134. Докладная записка адресуется директору ФСИН России или первому заместителю (заместителю) директора ФСИН России по курируемым направлениям деятельности и содержит информацию, выводы и предложения по какому-либо вопросу.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.
Докладная записка является внутренним документом. Докладная записка, адресуемая на имя директора ФСИН России, перед поступлением на доклад директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности) в обязательном порядке регистрируется в управлении делами ФСИН России. После доклада докладные записки с резолюцией директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) незамедлительно представляются в управление делами ФСИН России для последующего сканирования, сохранения в электронной базе, направления согласно резолюции и передачи исполнителю для дальнейшей работы. Докладная записка, адресуемая на имя первого заместителя директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России, после наложения резолюции подлежит регистрации в структурном подразделении, руководителем которого подписана докладная записка.
Для оформления докладной записки используется стандартный лист бумаги формата A4.
Служебные и докладные записки, касающиеся разработки, внесения изменений или отмены нормативных правовых актов Российской Федерации, в том числе ведомственных нормативных правовых актов, в обязательном порядке согласовываются с правовым управлением ФСИН России.
4.11. Договор (соглашение), контракт
135. В соответствии со статьей 420 Гражданского кодекса Российской Федерации договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Государственный контракт заключается ФСИН России в целях обеспечения государственных нужд в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, с учетом положений Федерального закона от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. 1), ст. 3105).
Договор оформляется на стандартных листах формата A4.
136. Договор (соглашение), контракт (далее - договор) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими органами государственной власти Российской Федерации оформляется компетентными структурными подразделениями ФСИН России в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителями, руководителями структурных подразделений, первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей. Договор, подготовленный иным федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, организацией, передается на экспертизу в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией, затем оформляется, визируется и подписывается в аналогичном порядке.
137. Финансово-хозяйственный и иной гражданско-правовой договор оформляется компетентными структурными подразделениями в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителем и согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями.
4.12. Планы, отчеты, акты, обзоры, справки, заключения, рапорты, предписания, доверенности
138. В плане устанавливается перечень мероприятий, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей.
Проект плана подлежит обязательному согласованию с руководителями структурных подразделений, деятельность которых он затрагивает или которым даются конкретные поручения.
План составляется в табличной форме на стандартных листах бумаги формата A4.
Табличная форма плана должна содержать графу "Исполнение", где напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка о выполнении (невыполнении, переносе срока исполнения).
139. Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении приказа (распоряжения), плана, задания, проведенных мероприятиях.
Данные отчета отражают в целом деятельность ФСИН России или отдельное направление ее деятельности, а также конкретного работника.
Отчет оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 (статистическая отчетность, отчет по финансовой деятельности).
140. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными работниками, подтверждает какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение, и подлежит утверждению директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России или руководителями структурных подразделений в пределах их компетенций.
В заголовке акта содержится название или краткое содержание факта или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта излагаются:
основание (реквизиты распорядительного документа);
состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания, классные чины, фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии и инициалы членов комиссии);
присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания, фамилии и инициалы).
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
На обороте последнего листа документа указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены.
Дата акта должна соответствовать дню факта или события, отраженного в нем.
Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе - приложении.
Акт является основанием для подготовки структурными подразделениями соответствующих распорядительных документов.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под роспись должностных лиц, к деятельности которых он относится.
141. Обзор является разновидностью справки и составляется в целях информирования учреждений и органов УИС, а также других организаций о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени.
Обзор составляется на соответствующем бланке структурным подразделением по курируемому направлению служебной деятельности и подписывается директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности) или его заместителем.
142. Справка, прилагаемая к документу, оформляется в целях служебного информирования по поручению руководства ФСИН России.
Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.
Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц.
Реквизит "Подпись" в справке отсутствует, в конце может указываться структурное подразделение (должностное лицо), подготовившее справку.
143. Заключение, прилагаемое к документу, содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу.
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. В заголовке заключения указывается наименование документа или вопроса, во исполнение которого оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй - конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты.
Заключение подписывают должностное лицо и члены комиссии, утверждает директор ФСИН России (лицо, временно исполняющее его обязанности).
144. В рапорте (заявлении) фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о нарушении общественного порядка, о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.).
Рапорт оформляется на стандартном листе бумаги формата A4, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.
Слово "Р а п о р т" (З а я в л е н и е) пишется (печатается) с заглавной буквы, вразрядку, точка в конце не ставится.
145. Предписание выдается директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности) подчиненным работникам для удостоверения предоставленных им служебных прав и возложенных на них обязанностей по отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.). Предписание оформляется на соответствующем бланке (приложение N 13).
Предписание подписывается директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), регистрируется и заверяется в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
146. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени ФСИН России, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на соответствующем бланке ФСИН России.
Оформление доверенности в ФСИН России осуществляется в соответствии со статьями 186, 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
Доверенность на право заключения договоров, совершения иных действий от имени ФСИН России, представления интересов ФСИН России в различных государственных, общественных и судебных органах оформляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
В тексте доверенности указываются следующие сведения: