В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 "Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4109; 2005, N 29, ст. 3037, N 49, ст. 5204; 2007, N 11, ст. 1283; 2008, N 18, ст. 2009, N 43, ст. 4921, N 47, ст. 5431; 2010, N 4, ст. 368, N 19, ст. 2300, N 20, ст. 2435; 2012, N 14, ст. 1615; 2013, N 26, ст. 3314), постановлениями Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263) и от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5201; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 25, ст. 3060, N 47, ст. 5675, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102, N 53 (ч. 2), ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее - Инструкция).
2. Начальникам учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений обеспечить исполнение Инструкции работниками уголовно-исполнительной системы.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами ФСИН России полковника внутренней службы Ветрову И.В.
| Директор генерал-полковник внутренней службы | А.А. Реймер |
Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (утв. приказом Федеральной службы исполнения наказаний от 10 августа 2011 г. N 463)
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений (далее - учреждения и органы уголовно-исполнительной системы) документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства и устанавливает обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих, сотрудников, рабочих и служащих уголовно-исполнительной системы (далее - работники) правила документирования и порядок документооборота.
2. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. 1), ст. 4022), федеральные законы от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140; 2005, N 19, ст. 1752; 2007, N 19, ст. 2293, N 49, ст. 6070; 2008, N 30 (ч. 2), ст. 3616; 2009, N 29, ст. 3626, N 48, ст. 5711; 2010, N 1, ст. 5, 6, N 40, ст. 4969; 2011, N 30 (ч. 1), ст. 4603, N 49 (ч. 1), ст. 7025, N 50, ст. 7351; 2012, N 31, ст. 4322, N 50 (ч. 5), ст. 6959; 2013, N 27, ст. 3477, N 30 (ч. 1), ст. 4071), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611), от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30 (ч. 1), ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479), от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, 3477), указы Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 "Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4109; 2005, N 29, ст. 3037, N 49, ст. 5204; 2007, N 11, ст. 1283; 2008, N 18, ст. 2009, N 43, ст. 4921, N 47, ст. 5431; 2010, N 4, ст. 368, N 19, ст. 2300, N 20, ст. 2435; 2012, N 14, ст. 1615; 2013, N 26, ст. 3314), от 02.12.2005 N 1396 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы и флага Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 49, ст. 5204; 2011, N 35, ст. 5063), постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. 2), ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. 3), ст. 5587), от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964, N 21, ст. 2602; N 9, ст. 1251, N 29, ст. 4472, N 32, ст. 4834; 2012, N 1, ст. 148, N 19, ст. 2419, N 27, ст. 3739, N 38, ст. 5102, N 49, ст. 6880, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575), от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 25, ст. 3060, N 47, ст. 5675, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102, N 53 (ч. 2), ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575), от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263), от 26.02.2010 N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД), приказ федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19.05.2006 N 245 "Об утверждении Регламента Федеральной службы исполнения наказаний" (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2006, регистрационный N 7917) с изменениями, внесенными приказами ФСИН России от 05.08.2009 N 356 (зарегистрирован Минюстом России 17.09.2009, регистрационный N 14789), от 13.10.2009 N 412 (зарегистрирован Минюстом России 20.11.2009, регистрационный N 15280).
3. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее - УИС) осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
4. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, осужденных и лиц, содержащихся под стражей, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане) в учреждениях и органах УИС регламентируются Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307, N 27, ст. 3474) и ведомственными нормативными правовыми актами.
5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в учреждениях и органах УИС, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
6. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в учреждениях и органах УИС с применением журналов учета документов или автоматизированной системы обработки документов в соответствии с Инструкцией.
7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.
8. Обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе обращений, принятых на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в учреждениях и органах УИС, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждений и органов УИС (далее также - структурные подразделения) осуществляет структурное подразделение учреждений и органов УИС, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства, если иное не оговорено особо) в соответствии с положением о ней и должностными инструкциями (регламентами) ее работников.
9. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
10. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, а также обеспечением сохранности служебных документов в учреждениях и органах УИС возлагается на руководителей учреждений и органов УИС и руководителей структурных подразделений.
11. При смене руководителя учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, территориального органа ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым руководителем вышестоящего органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности).
12. Работники несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
13. Каждый работник должен быть ознакомлен с Инструкцией под роспись.
14. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, работник обязан сообщить руководителю структурного подразделения. На основании полученной информации, проводится служебная проверка.
15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту, который составляется в произвольной форме.
В этих случаях работник, получивший на исполнение зарегистрированный в учреждении или органе УИС документ, обязан сообщить об изменении исполнителя в службу делопроизводства.
16. Официальное делопроизводство в учреждениях и органах УИС ведется на русском языке - государственном языке Российской Федерации.
17. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов в другие учреждения, органы и организации, не входящие в УИС, допускается только с разрешения руководителя учреждения и органа УИС.
18. Публикация служебной переписки в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководителя учреждения и органа УИС.
19. Служба делопроизводства территориального органа проверяет состояние работы с документами, а также организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях и учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, не реже чем один раз в пять лет и оказывает им соответствующую практическую помощь.
По результатам проверок организации и ведения делопроизводства служба делопроизводства территориального органа направляет акты, справки руководителям проверенных структурных подразделений и учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России.
20. Для проверки состояния делопроизводства и архивного дела в учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, службой делопроизводства территориального органа ФСИН России по распоряжению руководителя территориального органа ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) могут привлекаться работники служб делопроизводства других учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России.
II. Основные понятия
21. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждений и органов УИС;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждениях и органах УИС;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение учреждения или органа УИС, на которое возложены функции по ведению делопроизводства учреждения или органа УИС;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности учреждений и органов УИС;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении или органе УИС, с указанием сроков их хранения;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
"электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
"электронное сообщение" - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;