срок хранения документа;
наименования приложений к электронному документу;
ключевые слова и др.
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), проходят регистрацию в СЭД.
В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754, электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.
СЭД предусматривает регистрацию (учет) документов и их включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по МЭДО.
При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационной карточки документа, поступившего в электронной форме.
V. Организация документооборота в ФСИН России
151. Движение документов в ФСИН России с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образуют документооборот, который состоит из следующих документопотоков:
входящий;
исходящий;
внутренний.
5.1. Доставка документов
152. Доставка документов в ФСИН России осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, электрической связи и по каналам межведомственного электронного документооборота.
153. Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью - срочная корреспонденция органов государственной власти Российской Федерации; электрической связью - факсимильные и электронные сообщения.
154. В управлении делами ФСИН России для доставки документов в пределах г. Москвы в исключительных случаях назначаются специально выделенные работники, которым сдаются пакеты для отправки.
155. Доставка документов осуществляется на специально закрепленных за управлением делами ФСИН России для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи. Перевозка служебных документов городским и общественным транспортом запрещена.
156. Ответственность за организацию отправки и доставки документов возлагается на начальника управления делами ФСИН России.
157. Доставка (отправка) документов осуществляется по реестру или разносным книгам. Служебные документы адресатам в пределах г. Москвы могут передаваться работниками управления делами ФСИН России по принадлежности под роспись в реестре через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров или под роспись в разносной книге.
5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
158. Прием и первичная обработка поступающей# в ФСИН России документов осуществляется группой входящей корреспонденции управления делами ФСИН России (далее - группа входящей корреспонденции).
159. Поступающие через подразделения фельдъегерской и специальной связи в ФСИН России документы в рабочее время принимается# работниками группы входящей корреспонденции и регистрируется# в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.
В вечернее время (после 18.00 - в понедельник-четверг, после 17.00 - в пятницу), выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы организационно-инспекторского управления ФСИН России (далее - оперативный дежурный ФСИН России), регистрируются в журнале учета пакетов и по возможности оперативно передаются в управление делами ФСИН России для регистрации.
160. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам ФСИН России, также оперативно передаются ими в управление делами ФСИН России для регистрации.
Принявший документы, пакеты работник структурного подразделения расписывается за их получение в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает их количество, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью "Для пакетов". Оперативный дежурный ФСИН России, кроме этих данных, в журнале учета пакетов записывает номера документов, указанные на пакетах.
161. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому учреждению или пересылаются надлежащему отправителю. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.
162. В группе входящей корреспонденции вскрываются все пакеты с документами, за исключением пакетов, имеющих пометку "Лично".
163. При вскрытии пакетов проверяется соответствие указанных на них учетных номеров номерам документов, находящихся в пакете; количество документов в приложении с учетными данными о них, указанными в сопроводительном письме, количество экземпляров и листов всех документов.
164. При отсутствии в пакете указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в управлении делами ФСИН России, другой - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается отправителю. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание, классный чин, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник управления делами ФСИН России (лицо, временно исполняющее его обязанности) и лицо, вскрывшее указанный пакет.
При получении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".
165. Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются лично адресатом, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах. Документы после их рассмотрения подлежат немедленной передаче в управление делами ФСИН России для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с установленным Инструкцией порядком.
166. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях данные пакеты для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адресе отправителя, если они отсутствуют в самом документе, а также пакеты, поступившие из судебных органов, прикрепляются к документам и передаются в структурные подразделения.
5.3. Регистрация поступающих документов
167. Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной регистрации в день поступления в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.
В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан - в течение трех дней.
168. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер в электронной базе данных. На первом листе каждого приложения ставится оттиск штампа или указывается: "Приложение к вх. N_____" и дата регистрации.
Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется группой входящей корреспонденции и состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в электронной базе данных.
Если при регистрации поступивших документов, используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.
При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой "Лично", в электронной базе делается запись "Пакет с пометкой "Лично".
169. На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.
170. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.
171. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение дня направляются адресатам.
172. Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются:
начальнику управления делами ФСИН России для доклада директору ФСИН России;
первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России по направлениям деятельности;
в структурные подразделения.
173. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота ФСИН России используются обязательные сведения о документах:
1) Адресант.
2) Адресат.