почтовый адрес отправителя.
В один пакет могут помещаться несколько документов.
192. В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка "К исх. N___".
На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например:
Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. N 10/3-65.
193. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов.
194. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.
195. Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело управления делами ФСИН России.
196. Документы массовой рассылки направляются в соответствии с указателем расчета-рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает начальник управления делами ФСИН России. Указатель расчета-рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения.
5.7. Организация исполнения документов
197. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном бланке.
Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Фамилия И.О.
Прошу подготовить проект ответа
к 05.05.2010.
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения и даты.
198. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.
Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
199. Документы, поступившие в структурное подразделение с поручением руководства ФСИН России, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
200. Работники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений к нему с соблюдением правил, установленных в Инструкции;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае существенной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку списка к рассылке документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение);
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
201. Документы, полученные в управлении делами ФСИН России для ознакомления, подлежат возврату в 3-дневный срок, если не оговорен иной срок.
5.8. Регистрация организационно-распорядительных документов
202. Приказы (распоряжения) ФСИН России после подписания директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), первым заместителем директора ФСИН России, заместителями директора ФСИН России, лицом, делегируемым директором ФСИН России, представляются на регистрацию в группу нормативного обеспечения управления делами ФСИН России (далее - группа нормативного обеспечения), приказы по личному составу - в управление кадров ФСИН России, адреса рассылки документа указываются исполнителем при создании регистрационной карточки документа.
203. Приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела управлением делами ФСИН России.
204. Приказы ФСИН России по личному составу, в том числе о командировках работников, регистрируются, рассылаются исполнителями. Регистрация и формирование их в номенклатурные дела осуществляются управлением кадров ФСИН России в соответствии со сроками хранения.
205. Издаваемые на бумажном носителе в ФСИН России приказы, распоряжения регистрируются отдельно самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года, в СЭД регистрируются по виду документа в день их подписания.
206. Все поступившие в ФСИН России копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказов (распоряжений), других федеральных органов исполнительной власти регистрируются в группе нормативного обеспечения, докладываются директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности), после рассмотрения возвращаются в группу нормативного обеспечения, для исполнения поручений, указанных директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности).
207. Поступившие копии нормативных правовых актов, изданные Минюстом России, другими федеральными органами исполнительной власти, регистрируются в СЭД.
На каждом экземпляре поступившей копии нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения ставится оттиск штампа, в котором указываются порядковый учетный номер нормативного правового акта, присвоенного в СЭД, и дата их поступления.
208. Ознакомление с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов производится под роспись на листе ознакомления (приложение N 16), как правило, по письменному поручению директора ФСИН России или должностного лица, которому они были адресованы. Листы ознакомления хранятся вместе с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов.
209. Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с пунктом 132 Инструкции, заверенными печатью управления делами ФСИН России (управления кадров ФСИН России), направляются в соответствии с указателем расчета-рассылки адресатам. Подлинник указателя расчета-рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с подлинником приказа (распоряжения).
210. Поступающие копии приказов и распоряжений после их регистрации в журнале учета хранятся по годам и видам издания в папках, регистрах или скоросшивателях с составлением внутренних описей.
5.9. Регистрация доверенностей и договоров
211. Доверенность на право совершения действий от имени ФСИН России, представления ее интересов в государственных, общественных и судебных органах, оформленная в соответствии с пунктом 146 Инструкции, регистрируется в группе исходящей корреспонденции.
212. Зарегистрированный оригинал и копия доверенности выдаются под роспись представителю. Копия зарегистрированной доверенности помещается в номенклатурное дело соответствующего структурного подразделения.
213. Договоры, оформленные в соответствии с пунктом 136 Инструкции, регистрируются управлением делами ФСИН России.
Договоры, указанные в пункте 137 Инструкции, регистрируются структурным подразделением, определенным актом ФСИН России о порядке размещения государственных заказов для нужд ФСИН России.
Ответственность за своевременность представления договоров на регистрацию возлагается на структурное подразделение - инициатора размещения заказа либо на управление тылового обеспечения ФСИН России в зависимости от основания заключения договора (у единственного поставщика или по результатам проведения процедур размещения заказов).
Ответственность за соблюдение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации, для постановки договоров на учет в территориальном органе Федерального казначейства и внесения в реестр государственных контрактов возлагается на структурное подразделение - инициатора размещения заказа.
214. Договоры регистрируются в журнале учета регистрации договоров.
Регистрация договоров, за исключением договоров, заключенных на электронной площадке и подписанных электронной подписью, осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации договоров. При регистрации на договоре ставятся номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации договоров. Подпись директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителя) директора ФСИН России на договоре заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в управлении делами ФСИН России.