"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;
"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
"оформление документа" - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования:
"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
"заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
"юридическая сила документа" свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
"унифицированная форма документа" - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
"регистрационная карточка документа" - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в системе электронного документооборота.
III. Правила подготовки и оформления документов
22. Документы, создаваемые в учреждениях или органах УИС, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
23. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде электронного документа имеет следующие размеры полей:
| левое | - | 30 мм; |
| правое | - | 12,5 мм; |
| верхнее | - | 20 мм; |
| нижнее | - | 20 мм. |
24. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю.
25. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
26. Исполнитель несет персональную ответственность за нарушение требований Инструкции при подготовке и оформлении документов, несоблюдение правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения; отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документов без объективных причин.
3.1. Бланки документов
27. В учреждениях и органах УИС применяются бланки с воспроизведением геральдического знака - эмблемы ФСИН России.
Бланки печатаются с применением электронно-вычислительных машин или изготавливаются типографским способом.
28. В учреждениях и органах УИС предусмотрено использование следующих видов бланков:
бланк письма;
бланк приказа;
бланк распоряжения.
Образцы бланков, применяемые в учреждениях и органах УИС, приведены в приложениях N 1 - 3 к Инструкции.
При подготовке электронных документов в учреждениях и органах УИС используются электронные шаблоны бланков документов. Электронные шаблоны бланков документов утверждаются руководителем учреждения или органа УИС после согласования с ФСИН России.
29. Бланки на основе углового расположения реквизитов используются для оформления служебных писем.
Бланки на основе продольного расположения реквизитов используются для оформления приказов, распоряжений.
Изображение геральдического знака - эмблемы ФСИН России на бланках с угловым расположением реквизитов помещается на верхнем поле бланка над серединой строк наименования Федеральной службы исполнения наказаний, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.
30. Наименование учреждения или органа УИС на бланках указывается в точном соответствии с Положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России или учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России.
31. Сокращенное наименование учреждения или органа УИС помещается на бланке после полного наименования учреждения или органа УИС.
32. Для каждого вида бланков устанавливается определенный состав реквизитов:
32.1. Для бланка письма учреждения или органа УИС:
геральдический знак - эмблема ФСИН России;
федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний;
полное наименование учреждения или органа УИС;
сокращенное наименование учреждения или органа УИС;
справочные данные: почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона и факса, адрес электронной почты;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
32.2. Для бланка приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС:
геральдический знак - эмблема ФСИН России;
федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний;
полное наименование учреждения или органа УИС;
сокращенное наименование учреждения или органа УИС;
вид документа: приказ (распоряжение);
место издания приказа (распоряжения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).
33. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) с применением краски черного цвета.