полное наименование ФСИН России;
фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
данные об основаниях, подтверждающих полномочия директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности);
содержание доверенных полномочий;
срок действия доверенности.
Доверенность подписывает директор ФСИН России (лицо, временно исполняющее его обязанности), регистрируется и заверяется в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
4.13. Телеграмма, направляемая через отделение почтовой связи
147. Телеграмма, направляемая через отделение почтовой связи, оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал передается в отделение почтовой связи, для управления делами ФСИН России снимается электронная копия с оригинала, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом:
а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, Например: ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ;
б) перед текстом центрованно размещается реквизит "Наименование документа" - ТЕЛЕГРАММА;
в) после наименования помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), индекса предприятия связи (приложение N 14). Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;
г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);
д) визы собираются на лицевой стороне 2 экземпляра;
е) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.
Телеграммы подписывают директор ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности), первый заместитель (заместители) директора ФСИН России, а в исключительных случаях (по поручению директора ФСИН России или лица, временно исполняющего его обязанности) - руководители структурных подразделений.
Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая Правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785, N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413, N 23, ст. 2715, N 48, ст. 5604; 2009, N 20, ст. 2469; 2010, N 2, ст. 233, N 12, ст. 1355, N 26, ст. 3363) подписывает только директор ФСИН России;
ж) первый экземпляр телеграммы заверяется в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
4.14. Телеграмма, направляемая по каналам ведомственной связи ФСИН России
148. Телеграмма, направляемая по каналам ведомственной связи ФСИН России, оформляется без реквизитов бланка в одном экземпляре (при регистрации в управлении делами снимается электронная копия с подписанной телеграммы, оригинал с отметкой об отправке помещается в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом:
а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: СРОЧНАЯ;
б) под категорией телеграммы размещается реквизит "Наименование документа" - ТЕЛЕГРАММА;
в) после наименования документа помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием города, наименования конкретного учреждения или органа УИС, фамилии его руководителя, при направлении другим организациям номера его абонентского телеграфа. При направлении телеграммы в несколько адресов адресная часть текста при количестве 5 адресатов пишется в телеграмме, свыше 5 - составляется рассылочная ведомость (в этом случае в реквизите "Адресат" указывается общее наименование учреждений и органов УИС) (приложение N 15);
г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);
д) визы собираются на оборотной стороне последнего листа телеграммы;
е) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, специального звания (классного чина), фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму.
Телеграммы подписывают директор ФСИН России и его заместители, в исключительных случаях (по поручению директора ФСИН России или лица, временно исполняющего его обязанности) - руководители структурных подразделений;
ж) под реквизитом "Подпись" в левом нижнем углу телеграммы указываются фамилия исполнителя с инициалами и его телефон.
Изменения в тексте должны быть заверены подписью должностного лица, подписавшего телеграмму.
Разрешение на отправку подписанной телеграммы с отметкой "СРОЧНАЯ" визируется должностным лицом, подписавшим телеграмму, в верхнем поле документа.
4.15. Электронный документ
149. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.
В ФСИН России создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством*(2).
Документы, создаваемые в ФСИН России и (или) поступившие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
150. Для подтверждения подлинности электронных документов в ФСИН России используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота ФСИН России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
Электронные документы исполняются в форматах Open Document для офисных приложений, а также Microsoft Office для создания и обработки документов и PDF для хранения сканированных изображений.
Абзац шестой утратил силу.
При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.
Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются структурными подразделениями.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в ФСИН России и поступающие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа документа его подлиннику осуществляется с помощью электронной подписи.
В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.
В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:
наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);
отметка о переносе срока исполнения документа;