименование организации (подразделения организации), а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Начальникам территориальных
органов ФСИН России
Начальникам учреждений,
непосредственно подчиненных
ФСИН России
органов ФСИН России
Начальникам учреждений,
непосредственно подчиненных
ФСИН России
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти.
При адресовании служебного письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Фамилия И. О.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Тульская обл., 301264
При адресовании документа должностному лицу организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем управления делами ФСИН России.
в) Дата.
Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации управлением делами ФСИН России, структурным подразделением.
Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом:
___12.05.2010 N_____
На N 538 от 15.04.2010
В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 N 609.
Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например: от 12 мая 2009 г. N 609.
По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат - или цифровым способом, или словесно-цифровым.
Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака N и самого номера (знак N на одной строке, сам номер - на другой).
г) Регистрационный номер.
Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на структурное подразделение, его подготовившее, порядковый номер документа и должностное лицо из числа руководства ФСИН России, подписавшее служебное письмо.
Например, N 2-55-01, где: 2 - индекс структурного подразделения, которым подготовлено письмо; 55 - порядковый номер документа; 01 - индекс директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности).
Регистрационный номер служебным письмам, подписанным директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности) и его заместителями, присваивается управлением делами ФСИН России.
Регистрация служебных писем за подписью руководителя структурного подразделения ведется в структурных подразделениях.
При регистрации исходящего документа за подписью двух и более должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, организации регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.
д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.
е) Заголовок.
Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...".
Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).
Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.
ж) Текст.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части служебного письма, над подписью.
Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова "Уважаемый...!", то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала).
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект ..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным....", "Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность..."), на бланке письма директора - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о ....", "Считаю возможным принять участие в...").
Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующим критериями:
официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;
конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;