При подготовке электронных документов в учреждениях и органах УИС используются электронные шаблоны бланков документов.
IV. Оформление отдельных видов документов в учреждениях и органаХ УИС
4.1. Состав документов учреждений и органов УИС
34. В деятельности учреждений и органов УИС создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии территориального органа ФСИН России, протоколы заседаний (совещаний), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии территориального органа ФСИН России, иных заседаний (совещаний).
Взаимные обязательства учреждений и органов УИС с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности учреждений и органов УИС создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться документы совместно с другими учреждениями, органами и организациями, не входящими в УИС (далее - другие организации), по вопросам, представляющим совместный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
4.2. Приказы (распоряжения)
35. Учреждение или орган УИС в соответствии с уставом, положением о нем в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения.
Приказы (распоряжения), издаваемые учреждениями и органами УИС, не могут носить нормативно-правовой характер.
36. Приказы (распоряжения) издаются по наиболее важным вопросам функционирования учреждений и органов УИС, регулирования различных направлений служебной деятельности, прохождения службы в УИС.
37. В учреждениях и органах УИС издаются приказы следующих видов:
по основной деятельности (приказы по направлениям деятельности структурных подразделений, об утверждении решений коллегии территориального органа ФСИН России, по организационно-штатным вопросам, организации и проведению стрельб и др.);
по личному составу (о назначении на должность, об отпуске, отзыве из отпуска, зачислении в распоряжение, командировании, увольнении, присвоении специальных званий, поощрениях, командировках, взысканиях и др.);
приказы по подозреваемым и обвиняемым в совершении преступлений;
приказы по осужденным (о назначении на должности, закреплении рабочих мест и др.).
38. Распоряжения издаются в целях оперативного управления и, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц.
39. Оформление распорядительных и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.
40. Не допускается совмещение в одном документе приказов по основной деятельности и по личному составу.
41. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствующую по форме и содержанию законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований.
42. Проекты приказов (распоряжений) до представления их на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, заместителями руководителя учреждения или органа УИС по курируемым направлениям служебной деятельности и руководителем службы делопроизводства, а в их отсутствие - должностными лицами, их замещающими.
43. Проекты приказов (распоряжений) учреждения или органа УИС по основной деятельности структурными подразделениями, разработчиками проектов, согласовываются (визируются) в указанной последовательности со следующими должностными лицами:
а) руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения;
б) руководителем организационно-аналитического подразделения учреждения или органа УИС;
в) руководителем юридической службы учреждения или органа УИС;
г) заместителями руководителя учреждения или органа УИС, к чьей компетенции в соответствии с установленным распределением обязанностей относятся предписания приказа (распоряжения);
д) руководителем службы делопроизводства.
44. Проект приказа (распоряжения) согласовывается должностными лицами, перечисленными в пункте 43 Инструкции, в срок до трех рабочих дней, а юридической службой - в срок до пяти дней, в зависимости от объема представленного документа.
45. После внесения на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) изменений принципиального характера он подлежит переоформлению и повторному согласованию (визированию).
46. Решение по рассмотрению неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учету мнений заинтересованных структурных подразделений и достижению компромисса оформляется протоколом разногласий, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись.
47. В процессе согласования проектов приказов (распоряжений) структурные подразделения, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с другими заинтересованными лицами осуществляют их доработку.
На представленных для согласования (визирования) проектах приказов (распоряжений) обязательно наличие визы руководителя структурного подразделения, подготовившего проект приказа (распоряжения).
Приказы (распоряжения) подписываются только после его согласования со всеми заинтересованными лицами. Виза (штамп) работника юридической службы учреждения или органа УИС и службы делопроизводства помещается на оборотной стороне каждого листа документа.
48. Приказы (распоряжения) тиражируются исполнителем в строго ограниченном количестве. Дополнительно печатаются или тиражируются в количестве, указанном в разнарядке. До десяти экземпляров включительно расчет делается на документе (на обороте последнего листа), свыше десяти - составляется отдельная расчет-рассылка.
Если приказ (распоряжение) подлежит рассылке в структурные подразделения в количестве, превышающем 10 экземпляров, либо в учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России, то на обороте последнего листа приказа (распоряжения) справа от разнарядки печатаются слова "Дополнительно размножено и разослано ____ экз."*(1).
4.3. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений)
49. Приказы (распоряжения) учреждений и органов УИС имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:
а) Бланк.
Для оформления приказов (распоряжений) учреждений и органов УИС используется бланк установленной формы (приложения N 2, 3). Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений.
Совместные приказы с другими организациями (приложение N 4) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм).
б) Дата.
Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется службой делопроизводства при его регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации приказа (распоряжения).
Дата приказа (распоряжения) оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14 августа 2009 г.
в) Регистрационный номер.
Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по личному составу (о приеме, увольнении, повышении квалификации, присвоении специальных званий (классных чинов), поощрении и др.) регистрационный номер дополняется буквенными индексами "лс", о командировках "км", например: "568-лс", "456-км"\ в приказах по личному составу со сроком хранения 5 лет (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах) к порядковому номеру через тире добавляется буквенный индекс "к", например: "345-к". В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный индекс "р", например: "145-р".
Регистрационный номер совместного с другими организациями приказа состоит из регистрационных номеров учреждения или органа УИС и другой организации, расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту.
В учреждениях и органах УИС регистрационные номера приказов (распоряжений) оформляются службой делопроизводства.
г) Заголовок.
Заголовок в приказе (распоряжении) учреждения и органа УИС отвечает на вопросы о чем? (о ком?), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.