3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4) Вид документа.
5) Дата документа.
6) Номер документа.
7) Дата поступления документа.
8) Входящий номер документа.
9) Исходящий номер и дата документа.
10) Наименование либо аннотация документа.
11) Индекс дела.
12) Сведения о переадресации документа.
13) Количество листов основного документа.
14) Количество приложений к документу.
15) Общее количество листов приложений.
16) Указания по исполнению документа.
17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18) Отметка о конфиденциальности.
Состав обязательных реквизитов при регистрации документа в зависимости от характера и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору, ключевые слова; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом).
174. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты; плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы, бланки документов.
5.4. Порядок рассмотрения документов руководством ФСИН России и доведение документов до исполнителей
175. Документы директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности), первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России передаются на рассмотрение только после их регистрации. К ним прилагаются оформленные на отдельных листах проекты поручений, в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, инициалы и фамилия директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, даты поручений.
176. Проекты поручений директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) оформляются управлением делами ФСИН России.
Проекты поручений первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России оформляются их секретарями (помощниками).
Тексты подписанных директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России поручений вносятся управлением делами ФСИН России в электронные регистрационные карточки электронной базы данных.
Подготовку копий документов с поручениями первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России осуществляют их секретари.
177. После рассмотрения директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России документы возвращаются в управление делами ФСИН России для перенесения указаний по исполнению документа в электронные регистрационные карточки электронной базы данных.
178. В соответствии с указаниями по исполнению рассмотренные документы направляются структурным подразделениям только через управление делами ФСИН России. При этом подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, а соисполнителям - электронные копии документов.
179. Для ознакомления руководителей структурных подразделений и их работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение N 16).
5.5. Регистрация отправляемых документов
180. Регистрация отправляемых документов за подписью директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) и его заместителей осуществляется группой исходящей корреспонденции управления делами ФСИН России (далее - группа исходящей корреспонденции) в электронной базе данных.
Документы, подписанные директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), представляются на регистрацию в группу исходящей корреспонденции в трех экземплярах. После регистрации первый экземпляр (оригинал) документа и приложения к нему (если имеются) направляются группой исходящей корреспонденции адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения; третий экземпляр со всеми имеющимися приложениями (копия) хранится в управлении делами ФСИН России до минования надобности.
Документы, подписанные первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России, представляются на регистрацию в группу исходящей корреспонденции в двух экземплярах. После регистрации первый экземпляр (оригинал) документа и приложения к нему (если имеются) направляются группой исходящей корреспонденции адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения.
181. Регистрация отправляемых документов за подписью руководителя структурного подразделения оформляется в структурном подразделении. Зарегистрированные документы направляются структурным подразделением в группу исходящей корреспонденции для отправки адресатам.
182. Группа исходящей корреспонденции осуществляет проверку правильности оформления и комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
183. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
184. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в соответствующих реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения.
185. Копия документа с визами согласования и приложениями к нему в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ хранится в деле вместе с документом-ответом), копия отправляемого документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
5.6. Отправка документов
186. Отправка документов осуществляется группой исходящей корреспонденции в следующем порядке.
Документы за подписью директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности), направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, направляются фельдъегерской связью или по системе межведомственного электронного документооборота.
Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа электрической связью, принимает структурное подразделение-исполнитель.
187. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
188. Группа исходящей корреспонденции проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
189. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
190. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
191. Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются:
степень срочности, если она имеется на подписанном документе;
адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи;
номера документов, вложенных в пакет;